Despacho n.º 972/2019

 
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Despacho n.º 972/2019

Ao abrigo do disposto na alínea n) do n.º 1 do artigo 23.º e no artigo 74.º dos Estatutos da Universidade de Évora, homologados pelo Despacho Normativo n.º 10/2014 (2.ª série), de 5 de agosto 2014, sob proposta da dirigente dos Serviços Académicos e ouvido o Conselho de Gestão na sua sessão de 29 de novembro de 2018, por despacho de 13/12/2018 da Reitora da Universidade de Évora é aprovado e posto em vigor o Regulamento dos Serviços Académicos da Universidade de Évora, que se publica em anexo ao presente despacho. É revogado o Despacho n.º 1530/2018 (2.ª série), de 13 de fevereiro.

ANEXO

Regulamento dos Serviços Académicos da Universidade de Évora

CAPÍTULO I

Disposições Gerais

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

1 - Estabelece-se neste regulamento a organização, as atribuições e as competências dos Serviços Académicos da Universidade de Évora, abreviadamente designados por SAC.

2 - Os SAC constituem uma direção de serviços e desenvolvem a sua ação nos domínios pedagógico administrativo, da vida escolar dos estudantes, da concessão de graus e títulos académicos, assegurando a gestão académica dos processos de ensino-aprendizagem e prestando uma assessoria de qualidade em todas as matérias conexas, incluindo a mobilidade de docentes e alunos.

Artigo 2.º

Organização

1 - A estrutura dos SAC tem subjacente o princípio de segregação de funções, sendo composta pela Divisão de Formação Graduada e Pós-Graduada, e pela Divisão de Registo e Certificação Escolar.

2 - Os SAC integram ainda três gabinetes de apoio: o Gabinete de Apoio ao Estudante no qual se insere o Gabinete de Acesso ao Ensino Superior (GAES), o Gabinete de Apoio à Mobilidade e o Gabinete de Apoio aos Serviços.

3 - Os SAC são dirigidos pelo Diretor de Serviços, cargo de direção intermédia de 1.º grau, na dependência direta do Reitor ou em quem este delegar.

4 - Além das competências genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente e sem prejuízo de outras que lhe sejam delegadas, cabe designadamente ao Diretor de Serviços:

a) Contribuir para o desenvolvimento da visão, objetivos e estratégias da Instituição;

b) Definir estratégias e objetivos de atuação, de forma a otimizar a qualidade do serviço prestado, a eficiência e eficácia da gestão académica, através de soluções inovadoras, de modernização e de implementação de novas tecnologias de informação e comunicação que visem a maximização da satisfação do estudante;

c) Planear e organizar as atividades desenvolvidas, definindo o que é prioritário, tendo em conta os objetivos a alcançar e os recursos existentes, estimulando o trabalho de equipa, a iniciativa, autonomia, responsabilização e gestão participativa dos Chefes de Divisão e Coordenadores;

d) Garantir a articulação, intercomunicação e disponibilização de informação rigorosa e em função das necessidades, a Diretores de Unidades Orgânicas, Presidentes dos Conselhos Científicos e Pedagógicos das Unidades Orgânicas e Diretores de outros Serviços;

e) Instruir e gerir processos que superiormente lhe sejam cometidos;

f) Organizar informação e pareceres para decisão superior;

g) Promover o desenvolvimento de competências, esclarecer e divulgar regulamentação e procedimentos a adotar pelos colaboradores dos SAC;

h) Identificar e propor o desenvolvimento e parametrização do sistema informático que permita modernizar, otimizar a eficiência e eficácia dos procedimentos académicos e a qualidade do serviço prestado aos estudantes;

i) Assegurar os procedimentos relacionados com a audição dos utentes e com a gestão das suas sugestões e reclamações, propondo e assegurando a implementação de medidas corretivas das eventuais inconformidades detetadas.

CAPÍTULO II

Estrutura, atribuições e competências

Artigo 3.º

Competências de planeamento e de gestão dos Chefes de Divisão

Aos Chefes de Divisão, nas respetivas áreas de atuação, compete designadamente:

a) Planear, organizar, acompanhar, monitorizar e avaliar as atividades desenvolvidas pela Divisão, propondo e implementando medidas que visem a melhoria contínua da qualidade do atendimento e do serviço prestado ao aluno e a eficiência e eficácia das atividades executadas pela Divisão;

b) Assessorar a Direção de Serviços;

c) Prestar informação detalhada nos requerimentos submetidos por estudantes, emitindo decisão em função do enquadramento regulamentar ou parecer e proposta de resolução, assegurando a monitorização e a minimização do tempo de resposta aos estudantes;

d) Assegurar a constituição e manutenção atualizada dos processos individuais de estudantes (em suporte de papel e digital) e da documentação da Divisão relativa ao funcionamento dos cursos, candidaturas, seriação e colocação de candidatos;

e) Verificar a necessidade de atualização da informação académica disponibilizada na internet e facultar à Direção de Serviços a informação a ser atualizada ou que considerem pertinente para divulgação.

Artigo 4.º

Divisão de Formação Graduada e Pós-Graduada

1 - A Divisão de Formação Graduada e Pós-Graduada é dirigida por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de 2.º grau, e compete-lhe a coordenação, planeamento e gestão dos procedimentos académicos relativos aos estudantes de todos os ciclos de estudo, de formação pré-graduada e formação contínua, nomeadamente:

a) Assegurar o atendimento personalizado e especializado, presencial, telefónico e através de correio eletrónico, no âmbito da sua área de intervenção, promovendo e garantindo a qualidade do serviço prestado através da iniciativa de proposta ou resolução de situações académicas complexas expostas pelos estudantes;

b) Assegurar os procedimentos inerentes à matrícula e inscrição dos candidatos colocados no âmbito dos diferentes concursos de acesso e ingresso na Universidade de Évora;

c) Planear e assegurar a gestão, a monitorização e a disponibilização de informação relativa a vagas, candidaturas, seriação, colocação, matrículas e inscrições anuais no âmbito dos diferentes concursos de acesso e ingresso na Universidade de Évora, nos termos legais e regulamentados;

d) Assegurar a gestão e elaboração dos editais de abertura...

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