Portaria n.º 11/2019

 
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Portaria n.º 11/2019

de 14 de janeiro

A Infraestruturas de Portugal, S. A., resultou da fusão entre a Rede Ferroviária Nacional - REFER, E. P. E., e a EP - Estradas de Portugal, S. A., e tem por objeto a conceção, projeto, construção, financiamento, conservação, exploração, requalificação, alargamento e modernização das redes rodoviária e ferroviária nacionais, incluindo-se nesta última o comando e o controlo da circulação, sendo, para esse efeito, responsável pela gestão de infraestruturas, nos termos do contrato de concessão geral da rede rodoviária nacional e do contrato programa para a gestão da rede ferroviária nacional, ambos celebrados com o Estado, e dos contratos de concessão que com o mesmo venham a ser celebrados, bem como pela gestão das demais infraestruturas sob sua administração.

A Infraestruturas de Portugal, S. A., detém participações em três empresas, a saber: IP Engenharia, S. A., IP Património - Administração e Gestão Imobiliária, S. A., e IP Telecom, Serviços de Telecomunicações, S. A., doravante designadas em conjunto por Grupo IP.

Detentor de um relevante acervo documental produzido no exercício das suas atribuições, assume particular importância o estabelecimento de uma estratégia para a gestão, conservação e divulgação, através da definição de instrumentos normalizadores que regulem, independentemente dos suportes e dos ambientes tecnológicos utilizados, a classificação, a organização, a avaliação, a seleção, a substituição de suporte e o destino final dos documentos, tendo como objetivo a salvaguarda de direitos e deveres do Grupo IP e a preservação da memória coletiva.

Assim, nos termos do disposto no n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro, do Despacho n.º 10791/2018, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 224, de 21 de novembro, e do Despacho n.º 2311/2016, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 32, de 16 de fevereiro, manda o Governo, pela Secretária de Estado da Cultura e pelo Secretário de Estado das Infraestruturas, o seguinte:

Artigo 1.º

Aprovação

É aprovado o regulamento para a classificação e avaliação da informação produzida no exercício de funções da Infraestruturas de Portugal, S. A., e suas empresas participadas: IP Engenharia, S. A., IP Património - Administração e Gestão Imobiliária, S. A., e IP Telecom, Serviços de Telecomunicações, S. A., doravante designadas em conjunto por Grupo IP, a respetiva tabela de seleção, bem como os formulários de Auto de Eliminação e de Auto de Entrega, anexos à presente portaria, da qual fazem parte integrante.

Artigo 2.º

Entrada em vigor

O regulamento para a classificação e avaliação da informação produzida no exercício das funções das empresas do Grupo IP entra em vigor no 30.º dia seguinte ao da sua publicação.

A Secretária de Estado da Cultura, Ângela Carvalho Ferreira, em 14 de dezembro de 2018. - O Secretário de Estado das Infraestruturas, Guilherme Waldemar Goulão dos Reis d'Oliveira Martins, em 12 de dezembro de 2018.

ANEXO

REGULAMENTO PARA A CLASSIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DA INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA DO GRUPO IP

CAPÍTULO I

Do objeto, natureza, âmbito, aplicação, garantias e definições

Artigo 1.º

Objeto e natureza do regulamento

1 - O presente regulamento é aplicável à classificação, avaliação, seleção, eliminação e conservação da informação arquivística, produzida no exercício de funções do Grupo IP, dando origem a documentos e agregações, materializada em qualquer suporte, adiante designada apenas por informação.

2 - A aplicação do presente regulamento pressupõe a implementação de um modelo de gestão de informação, predominantemente assente na abordagem funcional por processos de negócio.

Artigo 2.º

Âmbito de aplicação subjetivo

As disposições do presente regulamento são aplicáveis ao Grupo IP.

Artigo 3.º

Aplicação no tempo e produção de efeitos

1 - Sem prejuízo do disposto no ordenamento jurídico sobre a aplicação das leis no tempo, determina-se que o presente regulamento:

a) É aplicável à informação produzida em data posterior à sua entrada em vigor;

b) Não produz efeitos sobre a informação produzida e acumulada em momento anterior à sua entrada em vigor.

2 - Nos casos abrangidos pela alínea b) do número anterior, a avaliação da informação deve ser realizada em conformidade com as orientações emanadas pelo órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos, adiante designado por órgão de coordenação, nos termos do disposto no n.º 9 do artigo 9.º

Artigo 4.º

Garantias do sistema de informação

1 - O Grupo IP deve estar dotado de sistemas de informação, adiante designados por SI, que assegurem a autenticidade, fidedignidade, integridade, usabilidade e acessibilidade no longo prazo à informação.

2 - Os SI devem apresentar características de fidedignidade, segurança, conformidade, inteligibilidade e sistematização.

3 - Para efeito do disposto no n.º 1, o Grupo IP deve manter um plano de preservação digital aprovado pelo órgão de coordenação.

Artigo 5.º

Definições

1 - Para efeitos do presente regulamento, entende-se por:

a) Agregação - o conjunto sequencial de documentos, com uma relação funcional, que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio. Neste sentido do termo, pode ser equiparado a um processo documental ou uma tipologia de ocorrências;

b) Amostragem aleatória - o tipo de amostragem em que cada um dos casos do universo-alvo tem igual probabilidade de ser selecionado para fazer parte da amostra a preservar e que se supõe ser representativa de todas as características da população, aplicável aos processos de negócio cujo destino final atribuído é o de conservação parcial por amostragem;

c) Avaliação - a atribuição de valor à informação, para efeitos de conservação ou de eliminação, fundamentada num conjunto de princípios e critérios;

d) Avaliação supra-institucional - a atribuição comum de prazos e destinos finais à informação resultante dos processos de negócio executados pela Administração Pública, derivando a sua conservação da natureza da intervenção da entidade pública;

e) Classificação - o ato de associar um documento ou uma agregação a uma classe de 3.º ou, quando existente, de 4.º nível da estrutura de classificação fixado na tabela de seleção;

f) Código - o sistema numérico não sequencial, com base numa estrutura hierárquica de blocos separados por ponto, remetendo sucessivamente para as funções, subfunções, processos de negócio e subdivisão de processos de negócio fixado na tabela de seleção. Para garantir o princípio da interoperabilidade a atribuição do código de classificação é da responsabilidade do órgão de coordenação;

g) Completude do processo de negócio - o critério de avaliação supra-institucional aplicado a processos transversais. Implica o reconhecimento das entidades intervenientes no processo de negócio e da natureza da sua intervenção. A utilização deste critério pressupõe que o dono do processo de negócio é a entidade que detém o processo mais completo, integrando ainda, de forma parcelar, os contributos de todos os participantes. Valoriza a conservação da informação no dono do processo, em detrimento da materialização parcelar em produtor participante. Possibilita a eliminação das partes dos processos documentais que se encontram nos SI das entidades produtoras participantes;

h) Conservação - o destino final atribuído a processos de negócio para a preservação total e permanente;

i) Conservação parcial por amostragem - o destino final atribuído a processos de negócio para a preservação permanente de uma amostra recolhida segundo critérios aleatórios e mediante aplicação de uma fórmula;

j) Desativação de processos de negócio - a operação que consiste em suspender a produção de efeitos das decisões atribuídas a uma classe de 3.º nível ou de 4.º nível, por a competência deixar de estar atribuída à entidade;

k) Descrição - a caracterização das instâncias da estrutura de classificação, através de uma exposição dos seus traços distintivos, fixada na tabela de seleção. A descrição a 3.º nível prevê a identificação genérica da sequência de atividades, do início ao termo do processo de negócio;

l) Destino final - a decisão, com base na avaliação da informação para efeitos de conservação, de conservação parcial por amostragem ou de eliminação, atribuída a processos de negócio e fixada na tabela de seleção;

m) Documento - a informação criada, recebida e mantida em suporte digital ou analógico, a título probatório e informativo por uma entidade, no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas atividades. Também denominado documento de arquivo;

n) Dono de processo - a entidade responsável pela condução do processo de negócio, pelo produto final e pelo garante da conservação da sua informação por o deter na sua completude, fixada na tabela de seleção;

o) Eliminação - o destino final atribuído a processos de negócio para a destruição total e definitiva;

p) Entrega - a remessa de documentos e agregações de um espaço de armazenamento, depósito ou servidor, para outro, com ou sem alteração de responsabilidade ou de propriedade;

q) Forma de contagem do prazo - a instrução que define o momento a partir do qual é iniciada a contagem do prazo de conservação administrativa fixada na tabela de seleção, nos termos abaixo indicados:

1) Conforme disposição legal - o momento em que se inicia a contagem é determinado por lei;

2) Data do início do procedimento - o momento em que se inicia a contagem é determinado pela abertura da agregação ou produção do primeiro ato do procedimento, como é o caso do «Registo biográfico»;

3) Data de emissão do título - o momento em que se inicia a contagem é determinado pela produção do documento de validação ou reconhecimento;

4) Data da conclusão do procedimento - o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo encerramento da agregação ou produção do último ato do procedimento, como é o caso de «Manutenção e reparação de bens móveis duradouros»;

5) Data da cessação da vigência - o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo término da produção de efeitos...

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