Despacho n.º 7652/2016

CourtMunicípio de Alandroal
Publication Date08 Jun 2016

Despacho n.º 7652/2016

Mariana Rosa Gomes Chilra, Presidente da Câmara Municipal de Alandroal, em cumprimento do estipulado nos números 5 e 6 do artigo 10.º do Decreto-Lei n.º 305/2009, de 23 de outubro, torna público que por seu despacho de 1 de abril de 2015, cujo texto se publica integralmente, criou, dentro dos limites fixados pela Assembleia Municipal de Alandroal, em sua sessão de 26 de fevereiro de 2015, doze Subunidades Orgânicas.

31 de maio de 2016. - A Presidente da Câmara Municipal, Mariana Rosa Gomes Chilra.

Organização dos Serviços do Município de Alandroal Criação de Subunidades Orgânicas na Câmara Municipal de Alandroal

Mariana Rosa Gomes Chilra, Presidente da Câmara Municipal de Alandroal, no uso da competência estabelecida na alínea a) do n.º 2 do artigo 35.º do Regime Jurídico das Autarquias Locais, aprovado pela Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, no artigo 8.º e n.º 5 do artigo 10.º do Decreto-Lei n.º 305/2009, de 23 de outubro, em obediência à Lei n.º 49/2012, de 29 de agosto e considerando:

a) Que compete ao Presidente da Câmara Municipal criar as subunidades orgânicas flexíveis, definir as suas atribuições e competências, em observância dos limites fixados pela Assembleia Municipal;

b) Que a Assembleia Municipal fixou em 12 o número máximo de subunidades orgânicas flexíveis;

c) Que foi efetuado um estudo sobre a reorganização dos serviços e porque uma estrutura orgânica perfeita é aquela que se adapta às necessidades da organização;

d) Que se entendeu, neste momento, que a criação de subunidades orgânicas em número de 12, distribuídas pelas 3 unidades orgânicas flexíveis seria uma condição para garantir a eficácia e eficiência dos serviços;

e) Atendendo aos condicionamentos impostos pela Lei n.º 49/2012, de 29 de agosto;

Determino:

1 - A criação de 12 subunidades orgânicas flexíveis, distribuídas pelas 3 unidades orgânicas flexíveis criadas pela Câmara Municipal, por deliberação tomada em reunião ordinária do executivo em 1 de abril de 2015, nos termos seguintes:

a) Inseridas na Divisão Administrativa e Financeira, são criadas 6 subunidades, com a denominação de secção, nomeadamente:

a) Secção de Apoio Administrativo;

b) Secção de Contabilidade e Património;

c) Tesouraria;

d) Secção de Recursos Humanos;

e) Secção de Aprovisionamento;

f) Secção de Planeamento e Desenvolvimento Económico;

b) Inseridas na Divisão de Obras, Ambiente e Serviços Urbanos, são criadas 3 subunidades, com a denominação de secção, nomeadamente:

a) Secção de Ordenamento e Obras Municipais;

b) Secção de Urbanismo e Fiscalização;

c) Secção de Ambiente e Serviços Urbanos;

c) Inseridas na Unidade de Educação, Assuntos Sociais, Cultura e Desporto, são criadas 3 subunidades, com a denominação de secção, nomeadamente:

a) Secção de Educação;

b) Secção de Serviço Social;

c) Secção de Cultura e Desporto.

2 - As atribuições e competências de cada subunidade constarão do regulamento da estrutura orgânica dos serviços a aprovar pela Câmara Municipal.

3 - As subunidades orgânicas são coordenadas por Coordenadores Técnicos, nos termos do disposto no artigo 10.º n.º 5 do Decreto-Lei n.º 305/2009 de 23 de outubro.

ANEXO

(despacho n.º 27-P/2015)

Criação das Subunidades Orgânicas no âmbito da reorganização e adequação da estrutura dos serviços do Município de Alandroal à Lei n.º 49/2012, de 29 de agosto.

CAPÍTULO I

Criação de Subunidades Orgânicas Flexíveis

Artigo 1.º

Subunidades Orgânicas Flexíveis

Em obediência ao limite máximo fixado pela Assembleia Municipal de Alandroal, são criadas as seguintes Subunidades Orgânicas Flexíveis:

a) Inseridas na Divisão Administrativa e Financeira, são criadas 6 subunidades, com a denominação de Secção, nomeadamente:

a) Secção de Apoio Administrativo;

b) Secção de Contabilidade e Património;

c) Tesouraria;

d) Secção de Recursos Humanos;

e) Secção de Aprovisionamento;

f) Secção de Planeamento e Desenvolvimento Económico;

b) Inseridas na Divisão de Obras, Ambiente e Serviços Urbanos, são criadas 3 subunidades, com a denominação de Secção, nomeadamente:

a) Secção de Ordenamento e Obras Municipais;

b) Secção de Urbanismo e Fiscalização;

c) Secção de Ambiente e Serviços Urbanos;

c) Inseridas na Unidade de Educação, Assuntos Sociais, Cultura e Desporto, são criadas 3 subunidades, com a denominação de Secção, nomeadamente:

a) Secção de Educação;

b) Secção de Serviço Social;

c) Secção de Cultura e Desporto.

CAPÍTULO II

Atribuições e Competências

Artigo 2.º

Competências da Subunidade - Secção de Apoio Administrativo

1 - A subunidade de Apoio Administrativo encontra-se diretamente dependente da Divisão Administrativa e Financeira, competindo-lhe:

a) Assegurar a gestão integrada da informação e documentação do Município;

b) Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, distribuição e expedição de correspondência e outros documentos, dentro dos prazos respetivos;

c) Promover a divulgação pelos Serviços das normas internas e demais diretivas de carácter genérico;

d) Superintender e assegurar o serviço de reprografia;

e) Promover a execução de recenseamento;

f) Registar e arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos e ordens de serviço;

g) Executar os serviços administrativos de caráter geral não específicos de outras secções ou de serviços que não dispõem de apoio administrativo próprio;

h) Atender o público e encaminhá-lo para os serviços adequados quando for caso disso;

i) Promover o licenciamento de atividades diversas;

j) Escriturar e ter em dia todos os livros próprios da Secção;

k) Passar atestados e certidões relativos a factos e atos que constem dos arquivos municipais e autenticar documentos.

2 - No âmbito do Atendimento ao público, compete-lhe:

a) Assegurar o atendimento aos munícipes, promovendo o esclarecimento sobre os serviços prestados pelo Município, a instrução dos diversos processos, a sua tramitação, tempos de resposta, decisões e forma de impugnação das mesmas;

b) Rececionar, registar e encaminhar os requerimentos apresentados pelos cidadãos para os serviços competentes, bem como entregar recibos de entrega aos requerentes;

c) Assegurar o atendimento e registo relativos a marcação de reuniões, no âmbito dos processos pendentes, com técnicos dos serviços respetivos;

d) Auxiliar os cidadãos no preenchimento de requerimentos, formulários e outros documentos destinados à instrução de processos administrativos pendentes ou a iniciar nos serviços municipais;

e) Auxiliar os cidadãos nos processos administrativos no âmbito do licenciamento zero, de acordo com as competências que forem determinadas.

3 - No âmbito do BackOffice compete-lhe:

a) Assegurar a receção/realização das comunicações telefónicas com o exterior;

b) Assegurar a receção, classificação, registo, distribuição e arquivo da correspondência e demais documentações recebidas no Município, com exceção da correspondência pessoal;

c) Assegurar o registo e expedição da correspondência com origem nos serviços municipais;

d) Garantir a atualização do registo informático da correspondência recebida e expedida;

e) Assegurar a atualização de um registo das entidades com as quais o Município mantém relações institucionais;

f) Assegurar a logística necessária à organização dos espaços destinados a reuniões, assembleias e eventos equiparados;

g) Assegurar a organização dos processos e assuntos de caráter administrativo quando não existam outros serviços com essa competência;

h) Assegurar a afixação de editais, avisos, regulamentos e outros documentos que careçam de publicitação nos locais de estilo;

i) Manter atualizado o registo e arquivo dos documentos afixados após a sua recolha;

j) Assegurar o regular funcionamento dos equipamentos, garantir a abertura e encerramento dos edifícios municipais e a sua segurança, nomeadamente verificar se a iluminação, aquecimento, equipamentos se encontram devidamente desligados nos diversos gabinetes, antes de encerrar os edifícios e assegurar-se de que o executivo não necessita de apoio após horário de encerramento dos serviços;

k) Superintender no Arquivo Geral do Município e propor a adoção de planos adequados de arquivo;

l) Arquivar, depois de catálogos, todos os documentos, livros e processos que lhe sejam remetidos pelos diversos serviços do Município;

m) Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização de documentos;

n) Promover as condições de segurança das instalações dos arquivos bem como dos respetivos documentos;

o) Organizar, instruir e elaborar as propostas de suporte à tomada de decisão dos processos relativos ao licenciamento das denominadas atividades diversas (Guarda-noturno, realização de acampamentos ocasionais, exploração de máquinas automáticas, mecânicas, elétricas e eletrónicas de diversão, realização de espetáculos desportivos e de divertimentos públicos nas vias, jardins e demais lugares públicos ao ar livre, venda de bilhetes para espetáculos ou divertimentos públicos em agências ou postos de venda, realização de fogueiras tradicionais);

p) Organizar, instruir e elaborar as propostas de suporte à tomada de decisão dos processos relativos a licenciamento de atividades ruidosas, atividades desportivas e culturais que não caibam na alínea anterior;

q) Organizar, instruir e elaborar as propostas de suporte à tomada de decisão dos processos relativos à ocupação no cemitério Nossa Senhora das Neves, assim como quaisquer outros procedimentos que visem a concessão de licenças, autorizações ou outras permissões;

r) Organizar os processos de concessão de terrenos para sepulturas perpétuas e jazigos;

s) Prestar apoio administrativo à arrecadação de receitas decorrentes do licenciamento de atividades;

t) Expedir avisos ou editais para pagamento de licenças, taxas ou outras receitas não cometidas a outros serviços;

u) Assegurar os procedimentos de leitura, faturação, cobrança e demais ações referentes ao funcionamento do serviço de águas e saneamento;

v) Organizar os processos referentes ao abastecimento de água e elaboração dos respetivos contratos de abastecimento;

w) Assegurar as atividades de leitura e cobrança geral e especial e de cortes...

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