Portaria n.º 121/2021
| Data de publicação | 09 Junho 2021 |
| ELI | https://data.dre.pt/eli/port/121/2021/06/09/p/dre |
| Seção | Serie I |
| Órgão | Justiça |
Portaria n.º 121/2021
de 9 de junho
Sumário: Regulamenta o arquivo eletrónico de documentos lavrados por notário e de outros documentos arquivados nos cartórios, a certidão notarial permanente e a participação de atos por via eletrónica à Conservatória dos Registos Centrais.
O Estatuto da Ordem dos Notários, aprovado pela Lei n.º 155/2015, de 15 de setembro, estabelece, como uma das atribuições da Ordem dos Notários, a adoção de medidas que promovam a reorganização dos sistemas de arquivo eletrónico de documentos notariais por forma a que possam, nos casos legalmente admitidos e de acordo com as obrigações legais aplicáveis, ser consultados através de uma certidão notarial permanente, cuja consulta dispensa a exibição do documento original, nos termos de portaria a aprovar pelo membro do Governo responsável pela área da justiça.
Paralelamente, o Código do Registo Predial prevê, no seu artigo 43.º-B, que os documentos que contenham factos sujeitos a registo são arquivados eletronicamente, nos termos a definir por portaria do membro do Governo responsável pela área da justiça, sendo a comprovação para efeitos de registo dos factos constantes de documentos que devam ser arquivados eletronicamente feita através da respetiva consulta eletrónica, dispensando-se a apresentação do respetivo suporte em papel perante o serviço de registo.
A presente portaria vem, assim, regulamentar o arquivo eletrónico de documentos lavrados por notários e de outros documentos arquivados nos cartórios e a respetiva disponibilização através de certidão notarial permanente, passando a comprovação, para efeitos de registo, dos factos constantes de documentos que devam ser arquivados eletronicamente, a ser feita através da consulta eletrónica desse documento, mediante a apresentação do código de acesso à certidão permanente.
Ao mesmo tempo, regulamenta-se a participação dos atos por via eletrónica, pelos notários, à Conservatória dos Registos Centrais, prevista no artigo 187.º do Código do Notariado, prevendo-se que, até à disponibilização de um sistema de informação da responsabilidade do Instituto dos Registos e do Notariado, I. P. (IRN, I. P.), que integre os índices gerais de títulos e que permita operar uma comunicação entre sistemas, a participação dos atos seja efetuada através do envio de ficheiro eletrónico à Conservatória dos Registos Centrais, nos termos definidos em protocolo celebrado entre a Ordem dos Notários e o IRN, I. P.
Foram ouvidas a Comissão Nacional de Proteção de Dados, a Ordem dos Advogados, a Ordem dos Notários e a Ordem dos Solicitadores e dos Agentes de Execução.
Assim:
Manda o Governo, pela Secretária de Estado da Justiça, ao abrigo do disposto na alínea o) do artigo 3.º do Estatuto da Ordem dos Notários, aprovado pela Lei n.º 155/2015, de 15 de setembro, no n.º 1 do artigo 187.º do Código do Notariado, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 207/95, de 14 de agosto, e no n.º 1 do artigo 43.º-B do Código do Registo Predial, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 224/84, de 6 de julho, e no uso das competências delegadas pela Ministra da Justiça nos termos do n.º 2 do Despacho n.º 269/2020, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 6, de 9 de janeiro de 2020, o seguinte:
Capítulo I
Disposição geral
Artigo 1.º
Objeto
A presente portaria regulamenta:
a) O arquivo eletrónico de documentos lavrados por notário e de outros documentos arquivados nos cartórios e a respetiva disponibilização através de certidão notarial permanente;
b) A participação por via eletrónica, pelos notários, de atos à Conservatória dos Registos Centrais.
Capítulo II
Arquivo eletrónico
Artigo 2.º
Âmbito
1 - Estão obrigatoriamente sujeitos a arquivo eletrónico:
a) Os documentos lavrados por notário relativamente aos quais deva ser participada informação à Conservatória dos Registos Centrais nos termos do artigo 187.º do Código do Notariado, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 207/95, de 14 de agosto, e que abrangem:
i) Testamentos públicos;
ii) Instrumentos de aprovação, depósito ou abertura de testamentos cerrados e de testamentos internacionais; e
iii) Escrituras públicas;
b) Os documentos particulares autenticados por notário que não titulem atos sujeitos a registo predial;
c) Os documentos lavrados por notário que envolvam aceitação, ratificação, retificação, alteração ou revogação de documento previamente arquivado eletronicamente.
2 - Podem igualmente ser sujeitos a arquivo eletrónico, a pedido de qualquer interessado:
a) Os instrumentos de atas de reunião de órgãos sociais;
b) Os instrumentos de procurações que não estejam sujeitas a registo obrigatório na base de dados das procurações, criada pelo artigo 1.º da Lei n.º 19/2008, de 21 de abril;
c) Os documentos que forem entregues nos cartórios para ficarem arquivados.
Artigo 3.º
Prazo para arquivamento
1 - Os documentos notariais obrigatoriamente sujeitos a arquivo eletrónico nos termos do artigo anterior são arquivados na data da elaboração do documento.
2 - Se, em virtude de dificuldades de caráter técnico respeitantes ao funcionamento da plataforma eletrónica a que se refere o artigo seguinte, não for possível realizar o arquivo, este facto deve ser expressamente mencionado em documento instrutório, a anexar ao documento a arquivar, lavrado pelo notário ou por trabalhador autorizado, indicando o motivo da impossibilidade, o tipo de documento a arquivar, a data e a hora da sua elaboração e a identificação da entidade que o elaborou, devendo o arquivo eletrónico ser efetuado nas 48 horas seguintes.
Artigo 4.º
Plataforma eletrónica
1 - A plataforma eletrónica a utilizar para o arquivo eletrónico de documentos notariais e de outros documentos arquivados nos cartórios, a realizar por notários e trabalhadores devidamente autorizados a praticar atos notariais, e para a certidão notarial permanente é disponibilizada e gerida pela Ordem dos Notários.
2 - O acesso e a prática de atos na plataforma informática pelos notários e trabalhadores devidamente autorizados a praticar atos notariais efetuam-se de acordo com perfis de acesso definidos pela entidade gestora da plataforma tendo em conta as funções e necessidades de cada utilizador.
3 - Os notários e os trabalhadores devidamente autorizados a praticar atos notariais autenticam-se na plataforma eletrónica com recurso a certificados digitais qualificados que comprovem a sua qualidade profissional ou outro meio de identificação que ofereça garantias de segurança similares.
4 - A plataforma deve adotar, nos serviços a disponibilizar ao público, normas abertas nos termos da Lei n.º 36/2011, de 21 de junho, alterada pelo Decreto-Lei n.º 83/2018, de 19 de outubro.
Artigo 5.º
Ingresso no arquivo eletrónico
1 - É condição de ingresso do documento no arquivo eletrónico a aposição da assinatura eletrónica qualificada do notário ou do trabalhador devidamente autorizado a praticar atos notariais.
2 - Relativamente a cada um...
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