Edital n.º 540/2018

 
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Edital n.º 540/2018

Domingos Bragança Salgado, Presidente da Câmara Municipal de Guimarães, nos termos e para os efeitos do disposto no artigo 56.º do regime jurídico das autarquias locais, aprovado pela Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, torna público que a Câmara Municipal, por deliberação de 8 de março de 2018 e a Assembleia Municipal, em sessão de 30 de abril de 2018, aprovaram o "Regulamento de Funcionamento do Arquivo da Câmara Municipal de Guimarães", conforme documento em anexo. O presente Regulamento entra em vigor no dia seguinte à sua publicitação no Diário da República.

Para constar e devidos efeitos, será este edital afixado nos paços do Município, publicado na 2.ª série do Diário da República e no sítio da internet em www.cm-guimaraes.pt.

3 de maio de 2018. - O Presidente da Câmara, Dr. Domingos Bragança.

Regulamento de Funcionamento do Arquivo da Câmara Municipal de Guimarães

Preâmbulo

O Município de Guimarães detém e administra um importante Arquivo, composto pelos documentos produzidos e recebidos no exercício da sua atividade e preservados a título de prova ou informação, que se afigura fundamental para a gestão corrente, assim como para a preservação da memória e identidade do concelho.

A elaboração do presente Regulamento resulta da necessidade de atualização do regulamento atualmente em vigor, mantendo a definição de regras gerais de funcionamento do Arquivo Municipal de Guimarães, dos procedimentos administrativos e técnicos inerentes à recolha, seleção, tratamento arquivístico, conservação, eliminação e acessibilidade da documentação que, pelo seu valor probatório e histórico-cultural, constitui propriedade do Município ou de que este se constitua fiel depositário.

Por outro lado, o presente Regulamento contribui, ainda, para disciplinar a atividade do Arquivo Municipal e garantir a preservação e valorização do seu acervo documental, dando cumprimento à legislação em vigor sobre a matéria.

Por fim, o presente regulamento reporta-se ao funcionamento do Arquivo da Câmara Municipal de Guimarães, no qual se integra também, no mesmo edifício, o Arquivo Municipal Alfredo Pimenta, com funções de arquivo distrital, conforme o Decreto 19.952, de 27 de junho de 1931, com a nova redação de 30 de julho do mesmo ano, que se encontram reguladas em conformidade com o regime jurídico vigente, aplicável aos restantes arquivos distritais.

A Câmara Municipal de Guimarães deliberou, em sua reunião de 7 de dezembro de 2017, dar início ao procedimento tendente à alteração do Regulamento de funcionamento do arquivo da Câmara Municipal de Guimarães, então em vigor, nos termos do disposto no n.º 1 do artigo 98.º do Código do Procedimento Administrativo (CPA).

No decurso do prazo estabelecido para o efeito nenhum interessado se apresentou no processo nem foram apresentados contributos para a elaboração do Regulamento, tendo, assim, sido dispensada a sua consulta pública, nos termos do que dispõe o artigo 101.º do CPA, uma vez que se entendeu que, não tendo comparecido nenhum interessado que devesse ser ouvido em audiência dos interessados, e não justificando a natureza da matéria regulada neste Regulamento uma consulta pública, porque não afeta de modo direto e imediato direitos ou interesses legalmente protegidos dos cidadãos, antes confere direitos a potenciais interessados, a situação não tinha enquadramento legal na obrigatoriedade prevista naquele artigo 101.º

Assim, no uso do poder regulamentar conferido às autarquias locais pelo artigo 241.º da Constituição da República Portuguesa, nos termos do disposto na alínea k) do n.º 1 do artigo 33.º do Anexo I da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, e tendo em vista o estabelecido na alínea e) do n.º 2 do artigo 23.º do mesmo diploma legal, a Câmara Municipal propõe à aprovação da Assembleia Municipal de Guimarães o Regulamento de Organização e Funcionamento dos Arquivos da Câmara Municipal de Guimarães.

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Lei habilitante

O presente Regulamento é elaborado ao abrigo e nos termos do n.º 7 do artigo 112.º e artigo 241.º da Constituição da República Portuguesa, do preceituado na alínea e) do n.º 2 do artigo 23.º do Anexo I da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro e considerando o regime geral dos arquivos e do património arquivístico, regulado pelo Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, alterado pelas Leis n.os 14/94, de 11 de maio, 107/2001, de 08 de setembro, 26/2016, de 22 de agosto e pela Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, alterada pela Portaria n.º 1253/2009, de 14 de outubro.

Artigo 2.º

Âmbito

1 - O presente Regulamento estabelece as normas gerais de funcionamento do Arquivo Municipal da Câmara Municipal de Guimarães, com atribuições nas áreas da gestão dos sistemas de arquivo da autarquia, bem como de outros acervos documentais de âmbito concelhio.

2 - Excetuam-se do âmbito deste Regulamento as funções atribuídas ao Arquivo Municipal Alfredo Pimenta, enquanto arquivo com funções de distrital para a área do concelho de Guimarães, que se encontram reguladas em conformidade com o regime jurídico vigente, aplicável aos restantes arquivos distritais.

Artigo 3.º

Competências

São competências do Arquivo da Câmara Municipal de Guimarães:

a) Assegurar a recolha, tratamento, classificação, guarda e conservação dos documentos provenientes dos serviços do Município e conjuntos documentais pertencentes a outras entidades do concelho, com interesse histórico, patrimonial, arquivístico e/ou informativo;

b) Assegurar a reprodução dos documentos com interesse cultural e arquivístico;

c) Promoção do conhecimento dos acervos documentais, quer de arquivos próprios, quer dos existentes no concelho, através do seu recenseamento e elaboração dos respetivos guias, inventários e catálogos;

d) Promover iniciativas culturais e de difusão do património documental à sua guarda e ou relativamente a outro de âmbito concelhio, com valor histórico e cultural;

e) Salvaguarda do património documental através da adoção de medidas e conservação preventiva.

CAPÍTULO II

Do ingresso dos documentos no Arquivo Municipal

Artigo 4.º

Transferências e receção de documentos

1 - Findos os prazos de conservação administrativa fixados na lei, ou em situação devidamente justificada pelo responsável hierárquico, os serviços camarários devem solicitar o envio da respetiva documentação para o Arquivo Municipal, para se proceder à adequada avaliação documental, através do preenchimento do modelo adotado internamente.

2 - Os prazos de conservação administrativa são contados a partir da data final dos procedimentos administrativos.

3 - A transferência da documentação será definida, caso a caso, pelo Arquivo Municipal, tendo em conta os documentos e as necessidades de gestão de espaço e de tempo.

Artigo 5.º

Calendarização das remessas

A remessa da documentação é feita de harmonia com um calendário estabelecido entre os responsáveis de cada serviço produtor e o Arquivo Municipal, competindo ao último a coordenação de todas as operações envolvidas neste processo.

Artigo 6.º

Procedimentos

Na transferência da documentação o Arquivo Municipal e o serviço produtor devem observar os seguintes procedimentos:

a) A documentação deve ser sempre acompanhada pelo auto de entrega e pela guia de remessa, na qual deve constar o n.º de referência da tabela de seleção da legislação em vigor, de acordo com modelos internos em vigor;

b) Os documentos serão enviados nos respetivos suportes originais, devidamente acomodados e identificados;

c) A documentação deve ser numerada e os conteúdos devidamente identificados através do preenchimento do modelo adotado internamente

d) A documentação deve encontrar-se organizada, classificada e ordenada;

e) O controlo da documentação transferida deve ser efetuado aquando da sua receção através do preenchimento do modelo adotado internamente;

f) Na preparação dos documentos a transferir, devem os serviços diligenciar no sentido de eliminar os duplicados e retirar todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente agrafos, alfinetes, clipes, etc.;

g) A documentação transferida deve ser acompanhada dos respetivos registos, índices, ficheiros e outros elementos de referência, devendo, obrigatoriamente, vir relacionados na guia.

Artigo 7.º

Guias de remessa de documentos

1 - A guia de remessa, feita em triplicado, deve ser visada pelo dirigente do serviço produtor ou trabalhador por ele nomeado, e pelo dirigente do serviço de arquivos, que na sua ausência ou impedimento será substituído por um Técnico Superior.

2 - O original é arquivado pelo Arquivo Municipal, passando a constituir prova das remessas dos serviços de origem.

3 - O duplicado é devolvido aos serviços de origem após ter sido conferido e, se necessário, completado com mais informação que se julgue pertinente.

4 - O triplicado é usado pelo Arquivo Municipal como instrumento de descrição documental, só podendo ser eliminado após elaboração do respetivo instrumento de descrição.

Artigo 8.º

Recolha de documentação de âmbito concelhio

1 - Podem dar entrada no Arquivo Municipal a título definitivo ou de depósito, documentos de outros organismos, pessoas ou serviços respeitantes a documentação produzida no concelho de Guimarães.

2 - A aquisição referida no número anterior faz-se, com as devidas adaptações, de acordo com o disposto nas alíneas a) e b) do artigo 6.º e do artigo 7.º do presente Regulamento.

3 - As despesas com o transporte da documentação constituem encargo dos organismos, pessoas ou serviços requerentes, podendo, por motivos ponderosos, nomeadamente pelo interesse histórico ou patrimonial, pela dificuldade ou onerosidade do transporte ou outros fundamentos considerados relevantes, constituir encargo da Câmara Municipal.

CAPÍTULO III

Da organização e avaliação documental

Artigo 9.º

Classificação e descrição

Compete ao Arquivo Municipal:

a) Pronunciar-se sobre o funcionamento geral do sistema descentralizado de arquivos em vigor nos serviços do Município e sobre as propostas de adoção dos...

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