Deliberação n.º 945/2017
| Data de publicação | 27 Outubro 2017 |
| Seção | Serie II |
| Órgão | Universidade de Lisboa - Faculdade de Letras |
Deliberação n.º 945/2017
Considerando que:
A Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa (FLUL) é uma pessoa coletiva de Direito Público, integrada na Universidade de Lisboa, com autonomia estatutária, científica, pedagógica, cultural, administrativa, financeira e patrimonial;
No desenvolvimento das suas atividades, a FLUL dispõe de estruturas de suporte, globalmente designadas por serviços;
O artigo 11.º dos estatutos da FLUL, homologados pelo Despacho n.º 13186-B/2013, publicados no Diário da República, 2.ª série, n.º 199, de 15 de outubro de 2013, estabelecem a orgânica dos seus serviços, remetendo para regulamentação posterior a delimitação das suas atribuições, competências e normas de funcionamento;
Decorridos quatro anos da data da última alteração introduzida no regulamento orgânico dos serviços da FLUL é manifesta a necessidade da sua revisão com vista à melhoria global do desempenho dos serviços;
Nos termos do disposto na alínea b) do n.º 1 do artigo 41.º dos Estatutos da FLUL, sob proposta do Diretor Executivo, e ouvidos os coordenadores de divisão, por deliberação do Conselho de Gestão de 21 de Setembro de 2017, é aprovado o Regulamento Orgânico dos Serviços da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa, que constitui anexo e parte integrante da presente deliberação.
ANEXO
Regulamento Orgânico dos Serviços da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa
Capítulo I
Disposições Gerais
Artigo 1.º
Estrutura geral dos serviços da FLUL
1 - A estrutura de serviços da FLUL compreende serviços de gestão e serviços de apoio.
2 - São serviços de gestão:
a) A Divisão da Biblioteca (DB);
b) A Divisão de Serviços Administrativos (DSA);
c) A Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial (DGFP);
d) A Divisão de Serviços Académicos (DSAc);
e) A Divisão de Relações Externas (DRE);
f) A Divisão de Apoio Técnico (DAT).
g) A Divisão de Apoio à Investigação (DAI);
3 - São serviços de apoio:
a) A Assessoria Jurídica (AJ);
b) Gabinete de Estudos e de Planeamento (GEP);
c) Secretariado dos Órgãos (SO).
Artigo 2.º
Diretor Executivo
1 - Os serviços da FLUL são dirigidos por um Diretor Executivo, do qual dependem hierarquicamente, que exerce as competências que lhe são conferidas por lei, pelos estatutos da FLUL, pelo presente regulamento e ainda as que lhe forem delegadas ou subdelegadas.
2 - Compete ao Diretor Executivo, nomeadamente:
a) Orientar e coordenar a atividade das divisões e superintender no seu funcionamento, bem como orientar diretamente os serviços de apoio, garantindo, em todos os casos, a qualidade dos serviços prestados;
b) Dirigir com rigor e eficiência os trabalhadores não docentes e não investigadores e distribuí-los, otimizando os meios que lhe estão afetos e adotando medidas que permitam simplificar e acelerar procedimentos e promover a aproximação à sociedade e a outros serviços públicos;
c) Propor a constituição de todos os júris de concursos relativos a pessoal não docente;
d) Assistir tecnicamente os órgãos de gestão, nomeadamente elaborando ou promovendo a elaboração de estudos, pareceres e informações relativos à gestão da Faculdade;
e) Recolher, sistematizar e divulgar a informação com interesse para o estabelecimento de ensino e informar sobre todos os assuntos que devam ser submetidos à apreciação dos órgãos de gestão da Faculdade;
f) Corresponder-se com serviços e entidades públicas ou privadas, no âmbito da sua competência;
g) Definir os objetivos dos serviços da FLUL, tendo em conta os objetivos gerais estabelecidos pelo Diretor da FLUL;
h) Orientar, controlar e avaliar o desempenho e a eficiência dos serviços dependentes, com vista à execução dos planos de atividades e à prossecução dos resultados obtidos e a alcançar;
i) Submeter à apreciação do Conselho de Gestão as propostas de alteração à orgânica e à regulamentação dos serviços da FLUL que entenda convenientes.
3 - O Diretor Executivo depende hierarquicamente do Diretor da FLUL.
4 - Em caso de ausência ou impedimento, o Diretor Executivo é substituído por um Coordenador de Divisão por si designado ou, na ausência de designação, pelo Coordenador da Divisão de Serviços Administrativos.
Artigo 3.º
Coordenadores de Divisão
1 - Os Serviços de gestão da FLUL a que se refere o artigo 1.º são dirigidos por Coordenadores de Divisão, que exercem as competências que lhes são conferidas por lei, pelos estatutos da FLUL, pelo presente regulamento, e ainda as que lhes forem delegadas ou subdelegadas.
2 - Compete aos Coordenadores de Divisão, nomeadamente:
a) Assegurar a qualidade técnica do trabalho produzido na sua divisão e garantir o cumprimento dos prazos adequados à eficaz prestação do serviço tendo em conta a satisfação do interesse dos destinatários;
b) Efetuar o acompanhamento profissional no local de trabalho, apoiando e motivando os respetivos trabalhadores e proporcionando-lhes os adequados conhecimentos e aptidões profissionais, bem como realizando e fomentando os procedimentos mais adequados ao incremento da qualidade do serviço a prestar;
c) Divulgar junto dos respetivos trabalhadores os documentos internos e as normas de procedimento a adotar pelo serviço;
d) Garantir o cumprimento dos objetivos do serviço e divulgá-los de forma a garantir o empenho e a assunção de responsabilidades pelos trabalhadores;
e) Proceder de forma objetiva à avaliação do desempenho dos trabalhadores, em função dos resultados individuais e de grupo e à forma como cada um se empenha na prossecução dos objetivos e no espírito de equipa;
f) Identificar as necessidades de formação específica dos trabalhadores da sua divisão e propor a frequência das ações de formação consideradas adequadas;
g) Proceder ao controlo efetivo da assiduidade, pontualidade e cumprimento do período normal de trabalho por parte dos funcionários da sua divisão;
h) Autorizar a passagem de certidões de documentos arquivados na respetiva divisão, exceto quando contenham matéria confidencial ou reservada, bem como a restituição de documentos aos interessados.
3 - Sempre que tal se torne necessário para garantir a continuidade dos serviços públicos, nomeadamente em casos de ausência ou impedimento de Coordenadores de Divisão, poderão ser atribuídas a qualquer elemento do pessoal administrativo e técnico da FLUL funções de coordenação de serviços ou atividades compatíveis com a sua categoria.
Artigo 4.º
Coordenadores de Nível Intermédio
1 - Os Serviços de gestão e de apoio da FLUL a que se refere o artigo 1.º podem possuir Núcleos.
2 - Os Núcleos podem, nos termos do presente regulamento, ser dirigidos por um dirigente de nível intermédio de 3.º ou 4.º graus, designado por coordenador de núcleo, que exerce as competências que lhe são conferidas por lei, pelos estatutos da FLUL, pelo presente regulamento, e ainda as que lhe forem delegadas ou subdelegadas.
3 - Sem prejuízo das competências que lhe sejam delegadas ou subdelegadas, no âmbito da gestão geral do respetivo Núcleo e de acordo com as orientações definidas, aos titulares dos cargos de direção intermédia de 3.º e 4.º graus compete, designadamente:
a) Coadjuvar o titular do cargo de direção superior ou intermédia de que dependam hierarquicamente;
b) Coordenar, sendo caso disso, as atividades e gerir os recursos de uma unidade funcional, com uma missão concretamente definida para a prossecução da qual se demonstre indispensável a existência deste nível de direção;
c) Exercer todas as competências específicas que lhes forem conferidas por lei e pelos estatutos ou regulamentos.
Capítulo II
Dos Serviços
Secção I
Da Divisão da Biblioteca
Artigo 5.º
Divisão da Biblioteca
1 - A Divisão da Biblioteca tem a seu cargo a gestão e o tratamento técnico, biblioteconómico e arquivístico do património bibliográfico e documental da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa, incluindo o do respetivo Arquivo Histórico, em qualquer suporte, tanto na perspetiva do apoio ao ensino e à investigação como da difusão cultural.
2 - A Divisão da Biblioteca compreende os seguintes Núcleos:
a) Núcleo de Aquisições, Tratamento Documental e de Gestão das Coleções
b) Núcleo de Arquivos e Manuscritos
c) Núcleo de Referência, Gestão de Conhecimento Científico e Formação de Utilizadores
d) Núcleo de Comunicação e Gestão de Atividades Culturais
e) Núcleo de Empréstimos, Atendimento e Acesso
3 - A direção científico-pedagógica da Biblioteca é assegurada pelo Diretor da Biblioteca, designado nos termos dos Estatutos da FLUL.
4 - A direção técnica e executiva da Biblioteca é assegurada pelo Coordenador da Divisão da Biblioteca.
Artigo 6.º
Núcleo de Aquisições, Tratamento Documental e de Gestão das Coleções
1 - Compete ao Núcleo de Aquisições, Tratamento Documental e de Gestão das Coleções, nomeadamente:
a) Garantir e gerir a aquisição, através de compra, oferta, doação e permuta, das espécies bibliográficas e documentais destinadas à Biblioteca;
b) Assegurar a receção, seleção e inventariação das espécies bibliográficas e documentais entradas na Biblioteca;
c) Recolher, processar e gerir os pedidos de aquisições bibliográficas e documentais;
d) Aplicar políticas e normas técnicas de catalogação, classificação, indexação e gestão de coleções, com base em linhas orientadoras e instrumentos normativos nacionais e internacionais;
e) Assegurar a catalogação, classificação, indexação e cotação das espécies bibliográficas e documentais entradas na Biblioteca da FLUL;
f) Proceder ao levantamento e diagnóstico do estado físico das coleções e garantir a sua conservação e preservação;
g) Garantir a limpeza, expurgo e acondicionamento das coleções existentes e a integrar.
Artigo 7.º
Núcleo de Arquivos e Manuscritos
1 - Compete ao Núcleo de Arquivos e Manuscritos, nomeadamente:
a) Recolher, organizar, preservar e dar acesso à documentação com valor histórico, científico, artístico ou literário, produzida, nomeadamente, por professores e investigadores ou por instituições cujos acervos tenham sido incorporados na Biblioteca da FLUL.
Artigo 8.º
Núcleo de Empréstimos, Atendimento e Acesso
1 - Compete ao Núcleo de Empréstimos, Atendimento e Acesso, nomeadamente:
a) Assegurar a...
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