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Portaria n.º 439/78, de 04 de Agosto de 1978

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Vincent

Portaria n.º 439/78 de 4 de Agosto Considerando que, decorrido determinado lapso de tempo, a conservação de certos documentos é inútil; Considerando que o Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, permite a microfilmagem de documentos em arquivo nos serviços públicos personalizados e subsequente inutilização de originais; Considerando ainda a conveniência em descongestionar arquivos estáticos e tendo em conta a proposta da Comissão Instaladora do Serviço de Luta Antituberculosa, elaborada nos termos do n.º 1 do artigo 2.º daquele decreto-lei; Nestes termos: Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Secretário de Estado da Saúde, o seguinte: 1 - O Serviço de Luta Antituberculosa conservará os seus documentos em arquivo durante os prazos mínimos estabelecidos na relação anexa, que faz parte integrante destaportaria.

2 - Toda a restante documentação poderá ser inutilizada por determinação do órgão dirigente decorridos cinco anos a partir da data em que finde o interesse administrativo, técnico ou outro relativo ao documento.

3 - O Serviço de Luta Antituberculosa é autorizado a proceder à microfilmagem dos documentos que devam manter-se em arquivo e à consequente inutilização dos originais.

4 - As diversas espécies documentais serão microfilmadas em duas bobinas, que devem ficar guardadas em locais diferentes.

5 - Os documentos cuja conservação se imponha pelo seu interesse histórico, ou outro motivo atendível, não serão inutilizados, devendo proceder-se à transferência dos mesmos para arquivos adequados.

6 - A microfilmagem deverá ser efectuada por sucessão ininterrupta de imagens.

7 - Os filmes não poderão sofrer cortes ou emendas e deverão reproduzir termos de abertura e de encerramento, mencionando o primeiro o início do filme e o segundo a declaração de que as imagens nele contidas são reproduções totais e exactas dos originais.

8 - Nos casos em que, por razões justificadas, houver necessidade de qualquer ligação intermédia de filmes, deverá proceder-se a autenticações com selo branco ou de perfuração especial e a assinatura do responsável.

9 - Será responsável pela regularidade das operações de microfilmagem, bem como pela segurança da inutilização dos documentos, de modo a impedir a sua leitura ou utilização, o chefe do serviço onde funcionar o respectivo centro.

10 - Será elaborado um livro de registo de filmes conservados, o qual possuirá termos de abertura e de encerramento, sendo todas as folhas rubricadas pelo dirigente...

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