Portaria n.º 292/85, de 20 de Maio de 1985
Portaria n.º 292/85 de 20 de Maio Considerando as vantagens funcionais que representa o uso da microfilmagem para os diferentes serviços centrais e regionais da Direcção-Geral da Inspecção Económica; Considerando as importantes vantagens funcionais e económicas que advirão da possibilidade de inutilização de livros, papéis e algumas espécies de processos e inquéritos findos, desde há muitos anos arquivados e já sem interesse judicial, administrativo ou técnico, sem prévia microfilmagem, que, por dispendiosa, não apresentaria qualquer razão de utilidade; Considerando, por último, a necessidade de assegurar a conservação de documentos ou processos de interesse histórico, cultural ou outro atendível, bem como regulamentar a microfilmagem, conservação e destruição da documentação em arquivo naquela Direcção-Geral: Manda o Governo da República Portuguesa, ao abrigo do disposto no n.º 1 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, pelo Ministro do Comércio e Turismo, o seguinte: 1.º - 1 - A documentação constante do mapa anexo ao presente diploma poderá ser inutilizada, imediatamente, após microfilmagem.
2 - Quando se não use da faculdade prevista no n.º 1, o prazo de conservação em arquivo daquela documentação é de 5 anos.
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Nas operações de microfilmagem observar-se-ão as seguintes formalidades: a) A microfilmagem será, em princípio, efectuada pela sucessão de fotogramas preenchendo várias microfichas; b) Cada microficha conterá, no seu início, uma declaração de que os fotogramas nela registados serão reproduções exactas dos originais, devendo esta declaração ser assinada pelo responsável do sector onde se processa a microfilmagem; c) De cada microficha haverá um original, arquivado em absolutas condições de segurança e salubridade, e um ou mais duplicados, arquivados no local dos serviços a que digam respeito, para uso exclusivo dos mesmos.
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O responsável do sector onde se processam as operações de microfilmagem garantirá a regularidade das mesmas, bem como a segurança e inutilização dos documentos, de modo a impedir a sua leitura ou inutilização.
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Cumprido o disposto nos números anteriores, proceder-se-á à inutilização dos originais, através de máquinas de destruição de papel e incineração, esta última se o aconselhar a natureza da documentação a inutilizar, sem prejuízo, porém, do estabelecido no n.º 2 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, lavrando-se em livro próprio auto de inutilização de documentos.
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