Edital n.º 964/2007, de 07 de Novembro de 2007
Edital n.o 964/2007
Joaquim Luís Rosa do Céu, presidente da Câmara Municipal de Alpiarça, torna público que o Regulamento do Arquivo da Câmara Municipal de Alpiarça, foi aprovado pela Assembleia Municipal de Alpiarça, em sessáo de 24 de Setembro de 2007, sob proposta da Câmara Municipal.
O referido Regulamento foi submetido a apreciaçáo pública nos termos legais.
Para geral conhecimento se publica este e outros de igual teor que váo ser afixados nos lugares públicos do costume.
25 de Setembro de 2007. - O Presidente da Câmara, Joaquim Luís Rosa do Céu.
Regulamento do Arquivo da Câmara Municipal de Alpiarça
O presente Regulamento do Arquivo da Câmara Municipal de Alpiarça visa disciplinar os procedimentos administrativos e técnicos inerentes à avaliaçáo, selecçáo, remessa, eliminaçáo, tratamento arquivístico e conservaçáo dos documentos, substituiçáo do suporte e aces-sibilidade ao acervo, tendo em conta o estatuído pela Portaria n.o 412/2001, de 17 de Abril.
Os modelos de auto de entrega, guia de remessa, auto de eliminaçáo e requisiçáo de documentos devem ser entendidos como instrumentos normalizadores e da salvaguarda de informaçáo, considerada essencial para uma correcta gestáo documental.
Pretende-se, assim, a aplicaçáo de práticas arquivísticas com inerentes vantagens funcionais e económicas para os serviços e promover a adequada preservaçáo dos acervos, para que o património documental náo seja destruído, património que, de resto, melhor exprime a identidade da instituiçáo.
CAPÍTULO I Disposiçóes gerais Artigo 1.o
Lei habilitante
O presente Regulamento foi elaborado ao abrigo do Decreto-Lei n.o 447/88, de 10 de Dezembro, da Portaria n.o 412/2001, de 17 de Abril, e ainda do Decreto-Lei n.o 16/93, de 23 de Janeiro.
Artigo 2.o
Âmbito de aplicaçáo e objecto
O presente Regulamento estabelece os princípios e as regras aplicáveis ao arquivo da documentaçáo produzida e recebida pelo município de Alpiarça, no âmbito das suas atribuiçóes e competências, tendo em vista a sua preservaçáo, defesa e valorizaçáo.
Artigo 3.o
Atribuiçóes e competências
1 - O Arquivo da Câmara Municipal de Alpiarça mantém, sob a sua responsabilidade, toda a documentaçáo produzida ou reunida pelos diferentes órgáos e serviços, independentemente do tipo de suporte ou formato, como resultado da actividade municipal e que se conserva para servir de testemunho, prova ou informaçáo.
2 - Ao Arquivo Municipal compete a gestáo da documentaçáo proveniente dos serviços da autarquia.
CAPÍTULO II Remessas da documentaçáo Artigo 4.o
Remessa para os serviços de arquivo
1 - Os diferentes órgáos e serviços da Câmara devem promover, findos os prazos de conservaçáo fixados na tabela de selecçáo constante do anexo I do presente regulamento, o envio para o Arquivo Municipal da respectiva documentaçáo.
2 - As remessas de documentos para o Arquivo devem ser acordadas entre o responsável do serviço produtor e o responsável do Arquivo, no que diz respeito à sua calendarizaçáo, tendo sempre em conta o grau de actualidade da documentaçáo, os interesses dos serviços e as possibilidades de recepçáo e armazenamento.
Artigo 5.o
Integridade documental
1 - As remessas náo podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
2 - A documentaçáo deve ser enviada ao Arquivo nos suportes originais, devidamente acondicionada e identificada.
3 - Os processos e requerimentos devem ser devidamente paginados, e, caso tenha sido retirado algum documento, será intercalada uma folha com mençáo expressa do documento retirado e a paginaçáo do mesmo, com assinatura do responsável do respectivo serviço.
Artigo 6.o
Condiçóes
A documentaçáo é enviada ao Arquivo Municipal obedecendo às seguintes condiçóes:
-
Em livros encadernados quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original; b) Em livros encadernados quando as unidades documentais assim o exijam;
-
Em caixas adequadas à sua dimensáo, numeradas e identificadas; d) Organizada, classificada e ordenada; e) Os processos devem ser individualizados em capas uniformes, segundo modelo existente, onde seja indicado o assunto, os documentos que contém e os anos a que se reporta; f) Na preparaçáo dos documentos a transferir, devem os serviços diligenciar no sentido de eliminar os duplicados e retirar todos os materiais prejudiciais à conservaçáo do papel, designadamente agrafos, alfinetes, clipes, etc.
Artigo 7.o
Formalidades
As remessas dos documentos devem obedecer às seguintes formalidades:
-
Ser acompanhadas de um auto de entrega - anexo II - do presente Regulamento, que constituirá prova da entrega efectuada; b) O auto de entrega deve ter anexa uma guia de remessa - anexo III
do presente Regulamento, destinada à identificaçáo e controlo da documentaçáo remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelos serviços envolvidos; c) A guia de remessa é feita em triplicado, devendo o original ficar no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem; d) O triplicado é provisoriamente utilizado no Arquivo como instrumento de pesquisa documental após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informaçáo pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboraçáo do respectivo inventário.
CAPÍTULO III Da avaliaçáo, selecçáo e eliminaçáo Artigo 8.o
Avaliaçáo
1 - O processo de avaliaçáo dos documentos em arquivo tem por objecto a determinaçáo do seu valor para efeitos de conservaçáo permanente ou eliminaçáo, findos os respectivos prazos de conservaçáo administrativa.
2 - É da responsabilidade do Arquivo Municipal a aplicaçáo dos prazos de conservaçáo de documentos que constam da tabela de selecçáo - anexo I do presente Regulamento.
3 - Os referidos prazos de conservaçáo sáo contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecçáo, dos registos ou da constituiçáo dos dossiers.
4 - Sempre que uma série ou subsérie náo estiver prevista num determinado enquadramento orgânico-funcional, aplicam-se por analogia, as orientaçóes estabelecidas para as séries ou subséries homólogas constantes da tabela de selecçáo.
32 296 Artigo 9.o
Selecçáo
1 - A selecçáo dos documentos a conservar de forma global e definitiva deve ser efectuada pelo Arquivo Municipal, de acordo com as orientaçóes estabelecias na tabela de selecçáo (anexo I).
2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituiçáo seja previamente autorizada pelo Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo.
Artigo 10.o
Eliminaçáo
1 - O processo de eliminaçáo da documentaçáo produzida pelos diferentes serviços municipais é da competência do Arquivo Municipal de acordo com a legislaçáo em vigor.
2 - A eliminaçáo dos documentos aos quais náo for reconhecido valor arquivístico e náo se justificando a sua conservaçáo permanente, deve ser efectuada logo após o decurso dos respectivos prazos de conservaçáo fixados na tabela de selecçáo (anexo I).
3 - É vedada a eliminaçáo de documentos antes de prescreverem os prazos legais de conservaçáo, constantes da tabela de selecçáo (anexo I).
4 - Sem embargo da definiçáo de prazos mínimos de conservaçáo, o Arquivo Municipal pode conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entender, desde que náo prejudique o bom funcionamento dos serviços.
5 - A eliminaçáo de documentos que náo constam da tabela de selecçáo carece de autorizaçáo expressa do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo.
6 - A decisáo sobre o processo de eliminaçáo por corte, trituraçáo ou maceraçáo deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
Artigo 11.o
Formalidades
A eliminaçáo de documentos deve obedecer às seguintes formalidades:
-
Ser acompanhada de um auto de eliminaçáo - anexo IV do presente regulamento, que fará prova do abate documental; b) O auto de eliminaçáo deve ser assinado pelo responsável do serviço produtor, pelo responsável do Arquivo e pelo representante da autarquia;
-
O referido auto é feito em duplicado, destinando-se o original ao Arquivo Municipal e o outro exemplar remetido para o Arquivo Distrital de Santarém.
CAPÍTULO IV
Da conservaçáo e substituiçáo
Artigo 12.o
Conservaçáo
Compete ao Arquivo Municipal zelar pela boa conservaçáo física das espécies em depósito, através das seguintes medidas:
-
Criaçáo de boas condiçóes de segurança, ambientais, de instalaçáo e acondicionamento; b) Identificaçáo e envio para restauro e reencadernaçáo das espécies danificadas; c) Promoçáo da cópia de documentos através das tecnologias mais adequadas, tendo em vista a preservaçáo e salvaguarda dos originais.
Artigo 13.o
Substituiçáo de suporte
1 - A substituiçáo de suporte é permitida desde que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservaçáo, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta nos termos legais.
2 - A substituiçáo do suporte dos documentos só pode ser efectuada mediante parecer favorável do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, nos termos do n.o 2 do artigo 5.o do Decreto-Lei n.o 121/92, de 2 de Julho, conjugado com o n.o 2 do artigo 8.o da Portaria n.o 412/2001, de 17 de Abril.
CAPÍTULO V
Do tratamento e instrumentos de descriçáo
Artigo 14.o
Tratamento arquivístico
1 - O Arquivo Municipal deve acompanhar o tratamento arquivístico (classificaçáo e ordenaçáo) aplicado nos diferentes serviços municipais, competindo-lhe ainda intervir no sentido de uma gestáo documental uniforme ou, pelo menos, devidamente controlada e extensiva a todos esses serviços.
2 - O Arquivo Municipal procederá de forma a manter sempre a documentaçáo proveniente dos diferentes serviços municipais em condiçóes de consulta rápida e eficaz, utilizando, para o efeito, os instrumentos de descriçáo elaborados na origem ou, caso estes náo se revelem adequados, preparando instrumentos alternativos.
CAPÍTULO VI Acessibilidade
Artigo 15.o
Utilizadores internos
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