Portaria n.º 30/2007, de 05 de Janeiro de 2007
Portaria n.o 30/2007
de 5 de Janeiro
Nas últimas décadas a Transportes Aéreos Portugueses, S. A., adiante designada por TAP, S. A., foi sujeita a uma dinâmica que, para além do seu crescimento enquanto organizaçáo, teve como consequência um aumento substancial da produçáo documental.
Dadas as características únicas desta instituiçáo e do seu lugar, indelével, na história nacional, entendeu a TAP, S. A., ser fundamental, no cumprimento do quadro legal em vigor e consciente da importância do seu patri-
86 mónio arquivístico, implementar uma política consentânea com a racionalizaçáo do processo de gestáo documental.
Elaborou-se o presente regulamento arquivístico na perspectiva de definir de forma inequívoca os prazos de conservaçáo e o destino final dos documentos, dotando os serviços de critérios objectivos em matéria de avaliaçáo, selecçáo e eliminaçáo de documentos.
Nestes termos, ao abrigo do disposto na alínea a) do n.o 1 do artigo 1.o do Decreto-Lei n.o 447/88, de 10 de Dezembro, manda o Governo, pelos Ministros das Obras Públicas, Transportes e Comunicaçóes e da Cultura, o seguinte:
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o É aprovado o Regulamento de Conservaçáo Arquivística da Transportes Aéreos Portugueses, S. A., que se publica em anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.
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o Sáo revogadas as Portarias n.os 45/85, de 22 de Janeiro, e 770/89, de 5 de Setembro.
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o A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicaçáo.
Em 12 de Dezembro de 2006.
O Ministro das Obras Públicas, Transportes e Comunicaçóes, Mário Lino Soares Correia. - A Ministra da Cultura, Maria Isabel da Silva Pires de Lima.
REGULAMENTO DE CONSERVAçÁO ARQUIVÍSTICA DA TRANSPORTES AÉREOS PORTUGUESES, S. A.
Artigo 1.o
Âmbito da aplicaçáo
O presente Regulamento é aplicável à documentaçáo produzida e recebida, no âmbito das suas atribuiçóes e competências, pela Transportes Aéreos Portugueses, S. A., adiante designada por TAP, S. A.
Artigo 2.o
Avaliaçáo
1 - O processo de avaliaçáo dos documentos do arquivo da TAP, S. A., tem por objectivo a determinaçáo do seu valor para efeitos da respectiva conservaçáo permanente ou eliminaçáo, findos os respectivos prazos de conservaçáo em fase activa e semiactiva.
2 - É da responsabilidade da TAP, S. A., a atribuiçáo dos prazos de conservaçáo dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 - Os prazos de conservaçáo sáo os que constam da tabela de selecçáo, anexo I do presente Regulamento.
4 - Os referidos prazos de conservaçáo sáo contados a partir do momento em que os processos, colecçóes, registos ou dossiers encerram em termos administrativos e náo há qualquer possibilidade de serem reabertos.
5 - A selecçáo dos documentos de conservaçáo permanente parcial na tabela de selecçáo designada por CPP ficará a cargo de uma comissáo de avaliaçáo interna a designar pela TAP, S. A., devendo incluir, necessariamente, entre outros, parecer de um arquivista e do responsável máximo de cada área de actuaçáo a que reportam as séries documentais.
6 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinaçáo do destino final dos documentos, sob proposta da TAP, S. A.
Artigo 3.o
Selecçáo
1 - A selecçáo dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela TAP, S. A., de acordo com as orientaçóes estabelecidas na tabela de selecçáo.
2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituiçáo seja previamente autorizada, nos termos do artigo 10.o
Artigo 4.o
Tabela de selecçáo
1 - A tabela de selecçáo consigna e sintetiza as disposiçóes relativas à avaliaçáo documental.
2 - A tabela de selecçáo deve ser submetida a revisóes com vista à sua adequaçáo às alteraçóes da produçáo documental.
3 - Para efeitos do disposto no n.o 2, deve a TAP, S. A., obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
Artigo 5.o
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservaçáo em fase activa, a documentaçáo com reduzidas taxas de utilizaçáo deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecçáo, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 - As remessas dos documentos para arquivo inter-médio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a TAP, S. A., vier a determinar.
Artigo 6.o
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos e ou a informaçáo contida em suporte micrográfico cujo valor arquivístico justifique a sua conservaçáo permanente, de acordo com a tabela de selecçáo, deveráo ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservaçáo.
2 - As remessas náo podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
Artigo 7.o
Formalidade das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.o e 6.o devem obedecer às seguintes formalidades:
a) Ser acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova;b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificaçáo e controlo da documentaçáo remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo; c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem; d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descriçáo documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informaçáo pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboraçáo do respectivo inventário.
2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores sáo os que constam do anexo II do presente Regulamento.
Artigo 8.o
Eliminaçáo
1 - A eliminaçáo dos documentos aos quais náo for reconhecido valor arquivístico, náo se justificando a sua conservaçáo permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservaçáo fixados na tabela de selecçáo. A sua eliminaçáo poderá, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposiçóes do artigo 10.o
2 - Sem embargo da definiçáo dos prazos mínimos de conservaçáo estabelecidos na tabela de avaliaçáo e selecçáo, as instituiçóes podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem desde que náo prejudiquem o bom funcionamento dos serviços.
3 - A eliminaçáo dos documentos que náo estejam mencionados na tabela de selecçáo carece de autorizaçáo expressa do IAN/TT.
4 - A eliminaçáo dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivístico (conservaçáo permanente) só poderá ser efectuada desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposiçóes do artigo 10.o
5 - A decisáo sobre o processo de eliminaçáo deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
Artigo 9.o
Formalidades da eliminaçáo
1 - As eliminaçóes dos documentos mencionados no artigo 8.o devem obedecer às seguintes formalidades:
a) Serem acompanhadas de um auto de eliminaçáo que fará prova do abate patrimonial; b) O auto de eliminaçáo deverá ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo; c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminaçáo, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT para conhecimento.
2 - O modelo de auto de eliminaçáo consta do anexo III ao presente Regulamento.
Artigo 10.o
Substituiçáo do suporte
1 - A substituiçáo de documentos originais em suporte de papel por microfilme deverá ser realizada quando funcionalmente justificável.
2 - A microfilmagem é feita na observância das normas técnicas definidas pela International Organization for Standardization, abreviadamente designada por ISO, de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informaçáo no novo suporte.
3 - Das séries de conservaçáo permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.a geraçáo, com valor de original), um duplicado de trabalho a partir da matriz (positiva em sais de prata - 2.a geraçáo) e uma cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital. Das séries que tenham como destino final a eliminaçáo é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de consulta.
4 - Os microfilmes náo podem sofrer cortes ou emendas nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alteraçóes que ponham em causa a sua integridade e autenticidade.
5 - Os microfilmes deveráo conter termos de abertura e encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do responsável da instituiçáo detentora da documentaçáo e da entidade responsável pela execuçáo da transferência de suportes. Estes deveráo conter a descriçáo dos documentos e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade definidos pela ISO.
6 - De todos os rolos produzidos deverá ser elaborada:
a) Ficha descritiva com os dados relativos à documentaçáo microfilmada; b) Ficha de controlo de qualidade, óptico, físico, químico e arquivístico do novo suporte documental produzido.
7 - As matrizes e os duplicados em sais de prata das séries de conservaçáo permanente deveráo ser acondicionados em materiais adequados e armazenados em espaços próprios, com temperatura, humidade relativa e qualidade do ar controladas, de acordo com o exigido pela ISO para microfilmes de conservaçáo permanente.
8 - Os procedimentos da microfilmagem deveráo ser definidos em regulamento próprio do Arquivo Central, tendo em consideraçáo os pontos acima referidos.
9 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.o do Decreto-Lei n.o 447/88, de 10 de Dezembro.
10 - Nos termos do n.o 2 do artigo 5.o do Decreto-Lei n.o 121/92, de 2 de Julho, a substituiçáo de suporte de documentaçáo de conservaçáo...
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