Portaria n.º 1197/2010, de 26 de Novembro de 2010
MINISTÉRIOS DA JUSTIÇA E DA CULTURA Portaria n.º 1197/2010 de 26 de Novembro O crescente aumento da documentação arquivada na Inspecção -Geral dos Serviços de Justiça justifica a adopção de critérios específicos de conservação permanente e de inutili- zação de documentos, em ordem à adequada gestão dos espaços de arquivo e à salvaguarda da documentação com interesse.
A possibilidade de proceder à eliminação de conjuntos documentais sem interesse representa inúmeras vantagens, quer em termos de racionalização dos procedimentos de gestão documental e de gestão de espaços quer em termos de eficácia e de rentabilização de meios.
Neste contexto, a presente portaria visa, assim, regulamentar a avaliação, selecção, determinação dos prazos de conservação administrativa e a eliminação dos documentos produzidos pela Inspecção -Geral dos Serviços de Justiça, bem como os procedimentos administrativos que lhes estão associados.
Nestes termos, e ao abrigo do disposto na alínea
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do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto -Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro: Manda o Governo, pelos Ministros da Justiça e da Cul- tura, o seguinte: Artigo 1.º É aprovado o Regulamento de Conservação Arquivís- tica da Inspecção -Geral dos Serviços de Justiça, que se publica em anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.
Artigo 2.º A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.
O Ministro da Justiça, Alberto de Sousa Martins, em 12 de Novembro de 2010. -- A Ministra da Cultura, Maria Gabriela da Silveira Ferreira Canavilhas, em 16 de Novembro de 2010. REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DA INSPECÇÃO -GERAL DOS SERVIÇOS DE JUSTIÇA 1.º Âmbito de aplicação O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências pela Inspecção -Geral dos Serviços de Justiça adiante designada por IGSJ. 2.º Avaliação 1 -- O processo de avaliação dos documentos do arquivo da IGSJ tem por objectivo a determinação do seu valor arquivístico, com vista à fixação do seu destino final: a conservação permanente ou eliminação. 2 -- Cabe à Direcção -Geral de Arquivos, adiante de- signada por DGARQ, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da IGSJ. 3.º Prazos de conservação administrativa 1 -- Por prazo de conservação administrativa entende- -se o período sob o qual os documentos ficam sob respon- sabilidade da IGSJ. 2 -- Cabe à IGSJ a atribuição dos prazos de conservação administrativa dos documentos. 3 -- Os referidos prazos de conservação administrativa são contados a partir da conclusão dos processos ou da data dos documentos, quando se trate de documentos integrados em colecção, de registos ou de dossiers. 4 -- Para efeitos do disposto no número anterior, exceptuam -se os documentos dispositivos, nomeada- mente as leis, despachos e regulamentos, cujos prazos de conservação são contados a partir do momento em que o documento deixa de estar em vigor. 4.º Tabela de selecção 1 -- A tabela de selecção, que constitui o anexo I da pre- sente portaria, fixa os prazos de conservação administrativa e consigna de forma sintetizada as disposições relativas ao destino final dos documentos de arquivo da IGSJ. 2 -- A tabela de selecção deve ser submetida a revi- sões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental. 3 -- Para efeitos do disposto nos n.º s 1 e 2, deve a IGSJ obter parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada e expressa nas folhas de recolha de dados, adiante designadas FRD, remetidas em formato electrónico. 5.º Selecção 1 -- A selecção dos documentos a conservar permanen- temente em arquivo definitivo deve ser efectuada de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção. 2 -- Deve ser sempre conservado o exemplar principal da série, excepto se vier...
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