Portaria n.º 1383/2009, de 04 de Novembro de 2009

MINISTÉRIOS DO TRABALHO E DA SOLIDARIEDADE SOCIAL E DA CULTURA Portaria n.º 1383/2009 de 4 de Novembro A informação constitui, nas sociedades modernas, factor determinante e um dos activos mais importantes da vida das organizações, residindo essa informação em documentos de diferentes suportes.

O Instituto da Segurança Social, I. P. (ISS, I. P.), dada a sua dimensão e abrangência, elegeu, como uma das prin- cipais preocupações e prioridades, a gestão documental, quer na perspectiva da avaliação do real interesse histórico e retrospectivo da produção e preservação de documentos, quer do ponto de vista da organização e utilização dos arquivos existentes e em crescimento.

O ISS, I. P., é detentor de um rico e vasto acervo docu- mental, disperso por todo o país, que dá testemunho dos vários esquemas de protecção social, que foram surgindo desde os anos 30 do século passado, e reflecte a evolução organizativa e funcional de todo o sistema.

Muito embora o Centro Nacional de Protecção contra os Riscos Profissionais (CNPRP), organismo que faz parte integrante do ISS, I. P., dispusesse, desde 2004, de um regulamento arquivístico consentâneo com as res- pectivas necessidades e características, pode afirmar -se que, apenas em 2006, o ISS, I. P., passou a dispor de um verdadeiro instrumento de gestão documental ao ver aprovado, através da Portaria n.º 95/2006, de 30 de Ja- neiro, o primeiro Regulamento Arquivístico do Centro Nacional de Pensões, dos Centros Distritais de Segurança Social e Serviços de Fiscalização.

Apesar da existência de algumas omissões motivadas pela dispersão geográfica e diversidade dos organismos integrados e pelas diver- sas alterações orgânico/funcionais verificadas, há que reconhecer que esse instrumento regulador possibilitou que fossem dados passos significativos na selecção, eli- minação, organização e preservação da documentação acumulada nos arquivos existentes.

Esta experiência permitiu conhecer, em detalhe e pro- fundidade, os problemas com que os vários arquivos se deparam no quotidiano das suas actividades para, na exi- guidade das instalações, responder às solicitações dos respectivos serviços.

Fazendo uso das tecnologias hoje colocadas à nossa disposição, é viável enfrentar o desafio de conceber um regulamento que, controlando a produção documental, evite, por um lado, o crescimento da massa documental com o correspondente aumento de custos de tratamento e conservação e, por outro, a diminuição da qualidade de pesquisa e dificuldade de acesso à informa- ção pertinente.

Assim: Tornando -se necessário encontrar formas de melhorar os sistemas de organização e recuperação de documentos, proporcionar o seu armazenamento no arquivo intermédio, a baixo custo, e assegurar o expurgo, eliminação e conser- vação, determinou o conselho directivo do ISS, I. P., no âmbito da acção do Programa START -- Gestão Docu- mental e Arquivo, proceder -se à revisão do Regulamento Arquivístico anexo à Portaria n.º 95/2006, de 30 de Janeiro, de acordo com o previsto no seu artigo 14.º, consubstan- ciando, em tabela única, de forma integrada e segundo critérios uniformes de avaliação, as séries documentais dos serviços centrais (SC), do Centro Nacional de Pensões (CNP), do Centro Nacional de Protecção contra os Riscos Profissionais (CNPRP) e dos centros distritais.

Para além do espólio documental estar vertido em tabela única, adopta -se um plano de classificação, hierarquizando as diferentes séries documentais de acordo com a natu- reza funcional da documentação, associada a processos de negócio e suporte do ISS, I. P., facilitando um melhor entendimento e implementação por parte dos colaboradores da organização.

Nestes termos, e ao abrigo do preconizado no artigo 1.º, n.º 1, alínea

a), do Decreto -Lei n.º 447/88, de 10 de De- zembro: Manda o Governo, pelos Ministros do Trabalho e da Solidariedade Social e da Cultura, o seguinte: 1.º É aprovado o Regulamento de Conservação Ar- quivística do Instituto da Segurança Social, I. P., que consta em anexo à presente portaria e dela faz parte in- tegrante. 2.º A presente portaria entra em vigor no dia 1 do mês seguinte ao da publicação.

Pelo Ministro do Trabalho e da Solidariedade Social, Pedro Manuel Dias de Jesus Marques, Secretário de Es- tado da Segurança Social, em 21 de Outubro de 2009. -- O Ministro da Cultura, José António de Melo Pinto Ribeiro, em 23 de Outubro de 2009. ANEXO REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DO INSTITUTO DA SEGURANÇA SOCIAL, I. P. Artigo 1.º Âmbito O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no domínio das atribuições e com- petências do Instituto da Segurança Social, I. P., adiante designado por ISS, I. P., que compreende, nos termos dos respectivos estatutos, os serviços centrais (SC), os serviços de âmbito nacional (Centro Nacional de Pensões e Centro Nacional de Protecção contra os Riscos Profissionais) e os serviços territorialmente desconcentrados (centros distritais). Artigo 2.º Definições e fixação de termos Para efeito do presente Regulamento, entende -se por: «Regulamento de Conservação Arquivística» o con- junto de normas reguladoras da gestão documental de um organismo ou serviço, determinado, mediante avaliação, as fases do ciclo de vida dos documentos; «Documento de arquivo» o documento produzido a fim de provar e ou informar um procedimento adminis- trativo, independentemente da sua data, forma e suporte material; «Série documental» a unidade arquivística constitu- ída por um conjunto de documentos simples ou com- postos a que, originariamente, foi dada uma ordenação sequencial, de acordo com um sistema de recuperação da informação; «Tabela de selecção» o instrumento que fixa os prazos e condições da conservação permanente e ou eliminação dos documentos de um arquivo; «Fase activa» o arquivo constituído por documentos correspondentes a procedimentos administrativos ou ju- diciais ainda não concluídos; «Fase semiactiva» o arquivo constituído por docu- mentos correspondentes a procedimentos administrativos ou judiciais já concluídos, mas ainda susceptíveis de reabertura; «Arquivo corrente» a área responsável pela custódia, conservação e comunicação dos documentos de arquivo de consulta frequente pela administração produtora; «Arquivo intermédio» a entidade ou área responsável pela custódia, conservação e comunicação dos documen- tos de arquivo de consulta esporádica pela administração produtora; «Arquivo definitivo ou histórico» a entidade ou área responsável pela custódia, conservação e comunicação dos documentos de arquivo de conservação permanente; «Arquivos locais» os arquivos geridos pelas áreas fun- cionais com responsabilidade ao nível de arquivo corrente; «Arquivos centrais» os arquivos funcionalmente depen- dentes da estrutura central do ISS, I. P., com responsabili- dade ao nível de arquivo intermédio e histórico.

Artigo 3.º Sistema de arquivos do ISS, I. P., 1 -- O sistema integrado de arquivos do ISS, I. P., é cons- tituído por arquivos locais (AL) e arquivos centrais (AC). 2 -- Os arquivos locais são responsáveis por toda a produção documental do organismo, cumprindo as regras definidas para a organização, utilização e conser- vação dos documentos em fase activa e ou de consulta frequente. 3 -- Os arquivos centrais guardam os documentos de consulta pouco frequente ou rara pelos produtores e de conservação permanente, executando as tarefas que lhes estão cometidas no âmbito da recolha, disponibilização da informação, selecção, conservação, eliminação e substi- tuição de suportes. 4 -- A gestão e coordenação do sistema integrado de arquivos são cometidas à estrutura central do ISS, I. P., com competências no domínio do arquivo, cabendo -lhe desenvolver a função arquivística através de instrumentos de normalização, gestão, organização, descrição e conser- vação, devendo, para o efeito, ser dotados dos meios mate- riais necessários e recursos humanos especializados.

Artigo 4.º Avaliação 1 -- O processo de avaliação dos documentos do ar- quivo do ISS, I. P., tem por objectivo a determinação do seu valor arquivístico, com vista à fixação do seu destino final: conservação permanente ou eliminação. 2 -- É da responsabilidade do ISS, I. P., a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em arquivo corrente e intermédio. 3 -- Os prazos de conservação a que se refere o número anterior são os previstos na tabela de selecção, constante do anexo I ao presente Regulamento, do qual faz parte integrante. 4 -- Os prazos de conservação a que se refere o n.º 2 são contados a partir da conclusão dos processos ou da data dos documentos, quando se trate de documentos integrados em colecções, de registos ou de dossiers.

As excepções são indicadas, caso a caso, na tabela. 5 -- Aquando da recepção/produção de documentação não prevista na tabela de selecção, constante no anexo I ao presente Regulamento, o ISS, I. P., deve submeter à Direcção -Geral de Arquivos, adiante designada por DGARQ, uma proposta para determinação do prazo de conservação e destino final dos documentos.

Artigo 5.º Selecção 1 -- A selecção dos documentos a conservar perma- nentemente em arquivo definitivo ou histórico deve ser efectuada pelo ISS, I. P., de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção. 2 -- Deve ser sempre conservado o exemplar principal da série, salvo se, expressamente, for indicado o contrário na tabela de selecção.

Artigo 6.º Tabela de selecção 1 -- A tabela de selecção, que constitui o anexo I à pre- sente portaria, fixa os prazos de conservação administrativa e consigna de forma sintetizada as disposições relativas ao destino final dos documentos de arquivo do ISS, I. P. 2 -- A tabela de selecção deve ser submetida a revisões periódicas, de molde a poder adequar -se às alterações de produção documental. 3 -- Para efeitos do disposto no n.º 2, o ISS, I. P., deve obter parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta...

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