Portaria n.º 116/2011, de 25 de Março de 2011
MINISTÉRIOS DAS FINANÇAS E DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E DA CULTURA Portaria n.º 116/2011 de 25 de Março A Direcção -Geral do Tesouro e Finanças, serviço que integra a administração directa do Estado no âmbito do Ministério das Finanças e da Administração Pública, na prossecução da sua missão ao nível da gestão integrada do património do Estado e da intervenção em operações patrimoniais do sector público, de realização de operações de intervenção financeira do Estado e do acompanhamento de matérias respeitantes ao exercício da tutela financeira do sector público administrativo e empresarial e da fun- ção accionista, produz documentos que carecem de uma apropriada gestão arquivística.
Face ao crescimento da produção documental, cum- pre implementar uma adequada política de gestão de do- cumentos de arquivo, nos seus diversos tipos de suportes e formatos, que com eficácia garanta a criação, organização, utilização, conservação, avaliação, selecção e elimina- ção de documentos, bem como o direito à informação, de acordo com o princípio da administração aberta.
Assim: Tendo em vista racionalizar a organização e a acumu- lação futura de documentos de arquivo produzidos pela Direcção -Geral do Tesouro e Finanças, procedeu -se à ela- boração do presente Regulamento de Conservação Arqui- vística para melhor avaliar, atribuir prazos de conservação e eliminar, criteriosamente, os documentos, salvaguardando os de interesse histórico e informativo.
Nestes termos, ao abrigo da alínea
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do n.º 1 do ar- tigo 1.º do Decreto -Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, do n.º 2 do artigo 2.º do Decreto -Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, e da alínea
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do artigo 3.º do Decreto -Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro, ouvida a Direcção -Geral de Arquivos: Manda o Governo, pelo Ministro de Estado e das Fi- nanças e pela Ministra da Cultura, o seguinte: Artigo 1.º Objecto É aprovado o Regulamento de Conservação Arquivís- tica da Direcção -Geral do Tesouro e Finanças, constante do anexo à presente portaria, da qual faz parte integrante.
Artigo 2.º Entrada em vigor A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.
Em 2 de Março de 2011. Pelo Ministro de Estado e das Finanças, Carlos Ma- nuel Costa Pina, Secretário de Estado do Tesouro e Finanças. — A Ministra da Cultura, Maria Gabriela da Silveira Ferreira Canavilhas.
ANEXO REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DA DIRECÇÃO -GERAL DO TESOURO E FINANÇAS Artigo 1.º Âmbito de aplicação 1 — O presente Regulamento é aplicável à documenta- ção produzida e recebida em qualquer forma ou suporte ma- terial no âmbito das atribuições e competências da Direcção- -Geral do Tesouro e Finanças, adiante designada por DGTF. 2 — O presente Regulamento não é aplicável à do- cumentação acumulada existente na DGTF, nem a arquivos que receba de outras entidades. 3 — A avaliação dessa documentação deve ser efectuada mediante relatório de avaliação aprovado pela Direcção- -Geral de Arquivos, adiante designada por DGARQ. Artigo 2.º Avaliação 1 — O processo de avaliação dos documentos do ar- quivo da DGTF tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação administrativa. 2 — É da responsabilidade da DGTF a atribuição dos prazos de conservação administrativa. 3 — Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, que constitui o anexo I do presente Regulamento. 4 — Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data do final dos processos, dos documentos integra- dos em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers. 5 — Os casos específicos de aplicação são indicados no campo «Prazo de conservação administrativa» da tabela de selecção. 6 — Cabe à DGARQ a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da DGTF. Artigo 3.º Selecção 1 — A selecção dos documentos a conservar perma- nentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela DGTF, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção. 2 — Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo, no su- porte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 3 do artigo 10.º deste Regulamento.
Artigo 4.º Tabela de selecção 1 — A tabela de selecção, anexo I do presente Regu- lamento, consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental. 2 — A tabela de selecção deve ser submetida a revisões periódicas com vista à sua adequação às alterações da produção documental. 3 — Para efeitos do disposto no número anterior, deve a DGTF obter o parecer favorável da DGARQ enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
Artigo 5.º Remessas para arquivo intermédio 1 — Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deve, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio. 2 — As remessas de documentos para o arquivo inter- médio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a DGTF vier a determinar.
Artigo 6.º Remessas para arquivo definitivo 1 — Os documentos cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de se- lecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação. 2 — As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
Artigo 7.º Formalidades das remessas 1 — As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:
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Serem acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova;
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O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documen- tação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
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A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devol- vido ao serviço de origem;
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O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário. 2 — Os formulários referidos nas alíneas anteriores são os que constam dos anexos II e III do presente Regulamento.
Artigo 8.º Eliminação 1 — A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção. 2 — A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa da DGARQ. 3 — A eliminação dos documentos de conservação per- manente pode ser efectuada após a sua reprodução por outro tipo de suporte, nos termos do artigo 10.º, mediante parecer da DGARQ. 4 — A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos, de forma a garantir a impossibilidade de reconstituição da informação.
Artigo 9.º Formalidades da eliminação 1 — As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:
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Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;
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O auto de eliminação deve ser assinado pelo diri- gente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
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O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido à DGARQ. 2 — O modelo de auto de eliminação consta do anexo IV do presente Regulamento.
Artigo 10.º Substituição do suporte 1 — A substituição de documentos originais em suporte de papel por outro suporte deverá ser realizada quando funcionalmente justificável. 2 — A selecção do suporte de substituição é da res- ponsabilidade da DGTF, devendo ter em consideração o valor probatório do suporte e as garantias de preservação, fidedignidade, integridade, autenticidade, durabilidade e acessibilidade. 3 — Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto -Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente apenas será possível mediante autorização expressa da DGARQ, a quem competirá a definição dos seus pressupostos técnicos. 4 — A substituição de suporte é feita na observância das normas técnicas definidas pela ISO (International Organization for Standardization), de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte. 5 — Os procedimentos de microfilmagem ou de digitali- zação para substituição de suporte, com vista à conservação e consulta dos documentos, deverão ser definidos em Regula- mento de Microfilmagem e ou no Plano de Preservação Digi- tal próprio da DGTF, que deverá ser aprovado pela DGARQ. 6 — A DGARQ, na sua acção fiscalizadora, reserva- -se o direito de receber as fichas técnicas de controlo de qualidade dos documentos nos novos suportes produzidos relativos a séries de conservação permanente, e realizar testes por amostragem aos mesmos, após o que emitirá o respectivo parecer. 7 — As cópias obtidas a partir de microcópia auten- ticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto -Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.
Artigo 11.º Acessibilidade e comunicabilidade O acesso e a comunicabilidade do arquivo da DGTF atenderão a critérios de confidencialidade da informa- ção, definidos internamente em conformidade com a lei geral.
Artigo 12.º Garantias do sistema de arquivo 1 — A DGTF deve garantir a integridade, autenticidade, segurança, durabilidade e acesso continuado à informação constante do seu sistema de arquivo. 2 — No cumprimento do disposto no número anterior, deve a DGTF manter um plano de...
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