Despacho n.º 15004/2016
| Data de publicação | 12 Dezembro 2016 |
| Seção | Serie II |
| Órgão | Instituto Politécnico de Portalegre |
Despacho n.º 15004/2016
Aprovação do Novo Regulamento de Funcionamento do Instituto Politécnico de Portalegre
Ao abrigo da alínea q) do n.º 1 do artigo 29.º dos Estatutos do Instituto Politécnico de Portalegre, homologados pelo Despacho Normativo n.º 3/2016, de 20 de abril de 2016 e publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 85, de 3 de maio de 2016, decorrido o prazo de audiência de interessados, é aprovado o novo Regulamento de Funcionamento do Instituto Politécnico de Portalegre, que agora se publica.
Aprovado pelo Presidente do IPP, em 21 de novembro de 2016.
Regulamento Orgânico dos Serviços Comuns do Instituto Politécnico de Portalegre
Com a publicação do Despacho Normativo n.º 3/2016, de 3 de maio, que homologou os novos Estatutos do Instituto Politécnico de Portalegre, adiante designado por IP Portalegre, torna-se necessário definir e regular uma nova estrutura orgânica e funcional dos Serviços Comuns a todo o IP Portalegre, prevista no n.º 2 do Artigo 11.º e Artigos 57.º a 62.º (Capítulo VI) dos Estatutos.
O modelo preconizado procura responder à missão, aos princípios, aos valores e às atribuições, previstos nos artigos 1.º e 2.º dos Estatutos do IP Portalegre, e tem subjacente a economia, a eficiência e a eficácia do serviço público a prestar.
Na revisão estatutária ficou expressa a necessidade de simplificar, harmonizar e flexibilizar os Estatutos, de modo a facilitar a comunicação entre Unidades Orgânicas, bem como de clarificar o poder de decisão.
Para tal foram reorganizados Serviços e criados outros, numa ótica de transversalidade a todo o Instituto, com hierarquias bem definidas, deixando à gestão de cada Escola e dos Serviços de Ação Social apenas os seus Serviços específicos.
Com este modelo pretende-se maximizar a partilha de recursos, a simplificação e a harmonização dos procedimentos, aprofundando-se a identidade e a cultura organizacionais que emerge do sistema integrado de gestão existente no Instituto.
O presente regulamento orgânico procura contribuir para um novo modelo de governo e de gestão, mais ajustado à realidade do Instituto e da sua missão e à sua relação com o meio envolvente. Por outro lado, a transparência das competências e da coordenação dos Serviços lança novos desafios de organização do trabalho, de uso de novas tecnologias e de novas competências, abrindo-se um novo tempo para o desenvolvimento pessoal e profissional dos colaboradores do IP Portalegre.
Por fim, espera-se que o Regulamento Orgânico dos Serviços Comuns do IP Portalegre seja um instrumento que assegure a estreita articulação entre os Serviços partilhados e os Serviços das Unidades Orgânicas e que facilite os órgãos do Instituto, das Escolas e dos Serviços de Ação Social a melhor cumprir a sua missão.
Capítulo I
Estrutura funcional
Secção I
Disposições genéricas
Artigo 1.º
Natureza e âmbito
O presente regulamento estabelece a estrutura orgânica e as competências dos Serviços Comuns do Instituto Politécnico de Portalegre, também designado doravante por IP Portalegre.
Artigo 2.º
Estrutura dos Serviços
1 - A estrutura geral do IP Portalegre assegura funções permanentes e integra Serviços de natureza técnica, administrativa e gabinetes de apoio, nos termos do artigo 57.º e seguintes dos Estatutos do IP Portalegre.
2 - A estrutura dos Serviços Comuns do IP Portalegre é composta por:
a) Avaliação e Qualidade
b) Serviços Gerais:
i) Serviços Administrativos e Financeiros;
ii) Serviços Académicos;
iii) Serviços de Informática;
iv) Serviços Auxiliares e de Manutenção;
c) Serviços de Apoio:
i) Gabinete de Relações Externas e Cooperação;
ii) Gabinete de Comunicação e Imagem;
iii) Gabinete Técnico.
3 - A Presidência do Instituto dispõe de um serviço de secretariado a quem compete apoiar técnica e administrativamente a sua atividade e agenda, para além de executar as tarefas inerentes à receção, classificação, expedição, distribuição e arquivo de todo o expediente, organização da circulação interna de toda a documentação e demais tarefas de secretariado.
4 - As Unidades de Investigação e Funcionais devem dispor de regulamento interno próprio, tal como previsto no n.º 5 dos artigos 12.º e 13.º dos Estatutos do IP Portalegre, propostos pelos respetivos responsáveis e aprovados pelo Presidente do IP Portalegre.
Artigo 3.º
Funcionamento dos Serviços
1 - Os serviços administrativos próprios das Escolas serão os estritamente indispensáveis ao apoio do seu funcionamento para o desempenho de tarefas e funções que não sejam, ou não possam ser partilhados, ou exercidos pelos serviços comuns do Instituto.
2 - Os serviços administrativos próprios das Escolas dependem hierarquicamente do Diretor e devem estar identificados nos respetivos Estatutos.
3 - Os serviços comuns, independentemente do local onde funcionam, dependem hierárquica e funcionalmente do Presidente, do Administrador ou das chefias intermédias, ou em quem estes delegarem, sem prejuízo da sua integração na estrutura orgânica dos serviços do Instituto, conforme previsto nos artigos 4.º a 10.º
4 - O funcionamento dos Serviços referidos no artigo anterior será objeto de regulação através de Instruções de Trabalho, propostas pelo respetivo responsável da área, ouvido o Conselho de Acompanhamento para a Avaliação e Qualidade, e aprovadas pelo Conselho de Gestão.
Secção II
Avaliação e Qualidade
Artigo 4.º
Gabinete para a Avaliação e Qualidade
1 - O Gabinete para a Avaliação e Qualidade (GAQ) é responsável pelo estabelecimento dos mecanismos de autoavaliação regular do desempenho do Instituto, das suas Escolas, demais Unidades Orgânicas, Unidades de Investigação e Unidades Funcionais, bem como das atividades científicas e pedagógicas sujeitas ao sistema nacional de avaliação e acreditação, devendo garantir o cumprimento da lei e a colaboração com as instâncias competentes, assegurando a melhoria contínua do sistema integrado de gestão.
2 - Compete, genericamente, ao GAQ:
a) Recolher e fornecer os dados para o desenvolvimento da autoavaliação e avaliação externa dos ciclos de estudo do IP Portalegre;
b) Assegurar em permanência o reporte de informação à Agência de Avaliação e Acreditação do Ensino Superior (A3ES) relativamente à acreditação dos ciclos de estudo;
c) Assegurar em permanência o reporte de informação à Agência de Avaliação e Acreditação do Ensino Superior (A3ES) relativamente à acreditação do sistema interno de garantia da qualidade;
d) Auscultar regularmente as necessidades e os níveis de satisfação das partes interessadas, bem como proceder ao tratamento, análise e divulgação dos respetivos resultados;
e) Promover a criação da rede Alumni;
f) Operacionalizar os questionários a aplicar às diversas partes interessadas que lhe venham a ser solicitados pelas diversas estruturas e serviços do IP Portalegre;
g) Elaborar estudos de natureza estratégica para apoio à gestão do IP Portalegre e das suas unidades orgânicas;
h) Garantir o suporte técnico e operacional do Sistema Integrado de Gestão (SIG);
i) Garantir a atualização do repositório documental do sistema de gestão de qualidade e de responsabilidade social disponível na Intranet do IP Portalegre;
j) Analisar a informação disponível no sistema e sugerir intervenções/melhorias aos órgãos de gestão;
k) Assegurar a gestão integrada e a melhoria contínua do SIG, bem como as interfaces com as estruturas em cada Unidade Orgânica;
l) Assegurar o acompanhamento das atividades dos grupos de melhoria contínua;
m) Acompanhar e controlar o tratamento de ocorrências, reclamações e não conformidades;
n) Preparar e acompanhar o desenvolvimento do programa de auditorias;
o) Elaborar e propor à aprovação os relatórios e planos de atividades do SIG;
p) Assegurar o reporte da informação sobre avaliação e qualidade, nomeadamente para a gestão e controlo dos processos, aos diversos órgãos e entidades;
q) Garantir a atualização dos indicadores do Mapa Estratégico e Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR);
r) Assegurar a disponibilização e atualização da informação requerida pelo Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior e padrões europeus de qualidade;
s) Assegurar em permanência o reporte de informação às entidades certificadoras das normas ISO
t) Preparar dados estatísticos e informação no domínio da avaliação e da qualidade;
u) Acompanhar o cumprimento do plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas, assegurando a implementação de auditorias e elaboração de relatórios anuais;
v) Executar outras atividades que, no domínio da avaliação e qualidade, lhe sejam solicitadas.
3 - O Gabinete para a Avaliação e Qualidade poderá ser dirigido por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de 2.º Grau, o qual exerce as suas atividades sob a dependência hierárquica e funcional da Presidência do Instituto.
Secção III
Serviços Gerais
Artigo 5.º
Serviços Administrativos e Financeiros
1 - Os Serviços Administrativos e Financeiros (SAF) exercem a sua ação nos domínios da administração financeira e patrimonial e aquisição de bens e serviços. Ao nível dos recursos humanos exercem funções de gestão dos processos e dados de pessoal inerentes à constituição, modificação, suspensão e extinção de relações de emprego e ainda conceber, propor e implementar os sistemas administrativos de gestão dos recursos humanos e da sua formação. Igualmente lhe incumbem o expediente, arquivo e documentação, ao nível do tratamento e encaminhamento do expediente, definição e manutenção de arquivos do IPP.
2 - Compete, genericamente, aos SAF:
2.1 - Na área da Contabilidade e Aquisições:
a) Preparar e elaborar o orçamento anual do IP Portalegre, em articulação com o Conselho de Gestão;
b) Acompanhar e monitorizar a execução do orçamento, propondo as alterações necessárias ao longo do ano e cumprindo o disposto no decreto-lei de execução orçamental;
c) Garantir a prestação de informação económica e financeira aos órgãos de gestão do IP Portalegre, e às entidades externas, nomeadamente ao Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior, Direção Geral do Orçamento e Tribunal de Contas, e outros...
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