Despacho n.º 1457/2019
| Data de publicação | 08 Fevereiro 2019 |
| Seção | Serie II |
| Órgão | Instituto Politécnico do Porto - Instituto Superior de Contabilidade e Administração do Porto |
Despacho n.º 1457/2019
Considerando:
As revisões efetuadas no Regulamento dos Serviços do Centro de Documentação e Informação (CDI), pela atual presidência do Instituto Superior de Contabilidade e Administração do Porto (ISCAP);
A necessidade de se proceder à revisão aos regulamentos dos Serviços do CDI, do Arquivo, da Biblioteca e da Reprografia, aprovados, respetivamente, em 27/05/2009, 16/07/2009 e 15/02/2007, de modo a incorporar as normas estabelecidas pela DGLAB - Direção-Geral do Livro, Arquivos e Bibliotecas e as novas regras e procedimentos administrativos, para adequar a organização e funcionamento de cada serviço às atuais necessidades;
E a Discussão Pública do Projeto de Regulamento efetuada através de publicação no site do ISCAP e no Diário da República.
Assim, pelo Despacho ISCAP/PR-042/2018, de 17 de outubro de 2018, foi aprovado o Regulamento dos Serviços do CDI, pela atual presidência do ISCAP, anexo a este Despacho.
17 de dezembro de 2018. - O Presidente do ISCAP, Fernando José Malheiro de Magalhães.
ANEXO
Regulamento dos Serviços do Centro de Documentação e Informação do ISCAP
CAPÍTULO I
Disposições gerais
Artigo 1.º
Objeto
O presente Regulamento aprova as normas de organização e funcionamento dos serviços que integram o Centro de Documentação e Informação (CDI) do Instituto Superior de Contabilidade e Administração do Porto (ISCAP).
Artigo 2.º
Âmbito, composição e coordenação
1 - Conforme previsto no Regulamento Orgânico dos Serviços do ISCAP, o CDI é um serviço responsável pela gestão no domínio da informação/documentação, competindo-lhe a recolha, tratamento técnico, a difusão e o arquivo de documentação científica, técnica, pedagógica e administrativa relacionada com as atividades do ISCAP e cooperação com serviços e instituições afins, tendo em vista o acesso à informação e a partilha de recursos.
2 - O CDI é composto por três serviços, respetivamente, Arquivo, Biblioteca e Reprografia.
3 - O CDI é coordenado e dirigido por um Técnico Superior devidamente habilitado em Arquivo ou Biblioteca e Documentação, designado pelo Presidente do ISCAP, sendo substituído, em caso de ausência ou impedimento, pelo trabalhador de mais elevada categoria, ou pelo mais antigo se aquela for idêntica.
Artigo 3.º
Dúvidas e casos omissos
As dúvidas e os casos omissos serão resolvidos pelo Presidente do ISCAP, sob proposta do Responsável do CDI.
CAPÍTULO II
Arquivo
SECÇÃO I
Constituição e atribuições do Arquivo
Artigo 4.º
Constituição
O Arquivo compreende e unifica numa só estrutura, o âmbito, funções e objetivos específicos dos arquivos denominados Arquivo Intermédio e Arquivo Histórico, sendo constituído pelo conjunto orgânico de documentos de natureza administrativa proveniente dos diferentes serviços como resultado direto das atribuições genéricas do serviço de Arquivo, tais como a recolha, a seleção, o tratamento e difusão.
Artigo 5.º
Atribuições
1 - O Arquivo tem sob sua custódia a documentação produzida e recebida pelos diferentes órgãos e serviços, independentemente do tipo de suporte, ou formato, como resultado da reunião dos documentos acumulados pelo ISCAP, num processo natural, automático e orgânico, em razão das suas funções e atividades e que se conservam para servir de referência, prova ou informação.
2 - É atribuída ao serviço do Arquivo a responsabilidade do tratamento arquivístico, a conservação, avaliação, seleção e eliminação da documentação.
3 - Ao serviço do Arquivo é atribuída a responsabilidade da custódia dos documentos transferidos pelos serviços do ISCAP para o Arquivo e considerados documentos arquivísticos.
SECÇÃO II
Competências
Artigo 6.º
Competências do Arquivo
Compete ao Arquivo:
a) Estabelecer e aplicar critérios de gestão documental;
b) Conservar, incorporar e recuperar o património documental gerado pelo ISCAP;
c) Receber e tratar toda a documentação produzida pelos serviços;
d) Avaliar e organizar a documentação do fundo arquivístico do ISCAP com interesse administrativo, probatório, histórico e cultural, de acordo com os sistemas de classificação definidos a partir do estudo da Instituição produtora da documentação;
e) Colaborar na gestão documental relativa a operações e procedimentos que visem a racionalização e eficácia na criação, utilização, conservação, avaliação, seleção e eliminação de documentos;
f) Respeitar prazos estabelecidos na legislação, respeitante à avaliação, à seleção e à eliminação da documentação que se encontra sob custódia do Arquivo;
g) Gerir a gestão documental, promovendo e controlando as transferências;
h) Disponibilizar a documentação solicitada pelos serviços, mediante as necessárias autorizações, exceto aquela documentação que esteja interdita à consulta, cujo conteúdo seja de caráter confidencial, técnica ou patrimonial;
i) Fornecer, mediante as necessárias autorizações, a reprodução de documentos.
SECÇÃO III
Arquivo Intermédio
Artigo 7.º
Recolha
Os diferentes órgãos e serviços do ISCAP devem promover, regularmente, o envio para o Arquivo da respetiva documentação considerada desnecessária para o arquivo corrente.
Artigo 8.º
Transferência
1 - Os prazos de transferência serão avaliados, caso a caso, prevendo-se a elaboração de tabelas de triagem.
2 - As transferências de documentos obedecerão às regras que constam do presente regulamento, devendo ser completadas por ordens de serviço no que respeita à sua calendarização e especificidades.
3 - A documentação produzida pela atividade letiva e sob custódia dos docentes deve ser enviada para o Arquivo de acordo as normas estabelecidas neste regulamento.
Artigo 9.º
Condições de transferência
1 - O Arquivo efetua a transferência de documentação, esta deverá cumprir as seguintes condições:
a) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original;
b) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim o exijam;
c) Em pastas ou caixas de arquivo de modelo uniformizado;
d) No seu suporte original devidamente acomodado;
e) As pastas e caixas devem ser identificados com a designação da documentação de acordo com o plano de classificação;
f) As caixas e ou maços com documentação respeitantes à serie "Instrumentos de Avaliação Pedagógica" devem ser identificados por tipologia, curso, ano letivo e nome do docente;
g) A documentação produzida pela atividade letiva deve ser transferida, para o Arquivo, após três anos da data de produção;
h) Os docentes que cessem a atividade profissional no ISCAP, devem proceder à transferência da documentação referida na alínea anterior, o mais breve possível e acordado com o responsável do arquivo;
i) No caso previsto na alínea anterior e verificando-se a permanência dos documentos de avaliação curricular nos gabinetes, o Serviço de Apoio ao Docente deve solicitar a transferência dos mesmos para o arquivo;
j) Os documentos transferidos para o Arquivo devem estar devidamente acondicionados e identificados;
k) Os documentos transferidos para o Arquivo que não são considerados documentos de arquivo, ou, os documentos que não foram produzidos pelo ISCAP no decurso da sua atividade, serão devolvidos ao serviço remetente.
2 - A transferência da documentação efetua-se com a periodicidade estabelecida pelo Arquivo, após auscultação dos Responsáveis dos diferentes serviços, e promulgada por ordem de serviço.
3 - Os serviços do ISCAP que pretendem transferir documentação para o Arquivo devem conferir a Guia de Remessa feita em duplicado, elaborada pelo Arquivo que será assinada pelo Responsável do serviço remetente e pelo Responsável do serviço de Arquivo.
4 - É da responsabilidade do Arquivo e do serviço produtor a transferência da documentação para o Arquivo.
5 - O Arquivo responsabiliza-se, apenas, pela documentação recebida após a data de transferência da mesma.
6 - O Arquivo, após a receção da documentação, procede à elaboração de um auto de entrega, que será enviado, à posteriori, ao serviço produtor da documentação.
7 - O auto de entrega é elaborado em duplicado e assinado pelo Responsável do Arquivo e pelo Responsável do serviço, ou pelos substitutos legais.
Artigo 10.º
Paginação
1 - Os processos e requerimentos devem ser, sempre que possível, devidamente paginados.
2 - A paginação dos processos e requerimentos faz-se, para facilidade de controlo, do seguinte modo:
a) No canto superior direito, indica-se o número da página;
b) Na mesma zona e logo a seguir, coloca-se uma barra;
c) Na mesma zona, indica-se o número total das páginas desse documento.
Artigo 11.º
Intercalação
1 - Está interdito retirar qualquer documento que integra os processos, maços ou outra tipologia documental.
2 - Em casos excecionais, e após a autorização do Responsável do Arquivo, do Responsável do serviço produtor da documentação, é permitido retirar os documentos solicitados que fazem parte integrante dos processos.
3 - Na situação referida no número anterior, e em substituição do documento retirado, deve ser intercalado o modelo de desanexação de documentos, registando a paginação do mesmo e a assinatura do Responsável pelo respetivo serviço.
4 - No momento da devolução do documento, o Responsável de serviço produtor deve estar presente no momento da incorporação do documento no processo, e assinar o modelo de anexação.
Artigo 12.º
Incumprimento
O Arquivo pode recusar todos os envios de documentação que não cumpram os requisitos estabelecidos.
SECÇÃO IV
Difusão, consulta e empréstimo
Artigo 13.º
Difusão
A comunicação dos documentos processa-se através da consulta direta e empréstimo.
Artigo 14.º
Consulta
A consulta dos documentos, na fase semiativa, que estão sob a guarda do arquivo é permitida aos serviços produtores.
Artigo 15.º
Condições da consulta
1 - As consultas são realizadas no Arquivo com a presença do funcionário do Arquivo.
2 - Para consultar qualquer documento do Arquivo, os requerentes devem efetuar um pedido via correio eletrónico (arquivo@iscap.ipp.pt) dirigido ao Responsável do Arquivo, a solicitar a consulta da documentação, mencionando quais os documentos a consultar e a finalidade da consulta.
Artigo 16.º
Empréstimo/requisição...
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