Portaria n.º 32/2008, de 11 de Janeiro de 2008
MINISTÉRIOS DA JUSTIÇA E DA CULTURA Portaria n.º 32/2008 de 11 de Janeiro A Direcção -Geral de Reinserção Social tem vindo a deparar -se, na sequência da sua actividade, com problemas de gestão e conservação do seu acervo documental.
O presente diploma visa instituir um conjunto de normas que regulem o ciclo de vida da documentação de arquivo, no sentido da valorização do património arquivístico da Direcção -Geral de Reinserção Social.
Trata -se do primeiro diploma legal deste género dirigido a esta instituição, com vista à avaliação, selecção, preser- vação, transferência, substituição de suportes, eliminação e incorporação em arquivo definitivo.
Foram ouvidas a Direcção -Geral de Reinserção Social e a Direcção -Geral de Arquivos.
Nestes termos, e ao abrigo do disposto no n.º 1 do artigo 1.º do Decreto -Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro: Manda o Governo, pelos Ministros da Justiça e da Cul- tura, o seguinte: 1.º É aprovado o Regulamento de Conservação Ar- quivística da Direcção -Geral de Reinserção Social, pu- blicado em anexo ao presente diploma, do qual faz parte integrante. 2.º A presente portaria entra em vigor 30 dias após a sua publicação.
Em 12 de Dezembro de 2007. Pelo Ministro da Justiça, José Manuel Vieira Conde Ro- drigues, Secretário de Estado Adjunto e da Justiça. -- A Mi- nistra da Cultura, Maria Isabel da Silva Pires de Lima.
ANEXO REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DA DIRECÇÃO -GERAL DE REINSERÇÃO SOCIAL 1.º Âmbito de aplicação O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e com- petências, pela Direcção -Geral de Reinserção Social, adiante designada por DGRS. 2.º Avaliação 1 -- O processo de avaliação dos documentos da DGRS tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, fin- dos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semi -activa. 2 -- É da responsabilidade da DGRS a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semi -activa. 3 -- Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, anexo I do presente Regulamento. 4 -- Os referidos prazos de conservação são contados a partir do momento em que os processos, colecções, registos ou dossiers encerram em termos administrativos e não há qualquer possibilidade de serem reabertos. 5 -- Cabe à Direcção -Geral de Arquivos, adiante de- signada por DGARQ, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da DGRS. 3.º Selecção 1 -- A selecção dos documentos a conservar perma- nentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada da DGRS, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção. 2 -- Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previa- mente autorizada nos termos do n.º 2 do artigo 10.º 4.º Tabela de selecção 1 -- A tabela de selecção consigna e sintetiza as dispo- sições relativas à avaliação documental. 2 -- A tabela de selecção deve ser submetida a revi- sões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental. 3 -- Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a DGRS obter parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada. 5.º Remessas para arquivo intermédio 1 -- Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio. 2 -- As remessas dos documentos para arquivo intermé- dio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a DGRS vier a determinar. 6.º Remessas para arquivo definitivo 1 -- Os documentos e ou a informação contida em su- porte micrográfico cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selec- ção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação. 2 -- As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais. 7.º Formalidades das remessas 1 -- As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:
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Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
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O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documen- tação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
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A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devol- vido ao serviço de origem;
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O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário. 2 -- Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II do presente Regulamento. 8.º Eliminação 1 -- A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.
A sua eliminação poderá, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º 2 -- Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de avaliação e selecção, as instituições podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem, desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços. 3 -- A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa da DGARQ. 4 -- A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios utilizados, custos envolvidos e metodologias ecológicas de preservação do ambiente. 9.º Formalidades da eliminação 1 -- As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:
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Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;
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O auto de eliminação deve ser assinado pelo diri- gente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
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O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para a DGARQ para conhecimento. 2 -- O modelo consta do anexo III do presente Regu- lamento. 10.º Substituição do suporte 1 -- A substituição de suporte dos documentos é feita de forma que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO. 2 -- A substituição de suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do artigo 3.º só pode ser efectuada mediante parecer favorável da DGARQ, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto -Lei n.º 121/92, de 2 de Junho. 3 -- Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata -- 1.ª geração, com valor de original), um duplicado do trabalho realizado a partir da matriz (positivo em sais de prata -- 2.ª geração) e uma cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital.
Das séries que tenham como destino final a eli- minação é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de consulta. 4 -- Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emen- das, nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade. 5 -- Os microfilmes deverão conter termos de abertura e encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do responsável da instituição detentora da documentação e da entidade responsável pela execução da transferência de suportes.
Estes deverão conter a descrição dos documentos e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade definidos pela ISO. 6 -- De todos os rolos deverá ser elaborada uma ficha descritiva com vista à avaliação dos pressupostos técnicos que antecedem a eliminação.
Esta ficha deverá conter a identificação da documentação microfilmada, o controlo de qualidade, óptico, físico, químico e arquivístico do novo suporte produzido. 7 -- As matrizes em sais de prata das séries de conserva- ção permanente, deverão ser acondicionados em materiais adequados e armazenados em espaços próprios, com tem- peratura, humidade relativa e qualidade de ar controladas, de acordo com o exigido pela ISO para microfilmes de conservação permanente. 8 -- Os procedimentos da microfilmagem deverão ser definidos em regulamento próprio da DGRS tendo em consideração os pontos acima referidos. 9 -- As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto -Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro. 10 -- Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto -Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de docu- mentação de conservação permanente apenas será possível mediante autorização expressa do organismo coordenador da política arquivística, a quem competirá a definição dos seus pressupostos técnicos. 11 -- A DGARQ, na sua acção fiscalizadora, reserva -se o direito de realizar testes aos filmes executados. 11.º Acessibilidade e comunicabilidade O acesso e comunicabilidade do arquivo da DGRS, atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral. 12.º Fiscalização Compete à DGRAQ a inspecção sobre a execução do disposto na presente portaria.
Classificação Subdivisão Orgânica funcional Serviços Centrais Número de referência Série e ou subsérie Prazos de...
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