Aviso do Banco de Portugal n.º 3/2020
| Data de publicação | 15 Julho 2020 |
| Seção | Serie II |
| Órgão | Banco de Portugal |
Aviso do Banco de Portugal n.º 3/2020
Sumário: Regula a cultura organizacional, governo interno, sistema de controlo interno e políticas e práticas remuneratórias das instituições destinatárias, procedendo à revisão e à revogação dos Avisos do Banco de Portugal n.º 5/2008 e n.º 10/2011, bem como à revogação da Instrução do Banco de Portugal n.º 20/2008. É complementado pela Instrução do Banco de Portugal n.º 18/2020, que versa sobre os reportes a efetuar à autoridade de supervisão competente relativamente às matérias tratadas no Aviso.
O exercício da atividade financeira envolve, incontornavelmente, a assunção de riscos de diversa natureza. Estes riscos, se não forem devidamente geridos podem comprometer a viabilidade e a sustentabilidade de uma instituição, com consequências negativas para a preservação da estabilidade financeira. Assim, o exercício desta atividade encontra-se sujeito a um conjunto de requisitos regulatórios de cariz prudencial, designadamente destinados a promover a adoção de comportamentos consonantes com a preservação da estabilidade financeira e com a proteção dos interesses dos depositantes e outros clientes.
Neste contexto, assume especial relevância a regulação da conduta e da cultura, do governo e da organização interna das entidades financeiras. Esta matéria é tratada pelo direito da União Europeia que se debruça sobre a regulação das instituições de crédito, que vem sendo transposto no ordenamento jurídico português através do Regime Geral das Instituições de Crédito e Sociedades Financeiras. Adicionalmente, e já em 2008, o Banco de Portugal emitiu o Aviso do Banco de Portugal n.º 5/2008, que regulamenta os sistemas de controlo interno das entidades supervisionadas, e o Aviso do Banco de Portugal n.º 10/2011, que regulamenta as políticas e práticas remuneratórias destas mesmas entidades.
Passados mais de dez anos sobre a entrada em vigor do Aviso do Banco de Portugal n.º 5/2008, afigura-se necessária a revisão das soluções dele constantes, à luz dos desenvolvimentos ao nível da legislação europeia e portuguesa sobre estas matérias, das orientações da Autoridade Bancária Europeia (EBA na sigla inglesa), das melhores práticas internacionais, da reflexão e experiência prática de supervisão acumuladas pelo Banco de Portugal, bem como por questões de certeza e segurança jurídica. Aproveita-se esta revisão para incorporar no presente Aviso as disposições do Aviso do Banco de Portugal n.º 10/2011, com o objetivo de tratar de forma integrada as diversas matérias de cultura organizacional e de governo e controlo interno, no sentido de promover uma visão integrada e holística das mesmas.
O disposto no presente Aviso deve ser interpretado e aplicado tendo em conta o enquadramento conferido pela legislação, regulamentação e orientações europeias e portuguesas sobre a matéria. Os conceitos utilizados no Aviso devem ser lidos, salvo quando referido o contrário, tendo em conta as definições que constam do Regime Geral das Instituições de Crédito e Sociedades Financeiras.
Sem prejuízo dos requisitos definidos no presente Aviso, cada entidade é responsável pela decisão e implementação do modelo de organização interna que considere mais apropriado, atendendo ao princípio da proporcionalidade e às suas características e circunstâncias idiossincráticas. O presente Aviso, em conjunto com a lei, e atendendo às orientações da EBA relevantes, serve de enquadramento para essa escolha e implementação, estruturando-a, e realçando objetivos prudenciais essenciais que não podem ser descurados pelas entidades supervisionadas.
Assim, o presente Aviso trata (i) da conduta e cultura organizacional, (ii) do governo interno, estrutura organizacional e planeamento estratégico, (iii) do sistema de controlo interno e gestão de riscos, (iv) das partes relacionadas e conflitos de interesses, (v) da participação de irregularidades, (vi) da subcontratação das tarefas operacionais das funções de controlo interno e do sistema informático de suporte à participação de irregularidades, (vii) das políticas de seleção e designação de auditores externos, (viii) das políticas e práticas remuneratórias, (ix) dos grupos financeiros, (x) da autoavaliação pelas entidades reguladas das matérias nele previstas, e (xi) da documentação, sistematização de informação e divulgação de informação ao público.
Cada uma destas matérias é particularmente relevante para uma gestão sã e prudente da atividade pelas entidades supervisionadas, e o regime aplicável a cada uma delas encontra-se previsto em capítulo próprio.
A densificação no presente Aviso do tema da conduta e cultura organizacional justifica-se pela influência decisiva que tem sobre a forma como as entidades supervisionadas gerem a sua atividade. A este respeito é de destacar o relatório "Banking Conduct and Culture - A Permanent Mindset Change", elaborado pelo G30 e publicado em novembro de 2018, que refere que a conduta e a cultura organizacional resultam dos mecanismos internos que produzem os valores e os comportamentos que prevalecem na instituição e que conformam a conduta dos seus colaboradores, contribuindo para a criação de confiança nas instituições em geral e para que beneficiem de uma reputação positiva entre os diferentes grupos de interesses internos e externos.
De acordo com as orientações da EBA sobre governo interno (EBA/GL/2017/11), divulgadas através da Carta Circular do Banco de Portugal n.º CC/2018/00000016, o conceito de governo interno inclui todos os critérios e princípios relacionados com a forma como (i) são estabelecidos os objetivos, estratégias e sistema de gestão de riscos de uma instituição, (ii) os seus negócios se encontram organizados, (iii) as responsabilidades e linhas de autoridade são definidas e alocadas, (iv) as linhas de reporte se encontram configuradas, e (v) o sistema de controlo interno é organizado e implementado, incluindo os procedimentos contabilísticos e as políticas de remuneração. Abrange também os sistemas de produção de informação, a subcontratação e a gestão da continuidade do negócio.
Neste âmbito, realça-se que a escolha e a avaliação da adequação dos membros dos órgãos de administração e de fiscalização (individual e coletivamente), e dos titulares de funções essenciais, devem ser iniciadas de forma atempada e assentar numa identificação sustentada das necessidades concretas da entidade supervisionada, atendendo às suas características e circunstâncias específicas. Essas mesmas necessidades devem estar subjacentes à decisão quanto ao número de membros dos órgãos de administração e de fiscalização e à criação de comités de apoio a estes órgãos, assim se fomentando a gestão sã e prudente e uma fiscalização interna eficaz em cada instituição.
No que respeita aos responsáveis pelas funções de gestão de riscos, conformidade e auditoria interna, em linha com o disposto nas orientações da EBA sobre a avaliação da adequação dos membros dos órgãos de administração e dos titulares de funções essenciais (EBA/GL/2017/12), divulgadas através da Carta Circular do Banco de Portugal n.º CC/2018/00000018, no presente Aviso estabelece-se que a adequação para o exercício das respetivas funções é objeto de avaliação e autorização pela autoridade de supervisão competente, em momento anterior à sua entrada em funções, no caso de instituições de crédito identificadas pelo Banco de Portugal como outras instituições de importância sistémica (O-SII), nos termos do disposto no artigo 138.º-Q do Regime Geral das Instituições de Crédito e Sociedades Financeiras.
De modo a reforçar as condições para que os auditores externos executem o seu trabalho com independência, isenção e objetividade, consagra-se a obrigatoriedade de as entidades supervisionadas adotarem políticas de seleção e designação de revisores oficiais de contas ou sociedades de revisores oficiais de contas, com um conteúdo mínimo que é consagrado no Aviso. Salienta-se, a este respeito, a necessidade de as instituições observarem também o disposto nas recomendações que venham a ser emitidas pelo Committee of European Auditing Oversight Bodies (CEAOB) sobre a matéria. Este tema é objeto de tratamento no presente Aviso na medida em que as políticas adotadas neste domínio pelas entidades supervisionadas se enquadram no seu governo interno, naturalmente sem prejuízo das competências de supervisão da atividade de auditoria atribuída à Comissão do Mercado de Valores Mobiliários.
No que concerne ao controlo interno, e conforme previsto no anterior Aviso do Banco de Portugal n.º 5/2008, importa ter presente que o ambiente de controlo das instituições reflete a sua atitude e as suas ações perante o controlo interno, resultantes (i) das convicções, preferências e juízos de valor manifestados pelo órgão de administração e pelos restantes colaboradores da instituição em relação ao sistema de controlo interno, e (ii) da ênfase colocada no controlo interno, nas medidas tomadas, nas políticas e procedimentos aprovados e na definição e implementação da estrutura organizacional.
O ambiente de controlo é influenciado, designadamente (i) pelo padrão de valores éticos seguido pela instituição, (ii) pela existência de meios materiais, técnicos e humanos suficientes e adequados, (iii) pelo grau de transparência da estrutura organizacional e da sua adequação face à complexidade, dimensão e natureza da atividade da instituição, (iv) pela clareza da cadeia hierárquica e das responsabilidades e competências atribuídas a cada função, (v) pela qualidade do processo de planeamento estratégico, e (vi) pelo grau de envolvimento do órgão de administração na atividade desenvolvida.
De forma a assegurar uma gestão sã e prudente, o processo de análise e de tomada de decisão nas entidades supervisionadas deve ser sensível ao risco, e assente em informação credível, completa e o mais atualizada possível.
O presente Aviso, tal como as orientações da EBA sobre governo interno (EBA/GL/2017/11), tem por base o modelo das três linhas de defesa do...
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