Portaria n.º 39/2019
| Coming into Force | 28 Fevereiro 2019 |
| ELI | https://data.dre.pt/eli/port/39/2019/01/29/p/dre/pt/html |
| Data de publicação | 29 Janeiro 2019 |
| Section | Serie I |
| Órgão | Cultura e Planeamento e Infraestruturas |
Portaria n.º 39/2019
de 29 de janeiro
No âmbito da estratégia de modernização administrativa da CP - Comboios de Portugal, E. P. E., caracterizada pela simplificação, racionalização e automatização dos processos, cumpre criar as condições para uma eficaz gestão da informação.
As exigências do ambiente digital, orientadas por princípios de universalidade e interoperabilidade técnica e semântica tornam obrigatória a adaptação das bases instrumentais que regulem a gestão dos documentos de arquivo nos seus diversos tipos de suportes e formatos.
As portarias de gestão de documentos estabelecem regras e decisões em simultâneo para a classificação e a avaliação, tendo presente os modelos emergentes de gestão da informação assente em abordagens por processos de negócio. A sua aplicação assegura a organicidade do sistema de informação arquivística, permite reduzir de forma segura o volume dos documentos, garantir direitos e deveres no médio e longo prazo e salvaguardar a memória e o património arquivístico.
Nesta conformidade, a CP, consciente da importância do seu património arquivístico, das suas características únicas e do seu lugar, indelével, na história nacional entendeu ser fundamental, no cumprimento do quadro legal em vigor, elaborar o presente Regulamento.
Pretende-se, assim, definir de forma inequívoca os prazos de conservação e o destino final dos documentos, dotando os serviços de critérios objetivos em matéria de avaliação, seleção e eliminação de documentos.
Assim, nos termos do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro, do Despacho n.º 10791/2018, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 224, de 21 de novembro de 2018, e do Despacho n.º 2311/2016, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 32, de 16 de fevereiro de 2016, manda o Governo, pela Secretária de Estado da Cultura e pelo Secretário de Estado das Infraestruturas, o seguinte:
Artigo 1.º
Aprovação
É aprovado o Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Produzida no Exercício de Funções da CP com a respetiva tabela de seleção, anexo à presente portaria, da qual faz parte integrante.
Artigo 2.º
Entrada em vigor
O Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Produzida no Exercício de Funções da CP entra em vigor no 30.º dia seguinte ao da sua publicação.
A Secretária de Estado da Cultura, Ângela Carvalho Ferreira, em 14 de janeiro de 2019. - O Secretário de Estado das Infraestruturas, Guilherme Waldemar Goulão dos Reis d'Oliveira Martins, em 9 de janeiro de 2019.
ANEXO
REGULAMENTO PARA A CLASSIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DA INFORMAÇÃO PRODUZIDA NO EXERCÍCIO DE FUNÇÕES DA CP - COMBOIOS DE PORTUGAL, E. P. E.
CAPÍTULO I
Do objeto, natureza, âmbito, aplicação, garantias e definições
Artigo 1.º
Objeto e natureza do Regulamento
1 - O presente Regulamento é aplicável à classificação, avaliação, seleção, eliminação e conservação da informação arquivística produzida no exercício de funções da CP - Comboios de Portugal, E. P. E. (CP), dando origem a documentos e agregações, materializada em qualquer suporte, adiante designada apenas por informação.
2 - A aplicação do presente Regulamento pressupõe a implementação de um modelo de gestão de informação, predominantemente assente na abordagem funcional por processos de negócio.
Artigo 2.º
Âmbito de aplicação subjetivo
As disposições do presente Regulamento são aplicáveis à CP.
Artigo 3.º
Aplicação no tempo e produção de efeitos
1 - Sem prejuízo do disposto no ordenamento jurídico sobre a aplicação das leis no tempo, determina-se que o presente Regulamento:
a) É aplicável à informação produzida em data posterior à sua entrada em vigor;
b) Não produz efeitos sobre a informação produzida e acumulada em momento anterior à sua entrada em vigor.
2 - Nos casos abrangidos pela alínea b) do número anterior, a avaliação da informação deve ser realizada em conformidade com as orientações emanadas pelo órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos, adiante designado por órgão de coordenação, nos termos do n.º 6 do artigo 9.º
Artigo 4.º
Garantias do sistema de informação
1 - A CP deve estar dotada de sistemas de informação, adiante designados por SI, que assegurem a autenticidade, fidedignidade, integridade, usabilidade e acessibilidade no longo prazo à informação.
2 - Os SI devem apresentar características de segurança, confidencialidade, conformidade, inteligibilidade, sistematização.
3 - Para efeito do disposto no n.º 1, a CP deve dispor de um plano de preservação digital a aprovar pelo órgão de coordenação.
Artigo 5.º
Definições
Para efeitos do presente Regulamento, entende-se por:
a) «Agregação» o conjunto sequencial de documentos, com uma relação funcional, que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio. Neste sentido do termo, pode ser equiparado a um processo documental identificado na tabela de seleção pelos termos «inicia» e «termina»;
b) «Amostragem aleatória» o tipo de amostragem em que cada um dos casos do universo-alvo tem igual probabilidade de ser selecionado para fazer parte da amostra a preservar e que se supõe ser representativa de todas as características da população, aplicável aos processos de negócio cujo destino final atribuído é o de conservação parcial por amostragem;
c) «Avaliação» a atribuição de valor à informação, para efeitos de conservação ou de eliminação, fundamentada num conjunto de princípios e critérios;
d) «Avaliação suprainstitucional» a atribuição comum de prazos e destinos finais à informação resultante dos processos de negócio executados pela Administração Pública, derivando a sua conservação da natureza da intervenção da entidade pública;
e) «Classificação» o ato de associar um documento ou uma agregação a uma classe de 3.º ou, quando existente, de 4.º nível da estrutura de classificação fixado na tabela de seleção;
f) «Código» o sistema numérico não sequencial, com base numa estrutura hierárquica de blocos separados por ponto, remetendo sucessivamente para as funções, subfunções, processos de negócio e subdivisão de processos de negócio fixado na tabela de seleção. Para garantir o princípio da interoperabilidade, a atribuição do código de classificação é da responsabilidade do órgão de coordenação;
g) «Completude do processo de negócio» o critério de avaliação suprainstitucional aplicado a processos transversais. Implica o reconhecimento das entidades intervenientes no processo de negócio e da natureza da sua intervenção. A utilização deste critério pressupõe que o dono do processo de negócio é a entidade que detém o processo mais completo, integrando ainda, de forma parcelar, os contributos de todos os participantes. Valoriza a conservação da informação no dono do processo...
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