Despacho n.º 7170/2018
| Data de publicação | 27 Julho 2018 |
| Seção | Serie II |
| Órgão | Universidade dos Açores - Reitoria |
Despacho n.º 7170/2018
Regulamento Geral do Protocolo, do Cerimonial Académico e da Organização de Eventos Oficiais da Universidade dos Açores
A Universidade dos Açores realiza anualmente uma apreciável quantidade de eventos oficiais, cujo protocolo, cerimonial académico e organização importa regulamentar, de modo a garantir procedimentos transversais, coerentes e adequados à respetiva natureza. Neste contexto, com o presente regulamento a Academia pretende recuperar tradições académicas seculares, e responder a especificidades decorrentes da sua tutela nacional, da sua inserção regional e da sua natureza institucional.
A realização de um qualquer evento oficial obriga a uma estreita relação entre as várias estruturas universitárias pelo que a coordenação das ações a empreender e a articulação entre todos os seus agentes são aspetos fundamentais para o sucesso das iniciativas. Para garantir tal desiderato, estabelece-se a figura de chefe de protocolo, para coordenar as atividades em causa ao nível da reitoria, e a de responsável de protocolo, para os seus pares ao nível das diferentes estruturas universitárias.
Com o objetivo de se sistematizarem todos os procedimentos inerentes à realização dos vários tipos de eventos oficiais, estes são caracterizados e classificados, definindo-se para cada caso quem tem responsabilidades na sua organização e na produção dos respetivos guiões cerimoniais. Precisa-se a caracterização das vestes académicas e da indumentária a utilizar pelos docentes e investigadores, pelo administrador e pelos estudantes, em particular, nas cerimónias solenes e em provas públicas, e procede-se à identificação das condecorações e das medalhas de função, bem como à indicação das condições em que as estas podem ser usadas.
No respeito pelo disposto no protocolo do Estado, sublinham-se as precedências a considerar em situações distintas, enquadrando-se, no caso vertente, as autoridades regionais e a comunidade académica. Neste particular, é dado especial ênfase ao cortejo académico, cuja composição e cerimonial se definem.
Para aumentar a eficiência e eficácia do complexo processo de organização e avaliação de eventos, estabelecem-se os aspetos a considerar nas fases de planeamento e preparação, de realização e de balanço final, incluindo as ações a contemplar na relação da organização com terceiros, designadamente, com os convidados e os órgãos de comunicação social.
Finalmente, e porque a utilização das bandeiras é transversal à totalidade dos eventos, enumeram-se as regras a seguir no que respeita à sua disposição conforme determinado na legislação em vigor, referenciando-se a posição da bandeira da UAc.
Assim, promovida a consulta pública do projeto de Regulamento, nos termos conjugados do disposto no n.º 3 do artigo 110.º da Lei n.º 62/2007, de 10 de setembro, que estabelece o Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior, RJIES, e do artigo 100.º do Código de Procedimento Administrativo, CPA, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 4/2015, de 7 de janeiro, e de acordo com o disposto na alínea v) do n.º 1 do artigo 78.º e no n.º 2 do artigo 119.º do Despacho Normativo n.º 8/2016, de 29 de julho, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 154, de 11 de agosto (Estatutos da Universidade dos Açores, UAc), alterados pelo Despacho Normativo n.º 11/2017, de 3 de agosto, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 163, de 24 de agosto, aprovo o Regulamento Geral do Protocolo, do Cerimonial Académico e da Organização de Eventos Oficiais da Universidade dos Açores, conforme anexo ao presente despacho.
5 de julho de 2018. - O Reitor, João Luís Roque Baptista Gaspar.
ANEXO
Regulamento Geral do Protocolo, do Cerimonial Académico e da Organização de Eventos Oficiais da Universidade dos Açores
CAPÍTULO I
Disposições gerais
Artigo 1.º
Objeto
O presente Regulamento tem por objeto estabelecer as regras a seguir nos eventos oficiais da Universidade dos Açores, adiante designada por UAc, nomeadamente, as prerrogativas, os privilégios e as precedências a respeitar, sem prejuízo do disposto na Lei, nos Estatutos e no Manual de Normas Gráficas e Identidade Visual da UAc.
Artigo 2.º
Natureza
A UAc assume, para o seu cerimonial, regras protocolares que honram tradições académicas seculares e respondem a especificidades decorrentes da sua tutela nacional, da sua inserção regional e da sua natureza institucional.
Artigo 3.º
Âmbito
1 - O Regulamento aplica-se ao pessoal docente, investigador, e não docente e não investigador da UAc, assim como aos membros externos que integrem órgãos da UAc.
2 - Naquilo que lhes é diretamente aplicável, o Regulamento estende-se, ainda:
a) Aos estudantes, bolseiros e colaboradores eventuais da UAc;
b) Às entidades, seus representantes e público em geral que participem em eventos oficiais da UAc.
Artigo 4.º
Superintendência
1 - Cabe ao serviço da UAc com competências na área do protocolo e das relações públicas superintender a aplicação do disposto no presente Regulamento.
2 - Para efeitos do disposto no número anterior, a UAc dispõe de um chefe de protocolo nomeado pelo reitor, ao qual cabe dirigir o processo de organização dos eventos oficiais da responsabilidade da reitoria.
3 - O chefe de protocolo da UAc acompanha, ainda, a participação dos membros da equipa reitoral nos eventos oficiais organizados pelas restantes estruturas da UAc ou por outras entidades ou instituições.
4 - As unidades orgânicas da UAc e as unidades de investigação podem dispor de um responsável de protocolo para os eventos oficiais que organizam, o qual é nomeado pelo respetivo presidente ou diretor.
CAPÍTULO II
Eventos oficiais
Artigo 5.º
Caracterização
1 - Para efeitos do presente Regulamento entendem-se por eventos oficiais da UAc todos os atos e sessões de caráter público organizados pela UAc, ou em cuja organização esta participe e que nela tenham lugar.
2 - Os eventos oficiais classificam-se como:
a) Cerimónias solenes;
b) Cerimónias de tomada de posse;
c) Receções oficiais;
d) Cerimónias para a entrega de prémios escolares;
e) Cerimónias comemorativas e homenagens;
f) Eventos de natureza científica, técnica e/ou cultural;
g) Celebração de acordos;
h) Provas públicas académicas;
i) Audiências.
3 - O serviço da reitoria com competências na área da divulgação e comunicação mantém atualizada a lista pública com o agendamento dos eventos oficiais da UAc a que se referem as alíneas a) a g) do número anterior.
4 - O serviço da reitoria com competências na área académica mantém atualizada a lista pública com o agendamento das provas públicas académicas da UAc.
5 - O serviço da reitoria com competências na área do protocolo e das relações públicas mantém atualizada a lista com o agendamento das audiências.
6 - As listas a que se referem os números 3 e 4 do presente artigo são publicadas no portal WEB da UAc.
Artigo 6.º
Cerimónias solenes
1 - São cerimónias solenes:
a) A Abertura Solene das Aulas;
b) O Dia da Universidade;
c) A Cerimónia de Investidura do Reitor;
d) O Doutoramento Honoris Causa;
e) A Atribuição do Título de Professor Emérito;
f) A Cerimónia de Jubilação.
2 - A organização das cerimónias solenes é da responsabilidade da reitoria da UAc.
3 - Sem prejuízo do disposto no presente Regulamento, as especificidades protocolares e cerimoniais a aplicar no caso de cada cerimónia solene farão parte do respetivo guião a elaborar pela reitoria da UAc.
Artigo 7.º
Cerimónias de tomada de posse
1 - São atos públicos as tomadas de posse:
a) Dos membros da equipa reitoral;
b) Dos membros do conselho geral;
c) Do administrador;
d) Dos presidentes e diretores de unidades orgânicas;
e) Dos órgãos da Associação Académica da Universidade dos Açores.
2 - A organização das tomadas de posse é da responsabilidade da reitoria da UAc, com exceção para o caso previsto na alínea e) do número anterior, cuja organização é da Associação Académica da Universidade dos Açores.
3 - Sem prejuízo do disposto no presente Regulamento, as especificidades protocolares e cerimoniais a aplicar no caso de cada tomada de posse farão parte de um guião a elaborar pela reitoria da UAc, com exceção para o caso da tomada de posse dos órgãos da Associação Académica da Universidade dos Açores.
Artigo 8.º
Receções oficiais
1 - Incluem-se nas receções oficiais a receção a Chefes de Estado e a outras autoridades e figuras de relevo da política, da cultura e da ciência, assim como a delegações oficiais, nacionais ou estrangeiras.
2 - A organização das receções oficiais é da responsabilidade da reitoria da UAc.
3 - As receções oficiais podem obrigar a regras protocolares e de cerimonial específicas, a definir casuisticamente de acordo com a personalidade ou delegação a receber e as medidas de segurança a cumprir.
Artigo 9.º
Cerimónias para a entrega de prémios escolares
1 - As cerimónias para a entrega de prémios escolares são eventos para a atribuição de prémios concedidos a estudantes por particulares e entidades ou instituições externas à UAc, públicas ou privadas, nacionais ou estrangeiras.
2 - Excluem-se do presente artigo os atos relativos à entrega de prémios escolares concedidos pela UAc, os quais ocorrem, em regra, no âmbito das cerimónias solenes previstas nas alíneas a) e b) do n.º 1 do artigo 6.º
3 - O cerimonial dos eventos a que se refere o presente artigo pode incluir ações específicas previstas nos termos dos acordos estabelecidos entre a UAc e os particulares, as entidades ou as instituições que atribuem os prémios.
4 - A organização das cerimónias para a entrega de prémios escolares é da responsabilidade:
a) Da reitoria da UAc, no caso de os prémios serem atribuídos por entidades ou instituições públicas, ou por particulares, entidades ou instituições privadas, se destinados aos estudantes de mais do que uma unidade orgânica;
b) Das unidades orgânicas da UAc, no caso de os prémios serem atribuídos por particulares, entidades ou instituições privadas e destinados exclusivamente a estudantes de uma unidade orgânica.
5 - Sem prejuízo do disposto no presente Regulamento, as especificidades protocolares e cerimoniais a...
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