Portaria (extracto) 1300/2006, de 14 de Setembro de 2006
Portaria (extracto) n.o 1300/2006
A Secretaria-Geral do Ministério da Economia e da Inovaçáo, no exercício das suas actividades específicas e no decorrer dos processos de negócio, produz documentos que carecem de gestáo arquivística, tendo em vista a eficácia administrativa e o direito à informaçáo por parte do cidadáo, de acordo com o princípio da administraçáo aberta.
Com efeito, a adequada gestáo de documentos de arquivo com práticas eficazes nos domínios da criaçáo, organizaçáo, utilizaçáo, conservaçáo, avaliaçáo, selecçáo e eliminaçáo de documentos impóe-se face ao crescimento da produçáo documental junto das administraçóes produtoras e responsáveis pelo seu tratamento.
Com o objectivo de racionalizar a acumulaçáo futura de documentos de arquivo produzidos pela Secretaria-Geral, torna-se necessário estabelecer regras que permitam regular o arquivo, designadamente em termos de avaliaçáo, de fixaçáo de prazos de conservaçáo e procedimento de eliminaçáo criteriosa de documentos ou a salvaguarda dos que revestem interesse histórico e informativo.
Nestes termos, ao abrigo da alínea a) do n.o 1 do artigo 1.o do Decreto-Lei n.o 447/88, de 10 de Dezembro:
Manda o Governo, pelos Ministros da Economia e da Inovaçáo e da Cultura, o seguinte:
-
o É aprovado o regulamento arquivístico da Secretaria-Geral do Ministério da Economia e da Inovaçáo, anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.2.o A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicaçáo.
3 de Agosto de 2006. - O Ministro da Economia e da Inovaçáo, Manuel António Gomes de Almeida de Pinho. - A Ministra da Cultura, Maria Isabel da Silva Pires de Lima.
ANEXO
Regulamento arquivístico da Secretaria-Geral do Ministério da Economia e da Inovaçáo
-
o
Âmbito de aplicaçáo
O presente regulamento é aplicável à documentaçáo produzida e recebida pela Secretaria-Geral do Ministério da Economia e da Inovaçáo, adiante designada por SGMEI, no âmbito das suas atribuiçóes e competências. 2.o
Avaliaçáo
1 - O processo de avaliaçáo dos documentos do arquivo da SGMEI tem por objectivo a determinaçáo do seu valor para efeitos da respectiva conservaçáo permanente ou eliminaçáo, após o termo dos respectivos prazos de conservaçáo em fase administrativa.
2 - É da responsabilidade da SGMEI a fixaçáo dos prazos de conservaçáo dos documentos em fase administrativa.
3 - Sem prejuízo do disposto no número anterior, os prazos de conservaçáo dos documentos em fase administrativa sáo os que constam da tabela de selecçáo, a qual constitui o anexo I do presente regulamento.
4 - Os prazos de conservaçáo administrativa sáo contados a partir do momento em que os processos, colecçóes, registos ou dossiers encerram em termos administrativos sem qualquer possibilidade de reabertura.
5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT e sob proposta da SGMEI, proceder à avaliaçáo final dos documentos para efeitos de determinaçáo dos que sáo desde logo eliminados e os que seguem para arquivo.
-
o
Selecçáo
1 - A selecçáo dos documentos a conservar permanentemente, em arquivo definitivo, deve ser efectuada pela SGMEI, de acordo com as orientaçóes estabelecidas na tabela de selecçáo constante do anexo I.
2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituiçáo seja previamente autorizada nos termos do n.o 4 do artigo 9.o 4.o
Tabela de selecçáo
1 - A tabela de selecçáo, constante do anexo I, consigna e sintetiza as disposiçóes relativas à avaliaçáo documental.
2 - A tabela de selecçáo deve ser submetida a revisóes periódicas, com vista à sua adequaçáo às alteraçóes da produçáo documental.
3 - As revisóes referidas no número anterior seráo submetidas, mediante proposta devidamente fundamentada, pela SGMEI a pare-cer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional. 5.o
Remessas para arquivo definitivo
1 - Findos os prazos de conservaçáo em fase administrativa, a documentaçáo deve, de acordo com o estipulado na tabela de selecçáo, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo definitivo.
2 - As remessas dos documentos para arquivo definitivo devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a SGMEI vier a determinar.
3 - Os documentos e ou a informaçáo contida em suporte micro-gráfico cujo valor arquivístico justifique a sua conservaçáo permanente, de acordo com a tabela de selecçáo, devem ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservaçáo.
4 - As remessas náo podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais. 6.o
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados no n.o 5.o devem obedecer às seguintes formalidades:
-
Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova; b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificaçáo e controlo da documentaçáo remetida, obri-
gatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
-
A guia de remessa é feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem; d) O triplicado é provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descriçáo documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informaçáo pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboraçáo do respectivo inventário.
2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores sáo os que constam dos anexos II e III do presente regulamento.
-
-
o
Eliminaçáo
1 - A eliminaçáo dos documentos e respectivos suportes aos quais náo for reconhecido valor arquivístico, náo se justificando a sua conservaçáo permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservaçáo administrativos fixados na tabela de selecçáo. O suporte original pode, contudo, ser eliminado antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposiçóes do n.o 9.o
2 - Sem embargo da definiçáo dos prazos mínimos de conservaçáo estabelecidos na tabela de selecçáo, a SEGMEI pode conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entender, desde que náo prejudique o bom funcionamento dos serviços.
3 - A eliminaçáo dos documentos e respectivo suporte que náo estejam mencionados na tabela de selecçáo carece de autorizaçáo expressa no IAN/TT.
4 - A eliminaçáo do suporte original dos documentos aos quais...
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