Regulamento n.º 75/2019
| Data de publicação | 17 Janeiro 2019 |
| Seção | Parte H - Autarquias locais |
| Órgão | Município de Paredes |
Regulamento n.º 75/2019
Regulamento Arquivo Municipal de Paredes
José Alexandre da Silva Almeida, Presidente da Câmara Municipal de Paredes, torna público que, nos termos e para os efeitos estabelecidos no artigo n.º 139, do Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 4/2015, de 7 de janeiro, publica-se o Regulamento Arquivo Municipal de Paredes, aprovado em sessão ordinária da Assembleia Municipal realizada no dia 15 de dezembro de 2018, mediante proposta da Câmara Municipal de 11 de outubro de 2018.
Cumpridos que estão os requisitos legalmente exigidos, o Regulamento entrará em vigor no décimo quinto dia útil após à sua publicação, ficando posteriormente disponível na página eletrónica da autarquia, em www.cm-paredes.pt.
21 de dezembro de 2018. - O Presidente da Câmara, Dr. Alexandre Almeida.
Regulamento do Arquivo Municipal de Paredes
Nota justificativa
O presente Regulamento surge no seguimento de diversas medidas que o Município de Paredes tem vindo a desenvolver no sentido de recolher, preservar e disponibilizar, de forma coerente e transparente, o património documental.
A aposta na desmaterialização de atos e procedimentos, recorrendo às novas tecnologias da informatização e comunicação. É um fator decisivo de modernização e simplificação.
Pretende-se, desta forma, estabelecer as normas de funcionamento do Arquivo Municipal, os procedimentos administrativos e técnicos a adotar para uma gestão documental que assegura atenção e proteção adequadas a todos os documentos, sejam eles em formato de papel, audiovisuais, fotografia e informáticos, e permite que o seu valor probatório/ informativo seja recuperado de forma mais eficaz e eficiente.
CAPÍTULO I
Disposições gerais
Artigo 1.º
Leis habilitantes
O presente Regulamento é elaborado no uso da competência regular prevista no n.º 7 do artigo 112.º e no artigo 241.º, ambos da Constituição da República Portuguesa, e conferida pela alínea k) do n.º 1 do art. 33.º, da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, conjugada com a alínea g) do n.º 1 do art. 25.º, da mesma lei, do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro e Portaria n.º 412/2001, de 17 de Abril, com as alterações introduzidas pela Portaria n.º 1253/2009, de 14 de outubro e da Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto.
Artigo 2.º
Âmbito de aplicação
Este Regulamento estabelece as normas gerais de funcionamento do Arquivo Municipal de Paredes, bem como os princípios e regras aplicáveis à gestão da documentação produzida e recebida pelos diferentes órgãos e serviços da Autarquia, no âmbito das suas atribuições e competências, independentemente do tipo de suporte ou formato, e que se conserva para servir de testemunho, prova ou informação, compreendendo ainda, a documentação adquirida, com comprovado valor para a história do Município com o objetivo de preservá-la e divulgá-la.
Artigo 3.º
Dependência hierárquica
O Arquivo Municipal de Paredes depende hierarquicamente do Setor de Património Cultural, Biblioteca e Arquivo, sob o Pelouro de Vereação da Cultura.
Artigo 4.º
Competências e atribuições
Ao Arquivo Municipal compete:
a) Conceber, planear e implementar a gestão integrada do sistema de arquivo, bem como assegurar a sua ligação a cada unidade orgânica;
b) Desenvolver sistemas de organização, classificação e avaliação dos documentos;
c) Conceber instrumentos de pesquisa, tais como guias, inventários, catálogos, índices e outros;
d) Apoiar o utilizador, orientando-o na pesquisa documental;
e) Facultar aos utilizadores internos e externos (mediante autorização superior) a documentação solicitada respeitando os critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente e em conformidade com a lei;
f) Propor a eliminação da documentação, após o cumprimento do respetivo prazo de conservação fixado por lei;
g) Zelar pela conservação física da documentação, criando boas condições ambientais e da segurança;
h) Promover e controlar a incorporação de novos sistemas de informação;
i) Fomentar uma política de divulgação do património documental, concretizada através de atividades de extensão cultural, educativa e editorial;
j) Realizar propostas de restauro e encadernação;
k) Emitir cópias da documentação arquivada;
l) Promover contactos e relações com outras instituições;
m) Efetuar os demais procedimentos ou atribuições que forem determinadas por lei, regulamento, despacho/ ordem superior.
Artigo 5.º
Horário
O horário de funcionamento do Arquivo Municipal ao público, será da parte da manhã das 9H00 às 12H00 e da parte da tarde das 14H00 às 16H30, em dias úteis, na Biblioteca Municipal de Paredes.
CAPÍTULO II
Do ingresso dos documentos no Arquivo Municipal
Artigo 6.º
Transferência de documentação
Os diversos processos, finda a sua fase ativa, durante a qual é utilizada de uma forma regular, para fins administrativos, fiscais ou legais fixados na lei, devem ser remetidos pelos serviços produtores para o Arquivo Municipal, para ali se proceder à avaliação documental.
Artigo 7.º
Formalidades da remessa
1 - O serviço produtor deve solicitar ao Arquivo Municipal a remessa de documentação e, de acordo com a possibilidade de receção e armazenamento do arquivo, é marcada a respetiva data de transferência, sendo o calendário das transferências avaliado caso a caso.
2 - Previamente à remessa, o serviço produtor deve elaborar e remeter ao Arquivo Municipal, a título de prova, um Auto de Entrega e disponível na aplicação SIGMA elaborado em duplicado (Anexo 1).
3 - O Auto de Entrega deve ser acompanhado de Guia de Remessa, disponível na aplicação SIGMA, elaborado em duplicado destinado à identificação e controlo da documentação remetida e deve ser visada pelo dirigente ou funcionário do serviço produtor, pelo responsável hierárquico do setor de Arquivo e Presidente do Município
4 - O original será arquivado pelo Arquivo, passando a constituir prova das remessas dos serviços de origem.
5 - O duplicado será devolvido aos serviços de origem após ter sido conferido, assinado e datado.
Artigo 8.º
Condições de remessa
1 - A remessa tem de garantir a integridade dos conjuntos documentais.
2 - A documentação deve ser enviada ao Arquivo Municipal nos suportes originais, devidamente acondicionados e identificada.
3 - A totalidade da documentação deve encontrar-se organizada e ordenada.
4 - Os processos e requerimentos devem ser devidamente paginados e, caso tenha sido retirado algum documento, deve ser intercalada uma folha com menção expressa do documento retirado e a paginação do mesmo, com assinatura do responsável do respetivo serviço.
5 - A documentação a transferir deve ser acompanhada dos respetivos códigos da legislação em vigor.
CAPÍTULO III
Ingresso de arquivos de âmbito concelhio
Artigo 9.º
1 - Podem dar entrada no Arquivo Municipal, quer a título definitivo, quer a título de depósito documentos de outros organismos, pessoas ou serviços à exceção daqueles que devem ser incorporados no Arquivo Distrital do Porto.
2 - A incorporação referida no número anterior far-se-á de acordo com o disposto no artigo 7.º do presente Regulamento, com as devidas adaptações, devendo a mesma ser submetida à aprovação do Executivo Municipal, nos termos do disposto na alínea j) do n.º 1 do artigo 33.º da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro.
3 - As despesas com o transporte da documentação ficarão a cargo do Município de Paredes.
4 - Em situação bem fundamentada pelos organismos, pessoas ou serviços requerentes, pode o Presidente da Câmara avaliar a possibilidade de assumir o transporte.
5 - O Arquivo Municipal fica obrigado a conservar e a tratar os documentos confinados à sua custódia, facultando a sua consulta, se para tal tiver autorização por parte dos proprietários nos termos do Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016.
CAPÍTULO IV
Aquisição de outros fundos
Artigo 10.º
Aquisição
Sendo uma das funções do Arquivo Municipal a de preservar o tratamento e disponibilização de arquivos da região com valor patrimonial, o Município de Paredes, através do Arquivo, propõe-se desenvolver uma política por aquisição, depósito, doação, incorporação, permuta ou outra forma legal, de arquivos privados, pessoais, de famílias ou empresas com relevância para a história do mesmo.
Artigo 11.º
Formalidades
1 - Qualquer entidade pública ou privada produtora/ detentora de um conjunto documental pode propor ao Município de Paredes a sua aquisição, de acordo com as disposições legais em vigor, mediante a apresentação de uma proposta e um documento de identificação do respetivo acervo documental.
2 - Cabe ao Arquivo Municipal com a colaboração de um especialista da área analisar...
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