Regulamento n.º 486/2017

 
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Regulamento n.º 486/2017

Regulamento do Arquivo Municipal de Vimioso

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Legislação aplicável

O presente regulamento é elaborado ao abrigo do Regime Geral dos Arquivos e do Património Arquivístico, consagrado no, Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro e o disposto na Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, com as alterações introduzidas pela Portaria n.º 1253/2009 de 14 de outubro e na Lei n.º 46/2007 de 24 de agosto, bem como demais legislação aplicável em vigor.

Artigo 2.º

Objeto

1 - O presente regulamento estabelece as normas gerais de funcionamento do Arquivo Municipal de Vimioso, adiante designado abreviadamente por AMV, entendido como um dos serviços da Câmara Municipal, com atribuições na área da gestão do arquivo do município.

2 - O AMV compreende e unifica numa só estrutura, o âmbito, funções e objetivos específicos do Arquivo Intermédio e Arquivo Definitivo ou Histórico.

Artigo 3.º

Dependência hierárquica

O AMV está inserido na estrutura orgânica da Câmara Municipal, com enquadramento na Divisão Económico Social e Cultural (DESC), Secção de Arquivo (SA).

Artigo 4.º

Definições

Em conformidade com a legislação em vigor e para efeitos do presente regulamento são consideradas as seguintes definições:

a) Arquivo Corrente, em que os documentos são necessários, prioritariamente, à atividade do organismo/serviço que os produziu ou recebeu;

b) Arquivo Intermédio, em que os documentos, tendo deixado de ser de utilização corrente são, todavia, utilizados, ocasionalmente em virtude do seu interesse administrativo;

c) Arquivo Definitivo ou Histórico, em que os documentos, tendo, em geral, perdido utilidade administrativa, são considerados de conservação permanente, para fins probatórios, informativos ou de investigação.

CAPÍTULO II

Constituição e atribuições do Arquivo Municipal

Artigo 5.º

Constituição

O AMV compreende e unifica numa só estrutura o âmbito, funções e objetivos específicos do Arquivo Intermédio e do Arquivo Histórico, sendo por isso constituído pela documentação de natureza administrativa e histórica, proveniente dos diferentes serviços municipais e existente como resultado direto da recolha, seleção, tratamento e difusão levadas a efeito pelo arquivo, bem como documentação doada e depositada ao longo dos tempos.

Artigo 6.º

Atribuições do Arquivo Municipal

1 - O AMV é, responsável pela gestão arquivística da documentação à sua guarda, recebida pelos diversos serviços e órgãos municipais e entidades concelhias.

Assim, ao AMV incumbe:

a) A gestão arquivística (recolha, seleção, avaliação, organização, conservação e difusão) da documentação produzida pelo município, independentemente do seu suporte ou formato, como resultado da atividade camarária, e que se conserva para servir de testemunho, prova ou informação;

b) Facultar aos utilizadores a consulta dos documentos de arquivo à sua guarda ou reproduções destes, salvo quando estiverem em causa quaisquer limitações do direito de acesso às informações neles contidas ou a sua preservação.

c) Promover e divulgar o património documental à sua guarda, mediante elaboração de instrumentos de pesquisa (inventários e catálogos) e através da promoção de iniciativas culturais de natureza diversa;

d) Propor a eliminação dos documentos sem qualquer valor informativo ou histórico, de acordo com as determinações legais e após o cumprimento dos prazos fixados na lei.

2 - Ao AMV incumbe ainda:

a) Prestar as orientações técnicas de gestão arquivística que se prendem com a criação, organização, gestão documental, tratamento, preservação e acesso aos arquivos dos diversos serviços municipais, de toda a documentação produzida ou reunida pelos mesmos, independentemente do seu suporte ou formato;

b) Conceder apoio técnico-arquivístico, às entidades concelhias que o solicitem, no que respeita à criação, organização, gestão documental, preservação e acesso aos seus fundos documentais.

CAPÍTULO III

Ingresso dos documentos no Arquivo Municipal

Artigo 7.º

Transferências e receção de documentos

Findos os prazos de conservação administrativa, fixados em portaria, ou em situação devidamente justificada pelo responsável hierárquico, os serviços municipais devem promover o envio da respetiva documentação para o Arquivo Municipal, onde será instalada no depósito de arquivo intermédio, com vista à adequada avaliação documental.

Artigo 8.º

Calendarização das remessas

1 - A transferência de documentação está sujeita à calendarização proposta pelo AMV e promulgada por ordem de serviço pelo Presidente da Câmara Municipal.

2 - A remessa da documentação será feita, de harmonia com um calendário estabelecido, entre o responsável do serviço produtor e o responsável do arquivo, competindo a este a coordenação de todas as operações envolvidas no processo.

3 - Compete ao serviço produtor dos documentos assegurar as condições adequadas de envio de documentação, não podendo em caso algum ser afetada a integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 9.º

Procedimentos

1 - Na transferência da documentação para o arquivo, os vários serviços devem observar os seguintes procedimentos:

a) Os documentos serão enviados nos respetivos suportes originais devidamente acomodados e identificados;

b) Devem ser acondicionados os documentos em caixas adequadas à sua dimensão, numeradas e identificadas;

c) Devem, de igual modo, encontrar-se organizados, classificados e ordenados, nos termos da legislação em vigor;

d) Todas as remessas devem ser acompanhadas de um Auto de Entrega a título de prova, cujo modelo consta do Anexo I ao presente Regulamento;

e) A conferência da Guia de Remessa (Anexo II do presente Regulamento) respetiva terá de ser obrigatoriamente efetuada pelos responsáveis dos serviços produtores da documentação e serviço de arquivo;

f) Os processos e requerimentos serão sempre paginados, devendo intercalar-se, no caso de lhes ter sido retirado algum documento, em sua substituição, uma folha com menção expressa do documento retirado, da paginação do mesmo e da qual constem a assinatura e o visto dos responsáveis do respetivo serviço;

g) Os processos devem ser individualizados em capas uniformes, segundo modelo existente, onde seja indicado o assunto, os documentos que contém e os anos a que se reporta.

2 - No caso dos processos de obras, deverá ser indicado o número, local, designação da obra, nome do requerente, assim como a indicação do volume, caso existam vários.

3 - Na preparação dos documentos a transferir, devem os serviços produtores diligenciar no sentido de eliminar os duplicados e retirar todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente agrafos, alfinetes, clipes, etc.

4 - A documentação transferida deve ser sempre acompanhada dos respetivos registos, índices, ficheiros e outros elementos de referência, obrigatoriamente relacionados na guia.

Artigo 10.º

Formalidades

O Auto de Entrega (Anexo I) deve ser acompanhado de uma Guia de Remessa (Anexo II), destinando-se a mesma à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo.

Artigo 11.º

Guia de remessa

1 - A Guia de Remessa, feita em triplicado, será visada pelo responsável do serviço produtor ou funcionário por ele nomeado para o envio da documentação, e pelo responsável do arquivo.

2 - O original será arquivado pelos serviços do AMV, passando a constituir prova das remessas dos serviços de origem.

3 - O duplicado será devolvido ao serviço de origem, após ter sido conferido e completado com informação que se repute pertinente.

4 - O triplicado será usado provisoriamente nos serviços de arquivo como instrumento de pesquisa documental, só podendo ser eliminado após a elaboração do respetivo inventário.

Artigo 12.º

Incorporações externas

1 - Podem ser integrados no AMV fundos provenientes de entidades públicas ou privadas, ou documentos isolados, que apresentem interesse histórico para o concelho.

3 - Para efeitos do disposto no número anterior, as incorporações externas, quer a título definitivo, quer a título de depósito provisório, carecem de autorização do Presidente da Câmara Municipal.

2 - A incorporação referida no número anterior far-se-á de acordo com o disposto nos artigos 6.º e 8.º do presente regulamento, com as devidas adaptações e de acordo com um auto de entrega.

4 - A documentação confiada à tutela do arquivo deve ser sempre acompanhada da correspondente Guia de Remessa, feita em triplicado segundo modelo adotado.

CAPÍTULO IV

Organização e avaliação documental

Artigo 13.º

Avaliação documental

1 - A avaliação documental desenvolver-se-á em harmonia com as disposições legais contidas na Portaria aprovada para esta matéria e outras que se reputem pertinentes.

2 - É da responsabilidade dos serviços do arquivo a aplicação dos prazos de conservação dos documentos, nos termos da legislação em vigor.

3 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos procedimentos administrativos.

4 - Sempre que uma série ou subsérie não estiver prevista num determinado enquadramento orgânico funcional, aplicam-se, por analogia, as orientações estabelecidas para as séries ou subséries homólogas constantes da tabela de seleção.

5 - A homologação das eliminações previstas na Portaria, bem como a avaliação da documentação que tenha ultrapassado os prazos legais de conservação ativa e semi-ativa, mas que se julgue conveniente...

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