Regulamento n.º 463/2018
| Data de publicação | 26 Julho 2018 |
| Section | Parte H - Autarquias locais |
| Órgão | Município da Nazaré |
Regulamento n.º 463/2018
Torna-se público que a Assembleia Municipal da Nazaré deliberou, na sua sessão de 29 de junho de 2018, conforme proposta da Câmara Municipal, aprovada em reunião ordinária do dia 7 de maio de 2018, aprovar o Regulamento do Arquivo Municipal da Nazaré, que, em cumprimento do estatuído no artigo 139.º do Novo Código do Procedimento Administrativo, aprovado em anexo ao Decreto-Lei n.º 4/2015, de 7 de janeiro, agora se publica.
A presente alteração foi, previamente à sua aprovação, objeto de período de consulta pública, que teve início no dia 13 de março de 2018 e fim em 26 de abril de 2018.
Torna-se, ainda, público que o presente Regulamento entra em vigor no 1.º dia útil seguinte ao da sua publicação no Diário da República.
5 de julho de 2018. - O Presidente da Câmara Municipal da Nazaré, Walter Manuel Cavaleiro Chicharro.
Regulamento do Arquivo Municipal da Nazaré
Nota Justificativa
O Arquivo Municipal da Nazaré é um serviço da Câmara Municipal da Nazaré e necessita de ser estruturado e reorganizado, de forma a garantir o cumprimento legal que regula a gestão documental dos acervos municipais.
Este serviço contempla três componentes basilares: a gestão da documentação corrente; intermédia; e definitivo, que visa a promoção da investigação e da divulgação da documentação histórica, referente ao concelho da Nazaré.
Considerando que a Câmara Municipal da Nazaré pretende implementar e fomentar uma política integrada de informação, acionando meios e didáticas de padronização arquivística, ao mesmo tempo que incrementa um processo de levantamento, apreciação, seleção, classificação e catalogação preliminar da documentação histórica e intermédia.
É essencial apostar numa melhor preservação do acervo documental do município, ambicionando também tornar mais atingível o estudo das raízes da identidade concelhia, de forma a fomentar e enaltecer o seu património histórico e documental.
Declarando-se a indispensabilidade de definir e estabelecer uma política arquivística, torna-se premente a constituição de um regulamento que parametrize a orgânica funcional do Arquivo Municipal, bem como os procedimentos técnicos e administrativos caucionando a valorização e preservação do agregado documental como património do concelho, decretando os princípios da organização, classificação, inventariação, conservação, difusão e acesso desse mesmo pecúlio.
Numa lógica de custo/benefício indissociável da entrada em vigor do presente Regulamento, e considerando que a sua natureza jurídica é, exclusivamente, executória e subordinada ao regime jurídico em vigor, importa, aqui, destacar que a latitude das medidas nele consagradas têm como objetivo central a devida clarificação e operacionalização do conjunto de conceitos e ou soluções procedimentais, legalmente consagradas, clarificação essa que irá, seguramente, beneficiar a simplificação da aprovação e execução dos procedimentos administrativos em causa.
Sendo inquestionável, para o efeito, que os custos centrados nesses procedimentos estão, manifestamente, associados ao dever de liquidação e cobrança das respetivas taxas, para além dos inerentes custos administrativos relacionados com a sua tramitação procedimental.
Nesta última componente do Regulamento, ou seja, custo das medidas projetadas, as mesmas são, pela sua natureza imaterial, dificilmente mensuráveis e ou quantificáveis, não sendo, objetivamente, possível apurar tal dimensão, junto dos seus destinatários.
Tudo isto, pese embora se reconheça que o presente Regulamento acaba por determinar e ou disciplinar um conjunto de condutas que deve ser adotado pelos seus destinatários - entidades públicas e privadas -, nas diferentes fases do processo nele reguladas.
Em cumprimento do disposto nos artigos 112.º e 241.º da Constituição da República Portuguesa e dos artigos 25.º, n.º 1 alínea g) e 33.º, n.º 1, alínea k) do Anexo I da Lei n.º 75/2013, de 12 de Setembro, na redação em vigor, a Assembleia Municipal da Nazaré na sessão ordinária de 29 de junho do corrente ano, aprovou o Regulamento do Arquivo Municipal da Nazaré, sob proposta da Câmara Municipal, que após a consulta pública prevista no artigo 101.º do novo Código do Procedimento Administrativo (aprovado em anexo ao Decreto-Lei n.º 4/2015, de 7 de janeiro), e publicação no Diário da República, entra em vigor no Município.
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
Artigo 1.º
Âmbito de aplicação, objeto e lei habilitante
1 - O presente Regulamento estabelece os princípios a que deve obedecer a recolha, seleção, eliminação, tratamento, conservação e consulta de documentos produzidos e rececionados pelo Município da Nazaré, preservados de forma a servirem como elementos de gestão e prova, podendo posteriormente ser empregados como elementos de estudo de carácter científico.
2 - O presente regulamento é elaborado ao abrigo do disposto no artigo 241.º da Constituição; da Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, alterada pela Portaria 1253/2009, de 14 de outubro; e do Decreto-Lei n.º 47/2004, de 3 de março.
Artigo 2.º
Definições
Em conformidade com a legislação em vigor, e para efeitos do presente Regulamento, são consideradas as seguintes definições:
a) Arquivo Corrente, em que os documentos são necessários, prioritariamente, à regular atividade da divisão, secção, setor ou gabinete que os produziu ou recebeu;
b) Arquivo Intermédio, em que os documentos, tendo deixado de ser de utilização corrente são utilizados ocasionalmente em propriedade da sua relevância administrativa;
c) Arquivo Histórico, em que os documentos, tendo, em geral, subtraído proficiência administrativa, são considerados de conservação permanente, para fins probatórios, informativos, de relevância cultural, patrimonial ou de interesse para trabalhos de investigação.
Artigo 3.º
Constituição
O Arquivo Municipal da Nazaré está incorporado na estrutura orgânica da Câmara Municipal da Nazaré, Serviços Municipalizados da Nazaré e Assembleia Municipal da Nazaré.
Artigo 4.º
Funções e Atribuições
1 - Ao Arquivo Municipal compete a gestão arquivística da documentação produzida e recebida pelo Município, independentemente do seu tipo de suporte ou formato, que se conserva para servir de testemunho, prova ou informação;
2 - Ao Arquivo Municipal competem entre outras, as seguintes funcionalidades:
a) Propor o sistema de gestão de documentos desde o momento da sua produção/receção;
b) Colaborar com os serviços na sua execução;
c) Concretizar a agregação da documentação;
d) Proceder à sua avaliação, seleção, eliminação, comunicação, difusão, conservação;
e) Proceder ao tratamento documental da mesma.
f) Acompanhar o tratamento arquivístico aplicado nos diferentes serviços municipais, competindo-lhe ainda intervir no sentido de uma gestão documental regular ou, pelo menos, devidamente controlada e extensiva a todos esses serviços;
g) Deverá ser chamado a pronunciar-se sobre matérias relativas à modernização administrativa e organizacional, assim como dar pareceres sobre questões relativas a infraestruturas, materiais e metodologias de trabalho a desenvolver na componente administrativa.
3 - No Arquivo Municipal deverá existir um ficheiro com as assinatura dos chefes e funcionários autorizados a visar as requisições.
Artigo 5.º
Competências do Arquivo Corrente
1 - Entende-se por arquivo corrente toda a documentação gerada ou recebida, cuja relevância é importante para o normal funcionamento de cada Divisão Municipal, Secção, Unidade, Setor ou Gabinete.
2 - Compete ao Arquivo Corrente a coordenação técnica da documentação à sua guarda, nomeadamente a produzida ou recebida pelo núcleo de expediente e a dos serviços sem competência prevista nesta matéria, com interesse em delegar a administração do seu arquivo. Cumpre-lhe, ainda:
a) Zelar pelo cumprimento das normas de circulação da documentação do e para o Arquivo Corrente, de acordo com os procedimentos estabelecidos;
b) Estabelecer, em harmonia com os vários serviços municipais, prazos de conservação da documentação remetida ao Arquivo;
c) Apoiar, sempre que necessário, a transferência de documentação para o Arquivo Intermédio;
d) Aplicar os critérios de registo de entrada e saída de documentação da organização;
e)...
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