Portaria n.º 745/2006, de 01 de Agosto de 2006

Portaria n.o 745/2006

de 1 de Agosto

O crescente aumento da documentaçáo produzida e recebida pela Secretaria-Geral do Ministério das Obras Públicas, Transportes e Comunicaçóes justifica a adopçáo de critérios específicos de conservaçáo permanente e de inutilizaçáo de documentos, com vista à gestáo dos espaços de arquivo e à salvaguarda de documentaçáo com interesse histórico.

Nos termos do disposto na alínea a) do n.o 1 do artigo 1.o do Decreto-Lei n.o 477/88, de 10 de Dezembro, no n.o 2 do artigo 2.o do Decreto-Lei n.o 121/92, de 2 de Julho, e na alínea c) do artigo 3.o do Decreto-Lei n.o 16/93, de 23 de Janeiro, ouvido o Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo:

Manda o Governo, pelos Ministros das Obras Públicas, Transportes e Comunicaçóes e da Cultura, o seguinte:

  1. o É aprovado o Regulamento Arquivístico da Secretaria-Geral do Ministério das Obras Públicas, Transportes e Comunicaçóes, anexo à presente portaria, da qual faz parte integrante.

  2. o A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicaçáo.

    Em 6 de Julho de 2006.

    O Ministro das Obras Públicas, Transportes e Comunicaçóes, Mário Lino Soares Correia. - A Ministra da Cultura, Maria Isabel da Silva Pires de Lima.

    ANEXO

    REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DA SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DAS OBRAS

    PÚBLICAS, TRANSPORTES E COMUNICAçÓES

  3. o

    Âmbito de aplicaçáo

    O presente Regulamento é aplicável a toda a documentaçáo produzida e recebida no âmbito das suas atribuiçóes e competências pela Secretaria-Geral do Minis-tério das Obras Públicas, Transportes e Comunicaçóes, adiante designada por SG.

  4. o

    Avaliaçáo

    1 - O processo de avaliaçáo dos documentos do arquivo da SG tem por objectivo a determinaçáo do seu valor, para efeitos da respectiva conservaçáo permanente ou eliminaçáo, findos os respectivos prazos de conservaçáo em fase activa e semiactiva.

    2 - É da responsabilidade da SG a atribuiçáo dos prazos de conservaçáo dos documentos em fase activa e semiactiva.

    3 - Os prazos de conservaçáo sáo os que constam da tabela de selecçáo que constitui o anexo I do presente Regulamento.

    4 - Os referidos prazos de conservaçáo sáo contados a partir do momento em que os processos, colecçóes, registos ou dossiers encerram em termos administrativos e náo há qualquer possibilidade de serem reabertos.

    5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinaçáo do destino final dos documentos, sob proposta da SG.

    5482 3.o

    Selecçáo

    1 - A selecçáo dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela SG, de acordo com as orientaçóes estabelecidas na tabela de selecçáo.

    2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituiçáo seja previamente autorizada nos termos do n.o 10 do artigo 10.o do presente Regulamento.

  5. o

    Tabela de selecçáo

    1 - A tabela de selecçáo consigna e sintetiza as disposiçóes relativas à avaliaçáo documental.

    2 - A tabela de selecçáo deve ser submetida a revisóes, com vista à sua adequaçáo às alteraçóes da produçáo documental.

    3 - Para efeitos do disposto no número anterior, deve a SG obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

  6. o

    Remessas para arquivo intermédio

    1 - Findos os prazos de conservaçáo em fase activa, a documentaçáo com reduzidas taxas de utilizaçáo deve, de acordo com o estipulado na tabela de selecçáo, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.

    2 - As remessas dos documentos para arquivo inter-médio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a SG vier a determinar.

  7. o

    Remessas para arquivo definitivo

    1 - Os documentos ou a informaçáo cujo valor arquivístico justifique a sua conservaçáo permanente, de acordo com a tabela de selecçáo, devem ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservaçáo.

    2 - As remessas náo podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

  8. o

    Formalidades das remessas

    1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.o e 6.o devem obedecer às seguintes formalidades:

    1. Serem acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova; b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificaçáo e controlo da documentaçáo remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo; c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem; d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descriçáo documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informaçáo pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboraçáo do respectivo inventário.

    2 - Os modelos referidos no número anterior sáo os que constam do anexo II do presente Regulamento.

  9. o

    Eliminaçáo

    1 - A eliminaçáo dos documentos aos quais náo for reconhecido valor arquivístico, náo se justificando a sua conservaçáo permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservaçáo fixados na tabela de selecçáo. A sua eliminaçáo pode ser efectuada antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposiçóes do artigo 10.o do presente Regulamento.

    2 - Sem embargo da definiçáo dos prazos mínimos de conservaçáo estabelecidos na tabela de selecçáo, as instituiçóes podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem, desde que náo prejudique o bom funcionamento dos serviços.

    3 - A eliminaçáo dos documentos que náo estejam mencionados na tabela de selecçáo carece de autorizaçáo expressa do IAN/TT.

    4 - A eliminaçáo dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivístico (conservaçáo permanente) só pode ser efectuada desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposiçóes do artigo 10.o

    5 - A decisáo sobre o processo de eliminaçáo deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

  10. o

    Formalidades da eliminaçáo

    1 - As eliminaçóes dos documentos mencionados no artigo 8.o devem obedecer às seguintes formalidades:

    1. Serem acompanhadas de um auto de eliminaçáo que fará prova do abate patrimonial; b) O auto de eliminaçáo deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo; c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminaçáo, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT para conhecimento.

    2 - O modelo de auto de eliminaçáo referido no número anterior consta do anexo III do presente Regulamento.

  11. o

    Substituiçáo do suporte

    1 - A substituiçáo de documentos originais, em suporte de papel, por microfilme deve ser realizada quando funcionalmente justificável.

    2 - A microfilmagem é feita com a observância das normas técnicas definidas pela ISO (International Organization for Standardization), de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informaçáo no novo suporte.

    3 - Das séries de conservaçáo permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.a geraçáo, com valor de original), um duplicado de trabalho rea-lizado a partir da matriz (positivo em sais de prata - 2.a geraçáo) e uma cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital. Das séries que tenham como destino final a eliminaçáo é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de consulta.

    4 - Os microfilmes náo podem sofrer cortes ou emendas nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alteraçóes que ponham em causa a sua integridade e autenticidade.

    5 - Os microfilmes devem conter termos de abertura e encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do responsável da instituiçáo detentora da documentaçáo e da entidade responsável pela execuçáo da transferência de suportes. Estes devem conter a descriçáo dos documentos e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade definidos pela ISO.

    6 - De todos os rolos produzidos deve ser elaborada:

    1. Ficha descritiva com os dados relativos à documentaçáo microfilmada; b) Ficha de controlo de qualidade, óptico, físico, químico e arquivístico do novo suporte documental produzido.

    7 - As matrizes e os duplicados em sais de prata das séries de conservaçáo permanente devem ser acondicionados em materiais adequados e armazenados em espaços próprios, com temperatura, humidade relativa e qualidade de ar controladas, de acordo com o exigido pela ISO para microfilmes de conservaçáo permanente.

    8 - Os procedimentos da microfilmagem devem ser definidos em regulamento próprio da SG, tendo em consideraçáo os pontos acima referidos.

    9 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.o do Decreto-Lei n.o 447/88, de 10 de Dezembro.

    10 - Nos termos do n.o 2 do artigo 5.o do Decreto-Lei n.o 121/92, de 2 de Julho, a substituiçáo de suporte de documentaçáo de conservaçáo permanente apenas é possível mediante autorizaçáo expressa do organismo coordenador da política arquivística, ao qual compete a definiçáo dos seus pressupostos técnicos.

    11 - O IAN/TT, na sua acçáo fiscalizadora, reserva-se o direito de realizar testes aos filmes executados.

  12. o

    Acessibilidade e comunicabilidade

    O acesso e comunicabilidade do arquivo da SG atenderá a critérios de confidencialidade da informaçáo, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

  13. o

    Fiscalizaçáo

    Compete ao IAN/TT a inspecçáo sobre a execuçáo do disposto no presente Regulamento.

    ANEXO I

    Tabela de selecçáo de documentos

    Prazo de conservaçáo (em anos)

    Subdivisáo funcional Série e subsérie documental Destino final

    Número de referência

    Código de classificaçáo

    Fase activa Fase semiactiva

    1.1

    ...

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