Regulamento n.º 776/2018

Data de publicação15 Novembro 2018
SeçãoParte H - Autarquias locais
ÓrgãoMunicípio de Vizela

Regulamento n.º 776/2018

Regulamento do Arquivo Municipal de Vizela

Victor Hugo Machado da Costa Salgado de Abreu, Presidente da Câmara Municipal de Vizela, em cumprimento do disposto no artigo 56.º da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro e no artigo 139.º do Decreto-Lei n.º 4/2015, de 7 de janeiro, torna público que a Assembleia Municipal de Vizela, em sessão ordinária realizada em 27 de setembro de 2018, no uso da competência conferida pela alínea g) do n.º 1 do artigo 25.º da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, aprovou o Regulamento do Arquivo Municipal de Vizela, que lhe havia sido proposto em cumprimento da deliberação da Câmara Municipal, tomada na reunião ordinária de 11 de setembro de 2018, após consulta pública, conforme determinado no artigo 101.º do Código do Procedimento Administrativo.

O Regulamento do Arquivo Municipal de Vizela encontra-se disponível na página oficial da Câmara Municipal de Vizela na internet no endereço www.cm-vizela.pt e entrará em vigor no prazo de 15 dias a contar da data da sua publicação na 2.ª série do Diário da República.

30 de outubro de 2018. - O Presidente da Câmara, Dr. Victor Hugo Machado da Costa Salgado de Abreu.

Regulamento do Arquivo Municipal de Vizela

Nota Justificativa

O Arquivo Municipal de Vizela foi criado para implementar um sistema de gestão documental que agilize e uniformize o tratamento dos documentos produzidos no desempenho das competências da Câmara Municipal de Vizela.

O presente Regulamento, em consequência, define os princípios de funcionamento do Arquivo Municipal, através da criação de metodologias que visam implementar uma política de gestão integrada da documentação produzida e recebida pelo Município de Vizela.

Tendo em consideração a necessidade de disciplinar a atuação da Autarquia, no que se referente à produção, organização e gestão integrada da documentação, o presente Regulamento define, ainda, os procedimentos administrativos e técnicos inerentes ao tratamento e conservação da documentação, bem como o acesso por parte de terceiros aos documentos arquivados.

Por outro lado, ficará, ainda, a cargo do Arquivo Municipal a defesa, conservação, valorização e divulgação dos documentos sob custódia da Autarquia, que constituem e integram o Património Cultural do Município, e que, por esse motivo, são de relevante importância para o mesmo, no que concerne ao acervo arquivístico presente e futuro.

Assim, ao abrigo do poder regulamentar atribuído às autarquias locais pelos artigos 112.º e 241.º da Constituição da República Portuguesa, pela alínea k) do n.º 1 do artigo 33.º da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, e alínea g) do n.º 1 do artigo 25.º da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, considerando ainda o Regime Geral dos Arquivos e do Património Arquivístico, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, na sua redação atual, e o Regulamento Arquivístico das Autarquias Locais, aprovado pela Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, na sua redação atual, é elaborado o presente Regulamento do Arquivo Municipal de Vizela.

CAPÍTULO I

Disposições Gerais

Artigo 1.º

Lei Habilitante

O presente Regulamento é elaborado ao abrigo do disposto nos artigos 112.º e 241.º da Constituição da República Portuguesa e de acordo com a alínea k) do n.º 1 do artigo 33.º da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, com a alínea g) do n.º 1 do artigo 25.º da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, com o Regime Geral dos Arquivos e do Património Arquivístico, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, na sua redação atual, e com o Regulamento Arquivístico das Autarquias Locais, aprovado pela Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, na sua redação atual.

Artigo 2.º

Objeto e Âmbito

O presente Regulamento visa regular o sistema de informação e gestão documental do Município, o funcionamento do Arquivo Municipal, assim como os aspetos de organização, conservação e difusão dos documentos, enquanto recurso estratégico de gestão e património histórico documental.

Artigo 3.º

Definições

Em conformidade com a legislação em vigor e para efeitos do presente Regulamento considera-se:

a) Arquivo Corrente - arquivo em que os documentos são necessários, prioritariamente, à atividade do organismo que os produziu ou recebeu, cabendo a sua conservação e custódia aos responsáveis das unidades orgânicas depositárias, que deverão designar um ou mais responsáveis que assumam a classificação e ordenação dos documentos de acordo com as diretivas de carácter geral e as prescrições concretas, estabelecidas pelo Arquivo Municipal;

b) Arquivo Intermédio - arquivo em que os documentos, tendo deixado de ser de utilização corrente são, todavia, utilizados ocasionalmente em virtude do seu interesse administrativo, após o seu tratamento do ponto de vista arquivístico, no qual serão selecionados e eliminados os documentos que tendo perdido completamente o seu valor e utilidade administrativos e não tenham valor histórico que justifique a sua conservação permanente, em conformidade com o Regulamento Arquivístico das Autarquias Locais, aprovado pela Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, na sua redação atual, e demais legislação em vigor;

c) Arquivo Definitivo ou Histórico - arquivo em que os documentos, tendo, em geral, perdido a validade administrativa, são considerados de conservação permanente, para fins probatórios, formativos ou de investigação, após o respetivo tratamento arquivístico, e nele se integrando, igualmente, toda a documentação doada por particulares e que o Município aceite conservar, devido ao seu interesse municipal ou histórico;

d) Gestão documental - conjunto de operações e procedimentos técnicos que visam a racionalização e a eficácia na criação, organização, utilização, conservação, avaliação, seleção e eliminação de documentos, nas fases de arquivo corrente e intermédio e na remessa para arquivo definitivo.

CAPÍTULO II

Constituição e Atribuições do Arquivo Municipal

Artigo 4.º

Constituição

O Arquivo Municipal de Vizela compreende e unifica numa só estrutura o âmbito, funções e objetivos específicos dos vulgarmente chamados Arquivo Intermédio e Arquivo Histórico do Município, sendo, por isso, constituído pela documentação de natureza administrativa e histórica procedente dos diferentes Serviços Municipais e como consequência das atribuições genéricas de recolha, seleção, tratamento e difusão.

Artigo 5.º

Enquadramento Orgânico

O Arquivo Municipal de Vizela encontra-se inserido na Divisão da Educação, Ação Social, Cultura, Desporto, Turismo e Juventude.

Artigo 6.º

Funções e Atribuições

1 - Ao Arquivo Municipal compete a gestão arquivística da documentação produzida e recebida pelo Município, independentemente do seu tipo de suporte ou formato, que se conserva para servir de testemunho, prova ou informação.

2 - Em termos gerais, são funções do Arquivo Municipal:

a) Propor o sistema de gestão de documentos desde o momento da sua produção/receção;

b) Colaborar com os serviços na sua implementação;

c) Realizar a incorporação da documentação, avaliação, seleção, eliminação, comunicação/difusão, conservação e tratamento documental da mesma.

3 - Compete, ainda, ao Arquivo Municipal a coordenação técnica de toda a documentação produzida e recebida pelos processos, nomeadamente:

a) Colaborar na definição dos circuitos documentais;

b) Cooperar na definição dos modelos administrativos;

c) Definir critérios de registo de entrada/saída de documentação;

d) Elaborar, implementar e acompanhar a aplicação do Plano de Classificação;

e) Propor os materiais de suporte a utilizar;

f) Concorrer para uma maior eficácia no funcionamento da administração municipal, facilitando o acesso interno à documentação necessária para a resolução dos trâmites administrativos e da tomada de decisões;

g) Definir e aplicar planos de conservação documental;

h) Não permitir a saída de qualquer tipo de documento sem requisição autorizada, datada e assinada pelo responsável do respetivo serviço.

4 - São, também, atribuições do Arquivo Municipal de Vizela:

a) Criar condições para preservar, defender e valorizar o património arquivístico de interesse público de âmbito Municipal;

b) Recolher e tratar tecnicamente os arquivos e conjuntos documentais pertencentes a outras entidades do Concelho de Vizela com interesse histórico, patrimonial, arquivístico e ou informativo, sempre que solicitado para esse efeito;

c) Conceder, sempre que solicitado, o apoio técnico-arquivístico a outras entidades, públicas ou privadas, nas diversas matérias que se prendem com a criação, organização, gestão documental, preservação e acesso aos arquivos;

d) Fomentar uma política de divulgação do seu acervo e de temas de História Local, concretizada através de atividades de extensão cultural, educativa e editorial;

e) Executar tudo o mais que se encontrar relacionado com este serviço e for superiormente determinado.

CAPÍTULO III

Da Recolha da Documentação

Artigo 7.º

Transferência de Documentação

1 - Os serviços Municipais devem promover regularmente o envio da documentação considerada finda para o Arquivo Municipal.

2 - As transferências da documentação obedecem às determinações legais em vigor, servindo como referência obrigatória o estabelecido pela Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, na sua redação atual, bem como eventuais despachos ou diplomas que venham a aperfeiçoar ou substituir.

Artigo 8.º

Condições de Transferência

1 - A documentação é enviada ao Arquivo nas seguintes condições:

a) Em livros encadernados quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original;

b) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim o exijam;

c) Em pastas ou caixas de arquivo de modelo uniformizado, conforme estabelecido pelos serviços de Arquivo;

d) No seu suporte original, devidamente acomodado e identificado no exterior com os seguintes elementos:

i) Designação da Divisão/Subunidade/Gabinete/Serviço;

ii) Identificação expressa do conteúdo;

iii) Código de classificação, nos termos do Regulamento Arquivístico para as autarquias locais;

iv) Datas extremas;

v) N.º de caixa ou pasta.

2 - O envio da...

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