Decreto Legislativo Regional n.º 10/2007/A, de 20 de Abril de 2007
Decreto Legislativo Regional n.o 10/2007/A
Regime geral dos arquivos e do património arquivístico da Regiáo Autónoma dos Açores
Sendo o arquivo de um organismo a memória de uma instituiçáo e um instrumento de apoio à tomada de decisáo e a comprovaçáo dos factos, importa que a conservaçáo dos documentos seja determinada por imperativos de natureza administrativa, legal, fiscal e histórica.
A racionalizaçáo do ciclo de vida dos documentos visa assegurar uma gestáo efectiva dos recursos informativos com o consequente aumento da eficácia administrativa, garantindo a preservaçáo da memória colectiva da Regiáo.
Neste contexto, o presente diploma visa dotar a Regiáo Autónoma dos Açores de um instrumento jurídico fundamental para a implantaçáo de um regime que permita a adequada gestáo da documentaçáo produzida pela Administraçáo Pública na Regiáo, pelo que nele se estabelecem normas relativas aos princípios e regime geral dos arquivos e do património arquivístico regional, à fixaçáo de tabelas de selecçáo de documentos, comunicaçáo e conservaçáo dos mesmos, assim como a criaçáo da comissáo coordenadora para os arquivos da Regiáo Autónoma dos Açores (CCARAA), enquanto órgáo de gestáo regional dos arquivos, cabendo-lhe propor a definiçáo da política arquivística regional, o acompanhamento da sua execuçáo e a acçáo fiscalizadora.
Refira-se, por fim, que, atento o facto de nos últimos anos se terem verificado importantes transformaçóes que afectam a gestáo dos arquivos, como é o caso do desenvolvimento das novas tecnologias da informaçáo e da comunicaçáo, o presente diploma preceitua que os serviços devem promover e implantar as novas tecnologias da informaçáo na gestáo documental dos seus arquivos, desde que seja garantida a fiabilidade e integridade da informaçáo.
Assim, a Assembleia Legislativa da Regiáo Autónoma dos Açores decreta, nos termos da alínea a) do n.o 1
do artigo 227.o da Constituiçáo da República e da alínea c) do n.o 1 do artigo 31.o do Estatuto Político-Administrativo da Regiáo Autónoma dos Açores, o seguinte:
CAPÍTULO I
Disposiçóes gerais
SECçÁO I Objecto, âmbito e atribuiçóes
Artigo 1.o Objecto
O presente diploma estabelece o regime geral dos arquivos e do património arquivístico da Regiáo Autónoma dos Açores.
Artigo 2.o
Âmbito de aplicaçáo
1 - O regime geral dos arquivos e do património arquivístico da Regiáo Autónoma dos Açores aplica-se
à Assembleia Legislativa da Regiáo Autónoma dos Açores e a todos os serviços e organismos da administraçáo pública regional, incluindo os institutos públicos regionais e os fundos e serviços personalizados regionais, bem como às autarquias locais da Regiáo.
2 - O regime estabelecido no presente diploma aplica-se, igualmente, aos arquivos privados localizados na Regiáo Autónoma dos Açores.
Artigo 3.o
Atribuiçóes da Regiáo Autónoma dos Açores
No âmbito do regime geral e do património arquivístico regional, cabe à Regiáo Autónoma dos Açores, em especial:
a) Programar e regulamentar a avaliaçáo, a selecçáo e a eliminaçáo da documentaçáo; b) Promover uma correcta aplicaçáo das normas de organizaçáo documental, nomeadamente quanto à classificaçáo e à ordenaçáo;
c) Garantir, facilitar e promover o acesso à documentaçáo, nomeadamente através de instrumentos de descriçáo normalizados; d) Definir as condiçóes gerais e especiais da comunicaçáo dos documentos; e) Promover a coordenaçáo entre os arquivos; f) Promover a formaçáo profissional de técnicos de arquivo;
g) Fomentar a investigaçáo arquivística; h) Promover a cooperaçáo regional, nacional e inter-nacional no domínio de arquivos; i) Garantir a conservaçáo, o restauro e a valorizaçáo da documentaçáo; j) Garantir a qualidade das instalaçóes destinadas aos arquivos.
SECçÁO II Princípios gerais
Artigo 4.o
Princípio da inventariaçáo
à Regiáo Autónoma dos Açores compete promover a inventariaçáo do património arquivístico regional, assegurando o levantamento sistemático, actualizado e tendencialmente exaustivo dos bens culturais com vista à respectiva identificaçáo, e apoiar a organizaçáo dos arquivos regionais, qualquer que seja a sua natureza.
Artigo 5.o
Princípio da acessibilidade
à Regiáo Autónoma dos Açores compete garantir, facilitar e promover o acesso à documentaçáo detida por entidades públicas regionais.
Artigo 6.o
Princípio da preservaçáo e valorizaçáo do património
1 - É direito e dever da Assembleia Legislativa da Regiáo Autónoma dos Açores, dos serviços e organismos da administraçáo pública regional, incluindo os serviços personalizados, fundos autónomos e institutos públicos regionais, da administraçáo local, e de todos os cidadáos e entidades privadas residentes na Regiáo Autónoma dos Açores preservar, defender e valorizar o património arquivístico regional.
2 - Todos os serviços e organismos abrangidos pelo âmbito de aplicaçáo do presente diploma estáo obrigados a colaborar entre si na concretizaçáo dos objectivos previstos neste decreto legislativo regional.
Artigo 7.o
Promoçáo das novas tecnologias
1 - As entidades públicas abrangidas pelo presente diploma devem priorizar o uso das tecnologias da informaçáo e de comunicaçáo no tratamento da documentaçáo, em todos os aspectos da gestáo e difusáo da informaçáo.
2 - O tratamento, conservaçáo e difusáo dos documentos autenticados mediante certificaçáo electrónica carecem de regulamentaçáo específica adequada às características especiais daqueles documentos, de forma a poderem incorporar-se junto dos restantes documentos e integrar-se nas respectivas séries documentais, seja qual for o suporte físico em que se encontrem.
3 - A preservaçáo dos documentos electrónicos realizar-se-á de forma a garantir que os documentos permaneçam completos, tanto no seu conteúdo como na sua estrutura e contexto, fiáveis quanto ao seu conteúdo, autênticos enquanto originais que náo sofreráo alteraçáo em eventuais migraçóes e acessíveis quanto à sua localizaçáo e legibilidade.
Artigo 8.o
Centralizaçáo dos arquivos
A gestáo e coordenaçáo da documentaçáo gerada deve ser centralizada num único organismo em cada entidade.
Artigo 9.o
Princípio da proveniência
A organizaçáo dos arquivos respeita a proveniência e a estrutura interna das respectivas entidades.
CAPÍTULO II
Gestáo regional dos arquivos
SECçÁO I Arquivo
Artigo 10.o
Conceito
1 - Arquivo corresponde a um conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data ou suporte material, reunidos no exercício da sua actividade por uma entidade, pública ou privada, e conservados, respeitando a organizaçáo inicial, tendo em vista...
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