Portaria n.º 684/2006, de 04 de Julho de 2006
Portaria n.o 684/2006
de 4 de Julho
A Portaria n.o 33/99, de 20 de Janeiro, aprovou o Regulamento Arquivístico da Secretaria-Geral do Ministério da Educaçáo.
As alteraçóes, entretanto, introduzidas na estrutura orgânica da Secretaria-Geral pelo Decreto Regulamentar n.o 12/2004, de 28 de Abril, na sequência da missáo e competências que lhe sáo atribuídas pelo Decreto-Lei n.o 208/2002, de 17 de Outubro, tornaram imperioso proceder à revisáo da referida portaria.
A Secretaria-Geral do Ministério da Educaçáo, à semelhança da grande maioria dos serviços da Administraçáo Pública, tem vindo a assistir ao crescimento exponencial da documentaçáo de arquivo, gerador de custos e ineficiências que importa reduzir.
A possibilidade de proceder à eliminaçáo de conjuntos documentais, sem qualquer valor patrimonial e com os prazos de conservaçáo já prescritos, representa, para as várias unidades orgânicas deste serviço central e para os seus arquivos, inúmeras vantagens, quer em termos de racionalizaçáo dos procedimentos de gestáo documental e de gestáo de espaços, quer em termos de eficácia e de rentabilizaçáo de meios.
Por outro lado, permite a assunçáo mais objectiva das suas novas competências na salvaguarda da documentaçáo com valor histórico, científico, arquitectónico, pedagógico ou cultural e na sua divulgaçáo.
A presente portaria visa, assim, regulamentar a avaliaçáo, selecçáo e determinaçáo dos prazos de conservaçáo administrativa e a eliminaçáo dos documentos produzidos pela Secretaria-Geral do Ministério da Educaçáo, bem como os procedimentos administrativos que lhes estáo associados.
Nestes termos, ao abrigo do disposto na alínea a) do n.o 1 do artigo 1.o do Decreto-Lei n.o 447/88, de 10 de Dezembro, e no n.o 2 do artigo 2.o do Decreto-Lei n.o 121/92, de 2 de Julho:
Manda o Governo, pelas Ministras da Educaçáo e da Cultura, o seguinte:
-
o É aprovado o Regulamento Arquivístico da Secretaria-Geral do Ministério da Educaçáo, anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.
-
o É revogada a Portaria n.o 33/99, de 20 de Janeiro.
-
o A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicaçáo.
Em 9 de Junho de 2006.
A Ministra da Educaçáo, Maria de Lurdes Reis Rodrigues. - A Ministra da Cultura, Maria Isabel da Silva Pires de Lima.
REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DA SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA EDUCAçÁO
Artigo 1.o
Âmbito de aplicaçáo
O presente Regulamento é aplicável à documentaçáo produzida e recebida pela Secretaria-Geral do Minis-tério da Educaçáo no âmbito das suas atribuiçóes e competências.
Artigo 2.o Avaliaçáo
1 - O processo de avaliaçáo dos documentos dos arquivos da Secretaria-Geral do Ministério da Educaçáo tem por objectivo a determinaçáo do seu valor para efeitos da respectiva conservaçáo permanente ou eliminaçáo, findos os respectivos prazos de conservaçáo em fase activa e semiactiva.
2 - É da responsabilidade da Secretaria-Geral do Ministério da Educaçáo a atribuiçáo dos prazos de conservaçáo dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 - Os prazos de conservaçáo sáo os que constam da tabela de selecçáo, anexo I do presente Regulamento. Os referidos prazos de conservaçáo sáo contados a partir da data final dos procedimentos administrativos.
4 - Sempre que uma série náo estiver prevista numa determinada actividade, aplicam-se, por analogia, as orientaçóes estabelecidas para as séries homólogas constantes da tabela de selecçáo.
5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinaçáo do destino final dos documentos, sob proposta da Secretaria-Geral do Ministério da Educaçáo.
Artigo 3.o Selecçáo
1 - A selecçáo dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela Secretaria-Geral do Ministério da Educaçáo, de acordo com as orientaçóes estabelecidas na tabela de selecçáo.
2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituiçáo seja previamente autorizada nos termos do n.o 2 do artigo 10.o
Artigo 4.o
Tabela de selecçáo
1 - A tabela de selecçáo consigna e sintetiza as disposiçóes relativas à avaliaçáo documental.
2 - A tabela de selecçáo deve ser submetida a revisóes, com vista à sua adequaçáo às alteraçóes da produçáo documental.
3 - Para efeitos do disposto no n.o 2, deve a Secretaria-Geral do Ministério da Educaçáo obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
Artigo 5.o
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservaçáo em fase activa, a documentaçáo com reduzidas taxas de utilizaçáo deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecçáo, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 - As remessas dos documentos para arquivo inter-médio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que cada uma das unidades orgânicas da Secretaria-Geral do Ministério da Educaçáo vier a deter-minar.
Artigo 6.o
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos e ou a informaçáo cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservaçáo permanente, de acordo com a tabela de selecçáo, deveráo ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservaçáo.
2 - As remessas náo podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
Artigo 7.o
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.o e 6.o devem obedecer às seguintes formalidades:
-
Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova; b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificaçáo e controlo da documentaçáo remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo; c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem; d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descriçáo documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informaçáo pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboraçáo do respectivo inventário.
2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores sáo os que constam do anexo II do presente Regulamento.
Artigo 8.o
Eliminaçáo de documentos
1 - A eliminaçáo dos documentos aos quais náo for reconhecido valor arquivístico, náo se justificando a sua conservaçáo permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservaçáo fixados na tabela de selecçáo. A sua eliminaçáo poderá, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposiçóes do artigo 10.o
2 - Sem embargo da definiçáo dos prazos mínimos de conservaçáo estabelecidos na tabela de avaliaçáo e selecçáo, as instituiçóes podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem, desde que náo prejudique o bom funcionamento dos serviços.
3 - A eliminaçáo dos documentos que náo estejam mencionados na tabela de selecçáo carece de autorizaçáo expressa do IAN/TT.
4 - A eliminaçáo dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivístico (conservaçáo permanente) só poderá ser efectuada desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposiçóes do artigo 10.o
5 - A decisáo sobre o processo de eliminaçáo deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
Artigo 9.o
Formalidades da eliminaçáo
1 - As eliminaçóes dos documentos mencionados no artigo 8.o devem obedecer às seguintes formalidades:
-
Serem acompanhadas de um auto de eliminaçáo que fará prova do abate patrimonial; b) O auto de eliminaçáo deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo; c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminaçáo, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT para conhecimento.
2 - O modelo consta do anexo III do presente Regulamento.
Artigo 10.o
Substituiçáo do suporte
1 - A substituiçáo do suporte dos documentos é permitida desde que seja garantida a sua preservaçáo, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta, nos termos legais.
2 - A substituiçáo do suporte dos documentos a que alude o n.o 2 do artigo 3.o do presente Regulamento só pode ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.o 2 do artigo 5.o do Decreto-Lei n.o 121/92, de 2 de Julho.
Artigo 11.o
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade dos arquivos da Secretaria-Geral do Ministério da Educaçáo atenderá a critérios de confidencialidade da informaçáo, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
Artigo 12.o Fiscalizaçáo
Compete ao IAN/TT a inspecçáo sobre a execuçáo do disposto na presente portaria.
ANEXO I
Tabela de selecçáo
Prazos de conservaçáo
Fase activa Fase semi-activa
Número de referência
Área temático-funcional Série Prazo de conservaçáo
Observaçóes
1 Administraçáo e gestáo .... Documentos preparatórios à elaboraçáo de diplomas legais.
(1)3 2 C (1) Após publicaçáo.Número de referência
Área temático-funcional Série Prazo de conservaçáo
Prazos de conservaçáo
Fase activa Fase semi-activa
Observaçóes
Estudos preparatórios para a socie-dade de informaçáo e o governo electrónico.
2
(2)
-
C
(2) Enquanto útil.
Processo de acompanhamento da reforma da Administraçáo Pública.
3
(2)
-
C
4
Estudos preparatórios para a criaçáo dos quadros privativos do ME.
5
5
C
5
Documentaçáo relativa à Comissáo de
Revisáo dos Institutos Públicos.
(3)3
2
C
(3) Após revisáo.
6
Processos de candidatura a projectos de financiamento.
5
5
C
(4) Informaçáo recuperável na Secretaria de Estado da Administraçáo Pública.
8
Processo relativo a greves .........
3
2
(4)E
7
Planos e relatórios de actividades ....
2
3
C
9
Actas de reunióes...
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