Portaria n.º 331/2009, de 30 de Março de 2009
MINISTÉRIOS DA SAÚDE E DA CULTURA Portaria n.º 331/2009 de 30 de Março O actual regulamento de conservação arquivística do INFARMED -- Autoridade Nacional do Medicamento e Produtos de Saúde, I. P. foi aprovado pela Portaria n.º 226/2005, de 24 de Fevereiro.
Decorridos mais de três anos desde a sua entrada em vigor, da experiência adquirida na sua aplicação constatou- -se a necessidade de se proceder à actualização de alguns dos seus conceitos, bem como da tabela de selecção de documentos.
Assim: Nos termos da alínea
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do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto- -Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro: Manda o Governo, pelos Ministros da Saúde e da Cul- tura, o seguinte: 1 -- É aprovado o regulamento de conservação arqui- vística do INFARMED -- Autoridade Nacional do Me- dicamento e Produtos de Saúde, I. P., no que se refere à avaliação, selecção, conservação e eliminação da sua documentação, em anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante. 2 -- É revogada a Portaria n.º 226/2005, de 24 de Fe- vereiro. 3 -- A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.
A Ministra da Saúde, Ana Maria Teodoro Jorge, em 9 de Maio de 2008. -- O Ministro da Cultura, José António de Melo Pinto Ribeiro, em 23 de Outubro de 2008. ANEXO REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DO INFARMED -- AUTORIDADE NACIONAL DO MEDICAMENTO E PRODUTOS DE SAÚDE, I. P. 1.º Âmbito de aplicação O presente regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências, pelo INFARMED -- Autoridade Nacional do Medicamento e Produtos de Saúde, I. P., adiante desig- nado por INFARMED, I. P. 2.º Avaliação 1 -- O processo de avaliação dos documentos do ar- quivo do INFARMED, I. P., tem por objectivo a determi- nação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semi -activa. 2 -- É da responsabilidade do INFARMED, I. P., a atri- buição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semi -activa. 3 -- Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção que constitui o anexo I do presente regulamento e que dele faz parte integrante. 4 -- Os referidos prazos de conservação são contados a partir do momento em que os processos, colecções, registos ou dossiês encerram em termos administrativos e não há qualquer possibilidade de serem reabertos. 5 -- Incumbe à Direcção -Geral de Arquivos, adiante designada por DGARQ, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta do INFARMED, I. P. 3.º Selecção 1 -- A selecção dos documentos a conservar perma- nentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelo INFARMED, I. P., de acordo com as orientações estabe- lecidas na tabela de selecção. 2 -- Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico são conservados em arquivo no suporte origi- nal, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 10 do artigo 10.º 4.º Tabela de selecção 1 -- A tabela de selecção consigna e sintetiza as dispo- sições relativas à avaliação documental. 2 -- A tabela de selecção deve ser revista sempre que se justifique, com vista à sua adequação às alterações da produção documental. 3 -- Para efeitos do disposto no número anterior, deve o INFARMED, I. P., obter parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada. 5.º Remessas para arquivo intermédio 1 -- Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio. 2 -- As remessas dos documentos para arquivo intermé- dio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que o INFARMED, I. P., vier a determinar. 6.º Remessas para arquivo definitivo 1 -- Os documentos e ou a informação contida em su- porte micrográfico cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selec- ção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação. 2 -- As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais. 7.º Formalidades das remessas 1 -- As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:
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Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
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O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documen- tação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
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A guia de remessa é feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devol- vido ao serviço de origem;
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O triplicado é provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário. 2 -- Os modelos do auto de entrega e de guia de remessa referidos nas alíneas do número anterior são os que cons- tam, respectivamente, do anexo II e do anexo III do presente regulamento e que dele fazem parte integrante. 8.º Eliminação 1 -- A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção. 2 -- Sem prejuízo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de selecção, os serviços podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem, desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços. 3 -- A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa da DGARQ. 4 -- A eliminação dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivístico só poderá ser efectuada desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º 5 -- A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos. 9.º Formalidades da eliminação 1 -- As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:
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Ser acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;
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O auto de eliminação deve ser assinado pelo diri- gente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
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O auto de eliminação é feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para a DGARQ para conhecimento. 2 -- O modelo do auto de eliminação é o que consta do anexo IV do presente regulamento e que dele faz parte integrante. 10.º Substituição do suporte 1 -- A substituição de documentos originais, em suporte de papel, por microfilme, deverá ser realizada quando funcionalmente justificável. 2 -- A microfilmagem é feita com observância das nor- mas técnicas definidas pela International Organization for Standardization, abreviadamente designada por ISO, de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte. 3 -- Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativo de sais de prata -- 1.ª geração, com valor de original) e um duplicado de trabalho realizado a partir da matriz (positivo em sais de prata -- 2.ª geração). 4 -- Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emen- das, nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade. 5 -- Os microfilmes devem conter termos de abertura e encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do responsável da instituição detentora da documentação e da entidade responsável pela execução da transferência de suportes, os quais deverão conter a descrição dos do- cumentos e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade definidos pela...
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