Portaria n.º 182/2020
| ELI | https://data.dre.pt/eli/port/182/2020/08/04/p/dre |
| Data de publicação | 04 Agosto 2020 |
| Section | Serie I |
| Órgão | Cultura e Trabalho, Solidariedade e Segurança Social |
Portaria n.º 182/2020
de 4 de agosto
Sumário: Aprova o regulamento para a classificação e avaliação da informação produzida no exercício de funções pelos órgãos e entidades integrados no Ministério do Trabalho, Solidariedade e Segurança Social e a respetiva tabela de seleção.
O Programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica (PAEIS), que decorre de recomendações europeias consubstanciadas pela Decisão (UE) 2015/2240 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de novembro, teve como objetivo geral contribuir para o desenvolvimento da administração eletrónica através do fomento e implementação da interoperabilidade semântica na Administração Pública e nas relações estabelecidas entre entidades que exerçam funções públicas, independentemente da sua natureza.
A progressão dos trabalhos, conduzidos pela Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, o órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos, deu origem à criação de um esquema de metainformação (MIP) e de uma linguagem comum, partilhada e normalizada para representar as funções da administração, denominada Macroestrutura Funcional (MEF).
Tendo por fim o aprofundamento dos níveis de interoperabilidade semântica alcançados na MEF, o órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos, desenvolveu uma Lista Consolidada para a gestão das decisões sobre a classificação e avaliação da informação pública.
A Lista Consolidada é um referencial assente numa estrutura hierárquica de classes que representam as funções e subfunções, de acordo com a MEF, e os processos de negócio executados por entidades que exerçam funções públicas, numa perspetiva suprainstitucional, transversal e funcional. Integra as decisões de avaliação, designadamente a determinação de prazos de conservação administrativa, formas de contagem de prazos e destinos finais, aplicados em função da natureza da intervenção das entidades.
As decisões resultam dos projetos de «Harmonização de classes de 3.º nível em planos de classificação conformes à MEF» e de «Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística (ASIA)», assegurados através das sinergias estabelecidas entre entidades que exercem funções públicas dando posteriormente origem a diferentes portarias de gestão de documentos em função da natureza das entidades aderentes.
As portarias de gestão de documentos estabelecem regras e decisões em simultâneo para a classificação e a avaliação, tendo presente os modelos emergentes de gestão da informação assente em abordagens por processos de negócio.
A adoção de critérios mais objetivos e de uma metodologia relacional estabelecida entre processos de negócio para aplicação na sua avaliação, subjacente à presente portaria, deve ocorrer numa fase genésica potenciando, deste modo, a gestão contínua dos fluxos informacionais que resultem dos procedimentos internos e externos, desde o momento da sua produção até ao da sua conservação permanente ou eliminação definitiva.
A presente portaria tem por finalidade regulamentar a classificação, avaliação, seleção, eliminação e conservação de documentos produzidos, em qualquer suporte, pelos órgãos e entidades integrados no Ministério do Trabalho, Solidariedade e Segurança Social bem como os procedimentos administrativos que lhes estão associados agilizando, deste modo, as funções do arquivo no garante de direitos e de deveres e na preservação da memória coletiva.
Assim, nos termos do disposto na alínea b) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro, manda o Governo, pela Ministra da Cultura e pela Ministra do Trabalho, Solidariedade e Segurança Social, o seguinte:
Artigo 1.º
Aprovação
É aprovado o regulamento para a classificação e avaliação da informação produzida no exercício de funções pelos órgãos e entidades integrados no Ministério do Trabalho, Solidariedade e Segurança Social e a respetiva tabela de seleção, anexos à presente portaria, da qual fazem parte integrante.
Artigo 2.º
Revogação
São revogadas as Portarias n.º 171/2014, de 5 de setembro, n.º 107/2010, de 22 de fevereiro, n.º 77/2010, de 5 de fevereiro, n.º 1383/2009, de 4 de novembro, n.º 1370/2009, de 27 de outubro, n.º 1092/82, de 19 de novembro, alterada pela Portaria n.º 131/86, de 3 de abril.
Artigo 3.º
Entrada em vigor
O regulamento para a classificação e avaliação da informação produzida no exercício de funções pelos órgãos e entidades integrados no Ministério do Trabalho, Solidariedade e Segurança Social entra em vigor no 30.º dia seguinte ao da sua publicação.
A Ministra da Cultura, Graça Maria da Fonseca Caetano Gonçalves, em 27 de julho de 2020. - A Ministra do Trabalho, Solidariedade e Segurança Social, Ana Manuel Jerónimo Lopes Correia Mendes Godinho, em 24 de julho de 2020.
REGULAMENTO PARA A CLASSIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DA INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA
CAPÍTULO I
Do objeto, natureza, âmbito, aplicação, garantias e definições
Artigo 1.º
Objeto e natureza do regulamento
1 - O presente regulamento é aplicável à classificação, avaliação, seleção, eliminação e conservação da informação arquivística, produzida no exercício de funções pelos órgãos e entidades integrados no Ministério do Trabalho, Solidariedade e Segurança Social dando origem a documentos e agregações, materializada em qualquer suporte (adiante designada por informação).
2 - A aplicação do presente regulamento pressupõe a implementação de um modelo de gestão de informação, predominantemente assente na abordagem funcional por processos de negócio.
Artigo 2.º
Âmbito de aplicação subjetivo
1 - As disposições do presente regulamento são aplicáveis a todos os órgãos e entidades independentemente da sua natureza, integrados no Ministério do Trabalho, Solidariedade e Segurança Social.
2 - Nos termos da lei, e para efeitos do disposto no presente regulamento, integram o Ministério do Trabalho, Solidariedade e Segurança Social:
a) Autoridade para as Condições de Trabalho (ACT);
b) Casa Pia de Lisboa (CPL);
c) Centro de Relações Laborais (CRL);
d) Comissão Nacional de Promoção dos Direitos e Proteção das Crianças e Jovens (CNPDPCJ);
e) Comissão para a Igualdade no Trabalho e no Emprego (CITE);
f) Cooperativa António Sérgio para a Economia Social (CASES);
g) Direção-Geral da Segurança Social (DGSS);
h) Direção-Geral do Emprego e Relações de Trabalho (DGERT);
i) Gabinete de Estratégia e Planeamento (GEP);
j) Inspeção-Geral do Ministério do Trabalho, Solidariedade e Segurança Social (IGMTSSS);
k) Instituto da Segurança Social (ISS);
l) Instituto de Gestão de Fundos de Capitalização da Segurança Social (IGFCSS);
m) Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social (IGFSS);
n) Instituto de Informática (II);
o) Instituto do Emprego e Formação Profissional (IEFP);
p) Instituto Nacional para a Reabilitação (INR);
q) Programa Operacional da Inclusão Social e Emprego (POISE);
r) Secretaria-Geral do Ministério do Trabalho, Solidariedade e Segurança Social (SGMTSSS).
3 - O presente regulamento aplica-se subsidiariamente ao escritório da Organização Internacional do Trabalho - Lisboa (OIT), pela razão do apoio administrativo dado pelo MTSSS esta estrutura.
Artigo 3.º
Aplicação no tempo e produção de efeitos
1 - Sem prejuízo do disposto no ordenamento jurídico sobre a aplicação das leis no tempo, determina-se que o presente regulamento:
a) É aplicável à informação produzida em data posterior à sua entrada em vigor;
b) Não produz efeitos sobre a informação produzida e acumulada em momento anterior à sua entrada em vigor, salvo se a informação já estivesse a ser classificada via Plano de Classificação conforme à Lista Consolidada, salvaguardadas as necessárias correspondências entre códigos.
2 - Nos casos abrangidos pela alínea b) do número anterior, a avaliação da informação deve ser realizada em conformidade com as orientações emanadas pelo órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos (adiante designado por órgão de coordenação), nos termos do disposto no n.º 9 do artigo 9.º
Artigo 4.º
Garantias do sistema de informação
1 - As entidades previstas no artigo 2.º devem estar dotadas de sistemas de informação (adiante designados por SI), que assegurem a autenticidade, fidedignidade, integridade, usabilidade e acessibilidade no longo prazo à informação.
2 - Os SI devem apresentar características de fidedignidade, segurança, conformidade, inteligibilidade e sistematização.
3 - Para efeito do disposto no n.º 1, as entidades previstas no artigo 2.º devem manter um plano de preservação digital aprovado pelo órgão de coordenação.
Artigo 5.º
Definições
1 - Para efeitos do presente regulamento, entende-se por:
a) «Agregação», o conjunto sequencial de documentos, com uma relação funcional, que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio. Neste sentido do termo, pode ser equiparado a um processo documental;
b) «Amostragem aleatória», o tipo de amostragem em que cada um dos casos do universo-alvo tem igual probabilidade de ser selecionado para fazer parte da amostra a preservar e que se supõe ser representativa de todas as características da população, aplicável aos processos de negócio cujo destino final atribuído é o de conservação parcial por amostragem;
c) «Avaliação», a atribuição de valor à informação, para efeitos de conservação ou de eliminação, fundamentada num conjunto de princípios e critérios;
d) «Avaliação suprainstitucional», a atribuição comum de prazos e destinos finais à informação resultante dos processos de negócio executados pela Administração Pública, derivando a sua conservação da natureza da intervenção da entidade pública;
e) «Classificação», o ato de associar um documento ou uma agregação a uma classe de 3.º ou, quando existente, de 4.º nível da estrutura de classificação fixada na tabela de seleção;
f) «Código», o sistema numérico não sequencial, com base numa estrutura hierárquica de blocos separados por ponto, remetendo sucessivamente para as funções, subfunções, processos de negócio e subdivisão de processos de negócio fixado na tabela de seleção. Para garantir o princípio da interoperabilidade a atribuição do código de...
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