Despacho n.º 21496-O/99(2ªSérie), de 10 de Novembro de 1999

Portaria n.º 1003/99 de 10 de Novembro Para fazer face à acumulação da documentação judicial, foi publicada, nos termos do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, a Portaria n.º 330/91, de 11 de Abril, que procurava proporcionar um quadro satisfatório de soluções, seja regulando o ciclo vital da documentação judicial, seja procurando estabilizar o seu crescimento através da avaliação e selecção e da utilização do microfilme.

No entanto, verifica-se que o recurso à miniaturização da documentação, através da produção de cópias em microfilme, não tem tido a expressão que se desejava. Esta situação deve-se, essencialmente, às restrições colocadas à microfilmagem seguida de eliminação dos originais pelo Regulamento de Conservação e Eliminação de Documentos em Arquivo nos Tribunais Judiciais, em anexo à referida portaria. De facto, ao consagrar no n.º 1 do artigo 2.º que 'são mantidos em arquivo os originais dos documentos de interesse histórico, jurídico ou administrativo de conservação permanente' e ao reiterar, de algum modo, esta afirmação no n.º 1 do artigo 6.º, o Regulamento obriga, na prática, à manutenção, quase na íntegra, do arquivo em papel, em particular nos tribunais cíveis, onde a maioria das espécies processuais é de conservação permanente. O mesmo se passa com um conjunto significativo, em termos de dimensão, de espécies processuais de tribunais de outra natureza.

Este facto, associado aos dilatados prazos de retenção administrativa de todas as espécies processuais consideradas de conservação permanente e a quantidade de acções judiciais, implica a necessidade de revisão do Regulamento em causa, no sentido de alargar a possibilidade de produção de cópias de substituição em microfilme a todas as espécies processuais, independentemente do seu destino final, desde que efectuada na observância das normas técnicas da Internacional Standard Organisation, por forma a garantir a sua preservação, segurança, autenticidade, legalidade, durabilidade e consulta.

A alteração de autorização de produção de microfilmes, com a consequente eliminação dos originais, não põe em causa a preservação do valor secundário dos documentos, relativo à função informativa ou de testemunho patrimonial. Tem ainda em linha de conta o facto de os processos judiciais não constituírem, do ponto de vista do suporte, objecto de interesse para fins científicos, culturais ou de outra natureza.

O presente diploma contempla, à face do anterior, outros aditamentos no sentido de conformar o regulamento de conservação arquivística com o modelo consagrado pelo Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo.

Estes aditamentos, em particular os que respeitam às formalidades das remessas para arquivo intermédio e para arquivo definitivo e às eliminações de documentos, referem-se, afinal, a práticas regulares do programa de gestão de documentos em curso nos tribunais.

Também no que se refere às tabelas de avaliação, foram introduzidas algumas alterações, visando adequar as decisões ali consignadas à produção e às necessidades da gestão documental. A prazo, este processo de revisão, agora apenas encetado, deverá concretizar-se na publicação de novas tabelas de avaliação profundamente remodeladas.

Assim, ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro: Manda o Governo, pelos Ministros da Justiça e da Cultura, o seguinte: 1.º Os tribunais judiciais observarão, no que se refere à conservação e eliminação da documentação, as normas que constam do regulamento em anexo.

  1. É revogada a Portaria n.º 330/91, de 11 de Abril.

Pelo Ministro da Justiça, José Manuel de Matos Fernandes, Secretário de Estado Adjunto do Ministro da Justiça, em 13 de Outubro de 1999. - Pelo Ministro da Cultura, Catarina Marques de Almeida Vaz Pinto, Secretária de Estado da Cultura, em 14 de Outubro de 1999.

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