Portaria n.º 999/2009, de 08 de Setembro de 2009
MINISTÉRIOS DA ECONOMIA E DA INOVAÇÃO E DA CULTURA Portaria n.º 999/2009 de 8 de Setembro A criação da Autoridade de Segurança Alimentar e Eco- nómica (ASAE), regulada pelo Decreto -Lei n.º 274/2007, de 30 de Julho, originou a extinção da Inspecção -Geral das Actividades Económicas, da Agência Portuguesa de Segurança Alimentar, I. P., e da Direcção -Geral de Fisca- lização e Controlo da Qualidade Alimentar.
Deste modo, para além do acervo documental próprio do novo organismo criado, cujo aumento contínuo nos serviços centrais e regionais é um bom exemplo, haverá ainda de ter em linha de conta o enorme manancial de documentos que existiam nos organismos extintos e que, obviamente, transitaram para Artigo 3.º Selecção 1 -- A selecção dos documentos a conservar permanente- mente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela ASAE, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção. 2 -- Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previa- mente autorizada nos termos do n.º 2 do artigo 10.º Artigo 4.º Tabela de selecção 1 -- A tabela de selecção consigna e sintetiza as dispo- sições relativas à avaliação documental. 2 -- A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações de produção documental. 3 -- Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a ASAE obter o parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
Artigo 5.º Remessas para arquivo intermédio 1 -- Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deve, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio. 2 -- As remessas de documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a ASAE vier a determinar.
Artigo 6.º Remessas para arquivo definitivo 1 -- Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, devem ser remetidos para arquivo definitivo, após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação. 2 -- As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
Artigo 7.º Formalidades das remessas 1 -- As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:
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Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
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O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação re- metida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
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A guia de remessa é feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário e o duplicado devolvido ao serviço de origem;
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O triplicado é provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição docu- mental, após ter sido conferido e completado com as referên- cias topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário. 2 -- Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II do presente Regulamento.
Artigo 8.º Eliminação 1 -- A eliminação dos documentos aos quais não for reco- nhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conserva- ção permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação, fixados na tabela de selecção.
A sua eliminação pode, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º 2 -- Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de avaliação e selecção, as instituições podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem, desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços. 3 -- A eliminação dos documentos que não estejam expressamente mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa da DGARQ. 4 -- A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios utiliza- dos, custos envolvidos e metodologias ecológicas de preservação do ambiente.
Artigo 9.º Formalidades da eliminação 1 -- As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:
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Serem acompanhados por um auto de eliminação, que faz prova do abate patrimonial;
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O auto de eliminação deve ser assinado pelo diri- gente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
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O referido auto é feito em duplicado, ficando o origi- nal no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para a DGARQ para conhecimento. 2 -- O modelo do auto de eliminação consta do anexo III do presente Regulamento.
Artigo 10.º Substituição do suporte 1 -- A substituição do suporte dos documentos será feita de forma que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO. 2 -- A substituição do suporte dos...
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