Regulamento n.º 377/2017
| Data de publicação | 18 Julho 2017 |
| Seção | Parte H - Autarquias locais |
| Órgão | Município de Vale de Cambra |
Regulamento n.º 377/2017
Maria Catarina Lopes Paiva, Vereadora em regime de permanência na Câmara Municipal de Vale de Cambra, com competências delegadas por despacho do senhor Presidente da Câmara Municipal de 23.10.2013, torna público que a Câmara Municipal em reunião de 07-03-2017, deliberou submeter a consulta pública nos termos e para os efeitos do disposto no artigo 101.º do Código do Procedimento Administrativo (aprovado pelo Decreto-Lei n.º 4/2015, de 07.01) o Projeto de Regulamento do Arquivo Municipal de Vale de Cambra.
Durante o período de 30 dias úteis, a contar da data da publicação do presente projeto de regulamento no Diário da República, o citado documento que abaixo se transcreve na íntegra para os devidos efeitos, estará à disposição dos interessados para consulta pública no Gabinete da Divisão de Ação Social, Desporto, Educação e Cultura, átrio do edifício municipal, sedes das juntas de freguesia, nos horários de expediente, bem como no site institucional do município www.cm-valedecambra.pt, podendo, durante esse prazo, apresentar por escrito, em impresso próprio, as observações, sugestões ou reclamações dirigidas a esta Câmara Municipal.
Projeto de Regulamento do Arquivo Municipal de Vale de Cambra
Preâmbulo
A Câmara Municipal de Vale de Cambra tem efetuado procedimentos que visam a melhoria contínua e a modernização administrativa.
No âmbito dessa estratégia, tem vindo a desenvolver um sistema de gestão documental por forma a abranger todos os setores, a normalizar procedimentos administrativos e, simultaneamente, a preservar e a divulgar o acervo documental do Município.
Por conseguinte, o presente Regulamento define princípios de funcionamento do Arquivo Municipal de Vale de Cambra, formaliza a comunicação com as demais unidades orgânicas, com o público em geral e fomenta uma política de gestão integrada da informação produzida e recebida pela Câmara Municipal de Vale de Cambra.
CAPÍTULO I
Constituição e Atribuições
Artigo 1.º
Lei Habilitante
O presente Regulamento é elaborado pela Câmara Municipal de Vale de Cambra no uso das competências que lhe são conferidas pela alínea k) do n.º1 do artigo 33.º da Lei n.º 75/2013, pelo artigo 135.º e seguintes do Código do Procedimento Administrativo, com os poderes regulamentares que lhe são atribuídos pelo artigo 241.º da Lei Constitucional; fundamenta-se no Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro, no Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, na Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, com a redação atual, de 14 de outubro e referencia-se na forma como aceder aos documentos administrativos com base na Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto.
Artigo 2.º
Âmbito
O Arquivo Municipal de Vale de Cambra, adiante designado Arquivo Municipal, compreende toda a documentação em qualquer tipo de suporte, proveniente dos diferentes serviços municipais, bem como pela documentação procedente de arquivos privados que o Município de Vale de Cambra possua ou venha a adquirir.
Artigo 3.º
Atribuições
Ao Arquivo Municipal compete:
1 - Implementar a gestão integrada do sistema de informação/arquivo dos órgãos e serviços da autarquia, independentemente da idade ou fase, forma e suporte material dos documentos que os compõem.
2 - Propor e colaborar em medidas que visem o aperfeiçoamento organizacional, a racionalização dos serviços municipais e a modernização administrativa.
3 - Promover e controlar a incorporação de novos Sistemas de Informação.
4 - Conceder apoio técnico às entidades que o solicitem.
5 - Garantir a conservação, a segurança, a reprodução, a divulgação e a difusão dos Sistemas de Informação existentes no Arquivo Municipal.
6 - Fomentar o interesse pelo estudo das organizações do Município.
7 - Desenvolver e promover a extensão cultural e formativa.
CAPÍTULO II
Recolha
Artigo 4.º
Transferências de documentação
Os diferentes órgãos e serviços da Câmara Municipal de Vale de Cambra, devem efetuar, regularmente, o envio para o Arquivo Municipal de documentação, servindo como referência obrigatória o estabelecido pela Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, com a redação atual.
Artigo 5.º
Formalidades da Remessa
1 - As remessas de documentos para o Arquivo Municipal devem ser acordadas entre o responsável do serviço produtor e o responsável técnico do Arquivo Municipal, no que diz respeito à sua calendarização, tendo sempre em conta o grau de atualidade da documentação, os interesses dos serviços e as possibilidades de receção e acondicionamento.
2 - A documentação é acompanhada de um Auto de Entrega e de uma Guia de Remessa, de acordo com os anexos I e II, da Portaria n.º 412/2001 de 17 de abril com a redação atual, sendo o anexo II feito em triplicado e visado pelo responsável do órgão ou serviço remetente da dita documentação, e onde constarão os elementos referidos nos respetivos anexos.
Artigo 6.º
Procedimentos
A documentação é enviada pelo serviço produtor ao Arquivo Municipal obedecendo às seguintes condições:
1 - Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original.
2 - Em pastas e caixas de arquivo de modelo uniformizado, devidamente identificadas e acomodadas.
3 - Os processos e requerimentos serão sempre paginados, devendo intercalar-se, caso tenha sido retirado algum documento, em sua substituição, uma folha com a menção expressa do documento retirado e da qual contem a assinatura e o visto dos responsáveis do respetivo serviço.
4 - Os serviços devem evitar o envio de duplicados.
5 - Os serviços devem retirar materiais corrosivos que possam danificar a documentação, principalmente clipes, agrafos, alfinetes, entre outros.
CAPÍTULO III
Seleção
Artigo 7.º
Seleção e Avaliação
1 - A seleção dos documentos a conservar deve ser efetuada pelo Arquivo Municipal em colaboração com os serviços produtores, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de seleção.
2 - Os documentos, aos quais for reconhecido valor arquivístico, devem ser conservados no suporte original, exceto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 2 do artigo 12.º do presente Regulamento.
CAPÍTULO IV
Eliminação
Artigo 8.º
Competências de Eliminação
Compete ao...
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