Portaria n.º 1389/2006, de 12 de Dezembro de 2006
de 12 de Dezembro
A Secretaria-Geral do Ministério da Justiça, à semelhança da grande maioria dos serviços da Administraçáo Pública, tem vindo a assistir ao crescimento exponencial da documentaçáo de arquivo, gerador de custos e ineficiências que importa reduzir.
O crescente aumento da documentaçáo produzida e recebida na Secretaria-Geral do Ministério da Justiça justifica a adopçáo de critérios específicos de conservaçáo permanente e de inutilizaçáo de documentos, em ordem adequada à gestáo dos espaços de arquivo e à salvaguarda de documentaçáo com interesse histórico.
A possibilidade de proceder à eliminaçáo de conjuntos documentais, sem qualquer valor patrimonial e com os prazos de conservaçáo já prescritos, representa, para as várias unidades orgânicas deste serviço central e para os seus arquivos, inúmeras vantagens, quer em termos de racionalizaçáo dos procedimentos de gestáo documental e de gestáo de espaços quer em termos de eficácia e de rentabilizaçáo de meios.
Por outro lado, permite a assunçáo mais objectiva das suas novas competências na salvaguarda da documentaçáo com valor histórico, científico, pedagógico ou cultural e na sua divulgaçáo.
Foi ouvido o Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, nos termos da alínea s) do n.o 1 do artigo 3.o do Decreto-Lei n.o 60/97, de 20 de Março.
Nestes termos e ao abrigo das disposiçóes conjugadas da alínea a) do n.o 1 do artigo 1.o do Decreto-Lei n.o 447/88, de 10 de Dezembro, do n.o 2 do artigo 2.o do Decreto-Lei n.o 121/92, de 2 de Julho, e da alínea c) do artigo 3.o do Decreto-Lei n.o 16/93, de 23 de Janeiro, manda o Governo, pelos Ministros da Justiça e da Cultura, o seguinte:
Artigo 1.o Objecto
É aprovado o Regulamento Arquivístico da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça, que se publica em anexo ao presente diploma e que dele faz parte integrante.
Artigo 2.o
Entrada em vigor
O Regulamento Arquivístico da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça entra em vigor no dia seguinte à sua publicaçáo.
Em 21 de Novembro de 2006.
Pelo Ministro da Justiça, José Manuel Vieira Conde Rodrigues, Secretário de Estado Adjunto e da Justiça. - Pela Ministra da Cultura, Mário Vieira de Carvalho, Secretário de Estado da Cultura.
REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DA SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIçA
Artigo 1.o
Âmbito de aplicaçáo
O presente Regulamento é aplicável a toda a documentaçáo produzida e recebida no âmbito das suas atribuiçóes e competências pela Secretaria-Geral do Minis-tério da Justiça, adiante designada por SGMJ.
Artigo 2.o Avaliaçáo
1 - O processo de avaliaçáo dos documentos do arquivo da SGMJ tem por objectivo a determinaçáo do seu valor para efeitos da respectiva conservaçáo permanente ou eliminaçáo, findos os respectivos prazos de conservaçáo em fase activa e semiactiva.
2 - É da responsabilidade da SGMJ a atribuiçáo dos prazos de conservaçáo dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 - Os prazos de conservaçáo sáo os que constam da tabela de selecçáo do anexo I do presente Regulamento, que dele faz parte integrante.
4 - Os prazos referidos no número anterior sáo contados a partir do momento em que os processos, colecçóes, registos ou dossiers sejam declarados administrativamente encerrados.
5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinaçáo do destino final dos documentos, sob proposta da SGMJ.
Artigo 3.o Selecçáo
1 - A selecçáo dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela SGMJ, de acordo com as orientaçóes estabelecidas na tabela de selecçáo.
2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituiçáo seja previamente autorizada nos termos do n.o 3 do artigo 10.o
Artigo 4.o
Tabela de selecçáo
1 - A tabela de selecçáo consigna e sintetiza as disposiçóes relativas à avaliaçáo documental.2 - A tabela de selecçáo deve ser submetida a revisóes, com vista à sua adequaçáo às alteraçóes da produçáo documental.
3 - Para efeitos do disposto no n.o 2, deve a SGMJ obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
Artigo 5.o
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservaçáo em fase activa, a documentaçáo com reduzidas taxas de utilizaçáo deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecçáo, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 - As remessas dos documentos para arquivo inter-médio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a SGMJ vier a determinar.
Artigo 6.o
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos e ou a informaçáo cujo valor arquivístico justifique a sua conservaçáo permanente, de acordo com a tabela de selecçáo, deveráo ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservaçáo.
2 - As remessas náo podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
Artigo 7.o
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.o e 6.o devem obedecer às seguintes formalidades:
-
Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova; b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificaçáo e controlo da documentaçáo remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no...
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